Aplikacje mobilne dla firm - magazyn, transport i sprzedaż

Aplikacja mobilna jako część systemu firmy

W wielu firmach najważniejsze zadania nie są wykonywane przy biurku. Pracownicy magazynu kompletują towary między regałami, kierowcy realizują trasy, a przedstawiciele handlowi odwiedzają klientów. Potrzebują przy tym dostępu do zadań i informacji, które często znajdują się w centralnych systemach przedsiębiorstwa.

Aplikacja mobilna pozwala udostępnić wybrane funkcje systemu ERP, WMS, TMS lub CRM na smartfonie, tablecie albo terminalu mobilnym. Pracownik może otrzymać zadanie, sprawdzić potrzebne dane, zarejestrować wykonanie czynności i przekazać informację zwrotną bez konieczności powrotu do komputera stacjonarnego.

Nie chodzi jednak wyłącznie o przeniesienie firmowego systemu na mniejszy ekran. Dobra aplikacja mobilna powinna być przygotowana do konkretnej roli i pokazywać użytkownikowi przede wszystkim te informacje, których potrzebuje w danym miejscu i momencie.

Kiedy firma potrzebuje aplikacji mobilnej?

Wdrożenie mobilnego rozwiązania warto rozważyć, gdy pracownicy:

• wykonują zadania poza stanowiskiem komputerowym,
• korzystają z papierowych list i wydruków,
• otrzymują dyspozycje telefonicznie lub przez wiadomości,
• muszą później przepisywać wykonane czynności do systemu,
• mają utrudniony dostęp do aktualnych danych,
• pracują w wielu lokalizacjach,
• potrzebują szybkiej informacji o zmianie zadania,
• przekazują status realizacji dopiero po zakończeniu pracy.

Problemem nie jest wtedy brak kolejnego kanału komunikacji. Najczęściej brakuje bezpośredniego połączenia między pracownikiem realizującym zadanie a systemem, w którym zostało ono zaplanowane.

Aplikacja mobilna może takie połączenie zapewnić, jeżeli zostanie właściwie zintegrowana z pozostałymi rozwiązaniami firmy.

Jak działa firmowa aplikacja mobilna?

Dokładny sposób działania zależy od procesu, ale typowy obieg zadania może wyglądać następująco:

1. zadanie powstaje w systemie centralnym,
2. zostaje przypisane do pracownika, zespołu albo urządzenia,
3. użytkownik widzi je po zalogowaniu do aplikacji,
4. wykonuje kolejne czynności zgodnie z przygotowanym procesem,
5. oznacza status lub rejestruje wynik działania,
6. w zintegrowanym rozwiązaniu informacje są przekazywane do systemu centralnego,
7. uprawnione osoby mogą kontrolować dalszy przebieg procesu.

W zależności od rodzaju aplikacji zadaniem może być kompletacja zamówienia, przesunięcie towaru, realizacja dostawy, wizyta u klienta albo wykonanie określonej czynności w punkcie partnerskim.

Dzięki indywidualnym kontom użytkowników każda osoba może otrzymać dostęp do przypisanych jej procesów i danych zgodnie z nadanymi uprawnieniami.

Mobilna aplikacja magazynowa

Praca w magazynie wymaga wykonywania wielu operacji bezpośrednio przy towarze. Korzystanie wyłącznie ze stacjonarnego stanowiska oznaczałoby konieczność wielokrotnego przemieszczania się między regałem a komputerem albo późniejszego przepisywania danych z dokumentów papierowych.

Mobilna aplikacja magazynowa może wspierać między innymi:

• przyjęcie towaru,
• kompletowanie zamówień,
• przesunięcia magazynowe,
• lokalizowanie produktów,
• kontrolę realizacji zadań,
• potwierdzanie wykonanych operacji,
• obsługę zleceń wewnętrznych i zewnętrznych,
• przekazywanie statusów do systemu centralnego.

Pracownik otrzymuje na terminalu lub innym urządzeniu mobilnym informacje o zadaniu, które ma wykonać. Po zakończeniu operacji może ją zarejestrować bezpośrednio w miejscu pracy.

Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których informacja o wykonanym ruchu magazynowym trafia do systemu dopiero po pewnym czasie albo musi zostać przepisana z dokumentu papierowego.

Zakres dostępnych funkcji zależy od procesów magazynowych firmy oraz integracji aplikacji z WMS i ERP.

Więcej o tym rozwiązaniu: Mobilna aplikacja magazynowa MWM

Aplikacja mobilna dla transportu i kierowców

W transporcie i spedycji ważna jest sprawna wymiana informacji między osobami planującymi przewozy a kierowcami wykonującymi zadania w terenie.

Aplikacja mobilna może przekazywać kierowcy:

• przydzielone zadania,
• informacje o trasie,
• kolejność punktów,
• dane dotyczące odbioru lub dostawy,
• zmiany w dyspozycji,
• wymagane czynności w danym punkcie.

Kierowca może natomiast przekazywać informacje o przebiegu realizacji oraz oznaczać status wykonania zadania. Dzięki temu dział logistyki otrzymuje dane w ramach jednego procesu zamiast zbierać je przez telefony, wiadomości i odrębne dokumenty.

W przypadku zmiany zlecenia odpowiednia informacja może zostać przekazana bezpośrednio do użytkownika aplikacji. Ogranicza to ryzyko korzystania z wcześniejszej wersji dyspozycji.

Aplikacja nie zastępuje systemu TMS. Stanowi mobilne narzędzie umożliwiające pracownikowi terenowemu korzystanie z wybranych informacji i funkcji procesu transportowego.

Poznaj rozwiązanie: System zarządzania transportem TMS

Aplikacja mobilna dla handlowców

Przedstawiciele handlowi również wykonują znaczną część pracy poza biurem. Planują spotkania, odwiedzają klientów, realizują zadania sprzedażowe i rejestrują informacje zebrane podczas wizyt.

Mobilna aplikacja dla handlowca może wspierać:

• planowanie spotkań,
• organizowanie tras,
• przypisywanie celów do wizyt,
• korzystanie z bazy kontrahentów,
• rejestrowanie wykonanych zadań,
• oznaczanie statusu spotkania,
• zapisywanie notatek,
• ponowne planowanie niezrealizowanych wizyt.

Informacje z pracy terenowej mogą następnie służyć do analizy działań sprzedażowych i dalszej obsługi klienta. Zakres ich wymiany z ERP i CRM zależy od przygotowanej integracji.

Szczegółowo opisujemy to rozwiązanie w artykule: Mobilna aplikacja dla handlowców - jak wspiera sprzedaż w terenie?

Różne aplikacje, wspólna zasada działania

Aplikacja magazynowa, narzędzie dla kierowcy i Panel handlowca obsługują różne procesy. Łączy je jednak kilka podstawowych zasad.

Użytkownik otrzymuje konkretny zakres zadań

Aplikacja nie musi prezentować wszystkich danych znajdujących się w ERP, WMS czy TMS. Powinna pokazywać informacje potrzebne do wykonania zadania przez określoną osobę.

Dzięki temu interfejs może być prostszy niż pełna wersja systemu centralnego i dopasowany do warunków, w których pracuje użytkownik.

Zadania mają statusy

Status pozwala sprawdzić, czy zadanie oczekuje na rozpoczęcie, jest realizowane, zostało zakończone albo nie mogło zostać wykonane.

Dostępne statusy powinny odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi procesu. Inny zestaw będzie potrzebny magazynierowi, inny kierowcy, a jeszcze inny handlowcowi.

Informacje mogą wracać do systemu centralnego

Mobilne rozwiązanie przynosi największą wartość wtedy, gdy użytkownik nie musi ponownie przekazywać tych samych danych innym kanałem.

W zintegrowanym środowisku zarejestrowana czynność może zostać wykorzystana przez kolejne osoby, moduły lub etapy procesu. Dokładny sposób wymiany informacji zależy od architektury rozwiązania.

Dostęp jest powiązany z użytkownikiem

Każdy pracownik powinien korzystać z własnego konta i otrzymywać dostęp zgodnie z rolą, zakresem obowiązków oraz uprawnieniami.

Magazynier, kierowca, handlowiec i osoba zarządzająca zespołem nie muszą widzieć tych samych danych ani korzystać z identycznych funkcji.

Integracja z ERP, WMS, TMS i CRM

Aplikacja mobilna nie powinna tworzyć kolejnej odizolowanej bazy danych. Jej zadaniem jest udostępnienie wybranych procesów systemu centralnego osobom pracującym poza stanowiskiem komputerowym.

W zależności od zastosowania może współpracować z:

• ERP - w zakresie danych i procesów operacyjnych,
• WMS - w zakresie zadań oraz operacji magazynowych,
• TMS - w zakresie planowania i realizacji transportu,
• CRM - w zakresie klientów i działań handlowych.

Integracja może ograniczać ręczne przepisywanie danych oraz rozbieżności między informacjami zapisanymi w różnych narzędziach.

Jej zakres należy jednak dokładnie określić. Dla każdego rodzaju danych trzeba ustalić:

• z którego systemu pochodzą,
• w jakim kierunku są przekazywane,
• kto może je zmieniać,
• kiedy następuje aktualizacja,
• jak obsługiwane są błędy wymiany.

Samo stworzenie aplikacji nie gwarantuje spójności informacji. Decyduje o niej sposób zaprojektowania całego przepływu danych oraz odpowiedzialności poszczególnych systemów.

Aplikacja dedykowana czy gotowe narzędzie?

Gotowe aplikacje mogą wystarczyć do prostych zadań, takich jak prowadzenie list, planowanie terminów albo komunikacja z zespołem.

Dedykowane rozwiązanie ma większe znaczenie, gdy aplikacja powinna:

• działać zgodnie z procesami firmy,
• korzystać z danych ERP, WMS, TMS lub CRM,
• obsługiwać określone statusy i dokumenty,
• uwzględniać strukturę organizacyjną,
• rozróżniać role użytkowników,
• przekazywać dane do kolejnych etapów procesu,
• współpracować z urządzeniami wykorzystywanymi przez pracowników.

Nie zawsze oznacza to konieczność budowania całego systemu od początku. Aplikacja może być mobilnym elementem szerszego rozwiązania i udostępniać funkcje już istniejące w systemach firmy.

Najważniejsze jest dopasowanie jej do rzeczywistego sposobu pracy.

Korzyści z mobilnego dostępu do systemu

Najbardziej bezpośrednią korzyścią jest możliwość wykonania czynności w miejscu, w którym faktycznie odbywa się proces.

Magazynier rejestruje operację przy towarze, kierowca otrzymuje dyspozycję podczas realizacji trasy, a handlowiec zapisuje rezultat wizyty u klienta.

Może to ograniczyć:

• ręczne przepisywanie danych,
• korzystanie z papierowych list,
• przekazywanie zmian przez kilka kanałów,
• opóźnienia w aktualizacji statusów,
• konieczność powrotu do stanowiska komputerowego,
• odtwarzanie przebiegu zadania po jego zakończeniu.

Efekt zależy jednak od jakości wdrożenia. Źle przygotowana aplikacja może jedynie przenieść skomplikowany formularz z komputera na telefon i dodać pracownikowi kolejne obowiązki.

Bezpieczeństwo i uprawnienia

Urządzenie mobilne może zapewniać wygodny dostęp do danych firmowych, ale wymaga właściwego zarządzania dostępem.

Przy projektowaniu rozwiązania należy określić:

• kto może korzystać z aplikacji,
• jakie dane widzi określony użytkownik,
• jakie operacje może wykonywać,
• jak następuje logowanie,
• co dzieje się po utracie urządzenia,
• które czynności są rejestrowane,
• kto zarządza kontami i uprawnieniami.

Aplikacja powinna udostępniać tylko informacje potrzebne do realizacji obowiązków użytkownika. Nie każdy pracownik potrzebuje pełnego dostępu do danych znajdujących się w systemie centralnym.

Jak przygotować wdrożenie aplikacji mobilnej?

Projekt warto rozpocząć od analizy pracy osób, które będą korzystać z aplikacji.

Należy sprawdzić:

1. gdzie wykonywane są zadania,
2. jakie informacje są potrzebne pracownikowi,
3. skąd obecnie otrzymuje dyspozycje,
4. w jaki sposób potwierdza realizację,
5. które czynności są przepisywane do systemu,
6. jakie urządzenia będą wykorzystywane,
7. w jakich warunkach będzie działać aplikacja,
8. z którymi systemami ma współpracować,
9. jakie uprawnienia powinny mieć poszczególne role,
10. jak zostaną przeprowadzone pilotaż i szkolenie.

Szczególnie ważne jest zaangażowanie przyszłych użytkowników. Proces, który dobrze wygląda na schemacie, może okazać się niewygodny podczas pracy w magazynie, samochodzie lub na spotkaniu z klientem.

Dobrym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od ograniczonego zakresu, sprawdzenie aplikacji w rzeczywistych warunkach i dopiero późniejsze rozszerzanie jej o kolejne funkcje.

Aplikacje mobilne Certusoft

Certusoft tworzy i integruje rozwiązania mobilne wspierające procesy realizowane poza stanowiskiem komputerowym.

Zakres projektu może obejmować między innymi:

• mobilną obsługę procesów magazynowych,
• zadania związane z transportem i logistyką,
• narzędzia dla przedstawicieli handlowych,
• indywidualne konta i role użytkowników,
• przekazywanie zadań oraz zmian,
• rejestrowanie statusów,
• współpracę z ERP, WMS, TMS i CRM.

Aplikacja może stanowić część szerszego środowiska systemowego Certusoft albo zostać zintegrowana z rozwiązaniami używanymi przez klienta.

Zakres funkcji powinien wynikać z procesów firmy, obowiązków użytkowników oraz danych, które muszą być dostępne podczas pracy mobilnej.

Najczęściej zadawane pytania

Czy aplikacja mobilna może współpracować z ERP?

Tak. Aplikacja może korzystać z danych oraz procesów systemu ERP. Dokładny zakres wymiany informacji zależy od architektury i potrzeb wdrożenia.

Czy pracownik potrzebuje osobnego konta?

W rozwiązaniach Certusoft użytkownik może korzystać z indywidualnego konta. Pozwala ono przypisać mu odpowiednie zadania, role i uprawnienia oraz rejestrować działania wykonane w systemie.

Czy jedna aplikacja może obsługiwać magazyn, transport i sprzedaż?

Technicznie możliwe jest udostępnienie różnych procesów w jednym rozwiązaniu, ale poszczególne grupy użytkowników mają odmienne potrzeby. Interfejs i funkcje powinny być dopasowane do roli pracownika.

Czy aplikacja mobilna zastępuje WMS lub TMS?

Nie. Aplikacja może być mobilnym narzędziem współpracującym z WMS lub TMS i udostępniającym użytkownikowi wybrane funkcje tych systemów.

Czy aplikacja musi być instalowana na smartfonie?

Sposób udostępnienia zależy od rozwiązania. Aplikacja może działać na smartfonie, tablecie, terminalu mobilnym albo innym urządzeniu wykorzystywanym w procesie.

Czy każda firma potrzebuje dedykowanej aplikacji?

Nie. Przy prostych zadaniach wystarczające może być gotowe narzędzie. Rozwiązanie dedykowane ma większe znaczenie, gdy aplikacja musi odwzorowywać specyficzne procesy i wymieniać dane z systemami firmy.

Od którego procesu najlepiej rozpocząć wdrożenie?

Najlepiej wybrać powtarzalny proces, w którym występuje dużo ręcznego przekazywania informacji lub późniejszego przepisywania danych. Po sprawdzeniu rozwiązania można objąć nim kolejne zadania.

System dostępny tam, gdzie wykonywana jest praca

Wartość aplikacji mobilnej powstaje wtedy, gdy pracownik otrzymuje potrzebne informacje w miejscu wykonywania zadania, może od razu zarejestrować rezultat, a dane trafiają do dalszego procesu zgodnie z przygotowaną integracją.

Magazyn, transport i sprzedaż terenowa wymagają różnych funkcji oraz interfejsów. W każdym przypadku cel pozostaje jednak podobny: połączenie pracownika znajdującego się poza biurem z systemami i procesami całej organizacji.

Poznaj rozwiązania Certusoft dla logistyki i sprzedaży

Porozmawiaj z nami o aplikacji mobilnej dla Twojej firmy