Mobilna aplikacja dla handlowców - jak wspiera sprzedaż w terenie?

Mobilne narzędzia w pracy przedstawiciela handlowego

Przedstawiciel handlowy pracujący w terenie musi jednocześnie organizować spotkania, planować przejazdy, realizować zadania u klientów i przekazywać informacje do firmy. Gdy dane są rozproszone między kalendarzem, pocztą, notatkami i systemem ERP, część czasu zajmuje nie sama sprzedaż, lecz porządkowanie informacji.

Mobilna aplikacja dla handlowców może połączyć te czynności w jednym środowisku. Umożliwia przygotowanie planu wizyt, określenie celów spotkania, kontrolowanie realizacji zadań oraz zapisanie informacji zebranych podczas rozmowy z klientem.

Taką rolę pełni Panel handlowca Certusoft - rozwiązanie przeznaczone dla przedstawicieli handlowych, opiekunów klientów i osób zarządzających zespołami terenowymi.

Czym jest Panel handlowca?

Panel handlowca to aplikacja wspierająca organizację pracy przedstawicieli działających poza biurem. Łączy informacje o klientach, trasach, wizytach i zadaniach, dzięki czemu handlowiec może przygotować plan dnia oraz rejestrować przebieg spotkań.

Rozwiązanie może wspierać między innymi:

• planowanie terminów wizyt,
• ustalanie kolejności spotkań,
• planowanie i optymalizację tras,
• przypisywanie celów do poszczególnych wizyt,
• wybieranie klientów z dostępnej bazy kontrahentów,
• dodawanie nowych punktów do planu,
• rejestrowanie wykonanych zadań,
• zapisywanie notatek,
• oznaczanie statusu spotkania,
• planowanie kolejnego kontaktu.

Aplikacja nie zastępuje pracy handlowca ani jego decyzji. Jej zadaniem jest uporządkowanie procesu i zapewnienie dostępu do informacji potrzebnych podczas pracy w terenie.

Jak aplikacja wspiera handlowca przed wizytą?

Przygotowanie spotkania często zaczyna się jeszcze przed wyjazdem. Handlowiec musi ustalić, których klientów odwiedzi, w jakiej kolejności oraz jaki cel ma zostać osiągnięty podczas każdej rozmowy.

W Panelu handlowca można przygotować plan tras z wyprzedzeniem i uwzględnić lokalizacje poszczególnych punktów partnerskich. Użytkownik może wybrać klientów z bazy kontrahentów, ustalić kolejność wizyt i przypisać do nich określone zadania.

W zależności od konfiguracji celem spotkania może być na przykład:

• prezentacja produktu,
• przeprowadzenie ankiety,
• otwarcie zamówienia,
• zebranie informacji od klienta,
• wykonanie zadania określonego przez centralę.

Dzięki temu handlowiec rozpoczyna dzień z przygotowanym planem, a nie z listą informacji rozproszonych między kilkoma narzędziami.

Planowanie i optymalizacja tras

Panel handlowca wspiera planowanie i optymalizację tras z uwzględnieniem lokalizacji punktów partnerskich oraz kolejności zaplanowanych spotkań. Handlowiec może następnie dostosować przygotowany plan do bieżącej sytuacji, priorytetów sprzedażowych i informacji otrzymanych od klientów.

Użytkownik może między innymi:

• zmienić liczbę wizyt,
• dodać kolejnego klienta,
• zmodyfikować cel spotkania,
• usunąć nieaktualną wizytę,
• ustalić nowy termin,
• ponownie zaplanować spotkanie, którego nie udało się zrealizować.

W rozwiązaniu opisanym przez Certusoft użytkownik może również korzystać z listy sugerowanych klientów i dodawać wybrane punkty do zaplanowanej trasy.

Wsparcie w planowaniu tras nie oznacza, że system samodzielnie podejmuje wszystkie decyzje logistyczne. Ostateczny plan może zostać zmieniony przez handlowca zgodnie z aktualną sytuacją i celami wizyt.

Jak aplikacja wspiera pracę podczas spotkania?

Podczas wizyty handlowiec może korzystać z przygotowanej wcześniej listy zadań i rejestrować kolejne etapy spotkania.

Na pulpicie aplikacji można oznaczyć status wizyty oraz wykonanie zaplanowanych czynności, takich jak prezentacja produktu, przeprowadzenie ankiety czy otwarcie zamówienia.

Dzięki temu przebieg spotkania nie musi być odtwarzany po powrocie do biura na podstawie odręcznych notatek.

Jeżeli określonego zadania lub całej wizyty nie uda się wykonać, użytkownik może oznaczyć brak realizacji i dodać informację o przyczynie. Następnie może zaplanować ponowne spotkanie w innym terminie.

Taki sposób pracy pozwala zapisać najważniejsze informacje bezpośrednio po wykonaniu czynności, kiedy kontekst rozmowy jest jeszcze aktualny.

Zadania, statusy i notatki w jednym miejscu

Mobilna aplikacja sprzedażowa może uporządkować zarówno planowane działania, jak i informacje z już przeprowadzonych spotkań.

W Panelu handlowca możliwe jest powiązanie wizyty z:

• konkretnym klientem,
• terminem,
• trasą,
• celem spotkania,
• zestawem zadań,
• statusem realizacji,
• notatką dotyczącą przebiegu lub braku realizacji.

Informacje o zaplanowanych wizytach, wykonanych zadaniach, statusach i rezultatach spotkań są rejestrowane w systemie. Mogą następnie służyć do analizy skuteczności działań handlowych oraz rozliczania pracy za poszczególne dni.

Dzięki temu przełożony lub inna uprawniona osoba nie musi opierać się wyłącznie na ustnych podsumowaniach, wiadomościach lub arkuszach przygotowywanych po zakończeniu pracy.

Wspólna baza klientów

Jednym z ważnych elementów pracy handlowca jest dostęp do uporządkowanej bazy kontrahentów.

Podczas planowania trasy użytkownik może wybierać klientów dostępnych w systemie. W opisanym rozwiązaniu możliwe jest również korzystanie z danych pochodzących z bazy GUS podczas pracy z nowymi kontrahentami.

Powiązanie wizyty z konkretnym klientem pozwala zachować informacje o wykonanych działaniach i wykorzystać je podczas kolejnych kontaktów.

Zakres danych dostępnych w aplikacji zależy od wdrożenia, integracji oraz uprawnień przyznanych użytkownikowi.

Integracja z ERP i CRM

Mobilna aplikacja nie powinna funkcjonować jako odrębne miejsce, z którego dane trzeba później ręcznie przepisywać do głównego systemu firmy.

Panel handlowca może współpracować z ERP i CRM, dzięki czemu informacje dotyczące klientów, wizyt i wykonanych działań są dostępne w spójnym środowisku.

ERP może dostarczać dane wykorzystywane w codziennej pracy przedsiębiorstwa, natomiast CRM wspiera rejestrowanie historii kontaktów i działań związanych z obsługą klientów.

Połączenie tych rozwiązań może ograniczyć:

• ponowne wpisywanie tych samych informacji,
• korzystanie z nieaktualnych baz klientów,
• ręczne przygotowywanie podsumowań wizyt,
• przesyłanie notatek między pracownikami,
• odtwarzanie historii kontaktów na podstawie wiadomości i rozmów.

Zakres wymiany danych zależy od systemów używanych w firmie i konfiguracji przygotowanej podczas wdrożenia.

Certusoft może integrować własne rozwiązania zarówno z Certusoft ERP, jak i z oprogramowaniem innych producentów.

Co zyskuje handlowiec?

Najważniejszą korzyścią jest uporządkowanie codziennej pracy.

Handlowiec może w jednym narzędziu sprawdzić plan wizyt, kolejność spotkań, cele oraz zadania do wykonania. Po zakończeniu rozmowy może od razu oznaczyć jej status i zapisać najważniejsze informacje.

Pozwala to ograniczyć czas przeznaczany na:

• ręczne przygotowywanie planów,
• przepisywanie notatek,
• szukanie informacji o zaplanowanych wizytach,
• przypominanie sobie przebiegu wcześniejszych spotkań,
• przekazywanie raportów w kilku różnych formach.

Aplikacja nie zapewnia automatycznie większej sprzedaży. Może jednak sprawić, że więcej informacji jest dostępnych we właściwym momencie, a handlowiec poświęca mniej czasu na czynności organizacyjne.

Co zyskuje osoba zarządzająca zespołem?

Panel handlowca wspiera również osoby odpowiedzialne za organizację i analizę pracy zespołu terenowego.

Uprawniony użytkownik może uzyskać wgląd w:

• zaplanowane wizyty,
• przypisane cele,
• statusy realizacji,
• informacje o niewykonanych spotkaniach,
• notatki dotyczące przebiegu wizyt,
• zarejestrowane czynności biznesowe wykonywane podczas realizacji wizyty.

Pozwala to analizować skuteczność wizyt, realizację przypisanych zadań oraz przebieg działań prowadzących do wyniku sprzedażowego.

Dane należy jednak interpretować w kontekście rodzaju klientów, potencjału regionu, charakteru wizyt i celów przypisanych handlowcowi. Sama liczba spotkań nie wystarcza do rzetelnej oceny jakości pracy.

Dedykowana aplikacja czy rozwiązanie uniwersalne?

Proste kalendarze, mapy i aplikacje do notatek mogą wystarczyć przy niewielkiej liczbie klientów i nieskomplikowanym procesie sprzedaży.

Problem pojawia się wtedy, gdy firma potrzebuje wspólnej bazy kontrahentów, kontroli realizacji zadań, określonych typów wizyt oraz integracji z ERP i CRM.

Dedykowane rozwiązanie można dopasować do:

• sposobu pracy konkretnego zespołu,
• struktury klientów i punktów partnerskich,
• rodzajów realizowanych wizyt,
• wymaganego zakresu raportowania,
• zasad planowania tras,
• procesów funkcjonujących w ERP i CRM,
• ról oraz uprawnień użytkowników.

Nie oznacza to, że każdy element powinien zostać zbudowany od podstaw. Najważniejsze jest takie skonfigurowanie aplikacji i integracji, aby wspierały rzeczywisty proces sprzedaży, a nie wymuszały dodatkową pracę.

Kiedy warto wdrożyć mobilną aplikację dla handlowców?

Wdrożenie warto rozważyć, gdy:

• przedstawiciele obsługują wielu klientów w terenie,
• planowanie wizyt odbywa się w kilku różnych narzędziach,
• centrala nie ma aktualnych informacji o realizacji zadań,
• notatki ze spotkań są przekazywane z opóźnieniem,
• trudno odtworzyć historię wizyt u klienta,
• handlowcy ręcznie przygotowują podsumowania dnia,
• dane z terenu trzeba później przepisywać do CRM lub ERP,
• firma chce ujednolicić sposób prowadzenia wizyt,
• trasy i terminy często się zmieniają,
• zespół potrzebuje jednego środowiska do planowania i raportowania działań.

Największe znaczenie ma nie sama liczba handlowców, ale złożoność procesu i ilość informacji, które muszą być przekazywane między pracownikiem terenowym a centralą.

Jak przygotować wdrożenie?

Przed uruchomieniem aplikacji warto dokładnie opisać obecny sposób pracy handlowców.

Należy ustalić:

1. jak planowane są wizyty,
2. jakie rodzaje spotkań realizuje zespół,
3. jakie cele i zadania powinny być rejestrowane,
4. jakie informacje są potrzebne przed spotkaniem,
5. co handlowiec powinien zapisać po jego zakończeniu,
6. kto ma dostęp do planów i wyników,
7. które dane pochodzą z ERP lub CRM,
8. jakie informacje powinny wracać do systemów centralnych,
9. w jaki sposób obsługiwane są wizyty niezrealizowane,
10. jakie raporty są rzeczywiście potrzebne.

Dobrym podejściem jest rozpoczęcie od pilotażu obejmującego ograniczoną grupę użytkowników. Pozwala to sprawdzić, czy formularze, statusy i sposób planowania odpowiadają rzeczywistej pracy w terenie.

Aplikacja powinna ograniczać liczbę czynności administracyjnych, a nie przenosić do telefonu wszystkie formularze używane wcześniej przez centralę.

Panel handlowca Certusoft

Panel handlowca Certusoft wspiera planowanie i realizację pracy przedstawicieli handlowych oraz opiekunów klientów.

Rozwiązanie może obejmować:

• bazę kontrahentów,
• korzystanie z danych z bazy GUS,
• planowanie i optymalizację tras,
• określanie celów spotkań,
• przypisywanie zadań,
• obsługę sugerowanych klientów,
• statusy realizacji,
• notatki dotyczące wizyt,
• otwarcie zamówienia,
• ponowne planowanie spotkań,
• rejestrowanie czynności biznesowych podczas wizyt,
• analizę skuteczności działań handlowych,
• współpracę z systemami ERP i CRM.

Zakres aplikacji oraz integracji jest dopasowywany do procesu sprzedaży, organizacji zespołu i środowiska systemowego firmy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Panel handlowca służy wyłącznie do planowania tras?

Nie. Planowanie i optymalizacja tras są jednymi z jego funkcji. Aplikacja wspiera również organizację wizyt, przypisywanie celów, rejestrowanie wykonanych zadań, oznaczanie statusów i zapisywanie notatek.

Czy aplikacja może współpracować z ERP?

Tak. Panel handlowca może wymieniać dane z systemem ERP. Zakres integracji zależy od wykorzystywanego oprogramowania i potrzeb firmy.

Czy Panel handlowca współpracuje z CRM?

Rozwiązanie może być połączone z procesami CRM, dzięki czemu działania realizowane podczas wizyt mogą być powiązane z informacjami o kliencie oraz innymi zarejestrowanymi działaniami handlowymi.

Czy można zmienić zaplanowaną trasę?

Tak. Użytkownik może aktualizować plan, zmieniać cele wizyt, dodawać klientów oraz ponownie planować spotkania, których nie udało się zrealizować.

Czy aplikacja umożliwia otwarcie zamówienia podczas wizyty?

Tak. Otwarcie zamówienia może być jednym z działań realizowanych i rejestrowanych podczas spotkania z klientem.

Czy aplikacja automatycznie ocenia skuteczność handlowca?

System rejestruje działania i dostarcza dane potrzebne do analizy skuteczności wizyt. Ocena pracy powinna jednak uwzględniać również charakter klientów, cele spotkań, potencjał regionu i inne uwarunkowania biznesowe.

Czy rozwiązanie można dopasować do procesów firmy?

Tak. Zakres funkcji, statusów, zadań i integracji może zostać dostosowany do sposobu pracy zespołu handlowego.

Sprzedaż w terenie oparta na uporządkowanych informacjach

Mobilna aplikacja dla handlowców łączy planowanie pracy, realizację wizyt i rejestrowanie informacji w jednym procesie.

Handlowiec otrzymuje uporządkowany plan dnia i zadania do wykonania. Osoba zarządzająca zespołem ma dostęp do informacji o przebiegu działań. Informacje o wykonanych działaniach mogą następnie wspierać analizę skuteczności wizyt i dalszą obsługę klienta, a zakres ich wymiany z ERP i CRM zależy od przygotowanej integracji.

Największa wartość rozwiązania nie wynika z samego przeniesienia kalendarza do telefonu. Powstaje wtedy, gdy aplikacja jest dopasowana do rzeczywistych procesów sprzedaży i połączona z systemami używanymi przez firmę.

Poznaj rozwiązania Certusoft dla sprzedaży i logistyki

Porozmawiaj z nami o aplikacji dla Twojego zespołu handlowego