Udzielasz pożyczek? Wybierz profesjonalne oprogramowanie dla firm pożyczkowych

Dlaczego firma pożyczkowa potrzebuje spójnego systemu?

Obsługa pożyczki nie kończy się na przyjęciu wniosku i przygotowaniu umowy. Proces obejmuje również gromadzenie dokumentów, ewidencję zabezpieczeń, tworzenie harmonogramów, rozliczanie wpłat, komunikację z klientem, obsługę aneksów, kontrolę terminów oraz działania związane z należnościami.

Gdy informacje są rozproszone między arkuszami, dokumentami, skrzynkami pocztowymi i kilkoma systemami, pracownicy muszą wielokrotnie przepisywać te same dane. Trudniej również ustalić aktualny status sprawy, sprawdzić kompletność dokumentacji i odpowiednio szybko zareagować na brak płatności.

System do obsługi pożyczek pozwala połączyć te działania w jednym środowisku i uporządkować cały proces - od zarejestrowania wniosku po końcowe rozliczenie umowy.

Co to jest system obsługi pożyczek?

System obsługi pożyczek to oprogramowanie wspierające pracowników, partnerów i klientów na kolejnych etapach procesu pożyczkowego.

W zależności od zakresu wdrożenia może obejmować:

• rejestrowanie wniosków,
• formularze internetowe dla klientów,
• gromadzenie dokumentów i załączników,
• ewidencję zabezpieczeń,
• przekształcanie zaakceptowanego wniosku w umowę,
• tworzenie harmonogramów spłat,
• rozliczanie wpłat,
• obsługę aneksów,
• powiadomienia dla klientów i pracowników,
• kontrolę należności,
• zadania związane z obsługą umowy,
• raportowanie i analizę rentowności,
• integrację z księgowością i wyciągami bankowymi.

Rolą systemu jest uporządkowanie danych, automatyzacja powtarzalnych czynności i wspieranie osób odpowiedzialnych za obsługę procesu. Decyzje dotyczące zawarcia umowy pozostają po stronie uprawnionych pracowników oraz procedur obowiązujących w danej organizacji.

Jeden proces od wniosku do końcowego rozliczenia

Dobry program dla firmy pożyczkowej nie powinien być zbiorem oddzielnych formularzy. Poszczególne etapy muszą korzystać z tych samych danych i tworzyć ciągły proces.

Informacje wprowadzone podczas składania wniosku mogą zostać wykorzystane podczas przygotowania umowy, harmonogramu, dokumentów i rozrachunków. Ogranicza to konieczność ponownego przepisywania danych oraz ryzyko powstawania rozbieżności między dokumentami.

System powinien również zapewniać czytelny dostęp do historii statusów, dokumentów i działań związanych ze sprawą. Dzięki temu pracownik może szybko sprawdzić, na jakim etapie znajduje się sprawa i jakie działania należy wykonać.

Obsługa wniosków składanych przez klientów, pracowników i partnerów

Wniosek o pożyczkę może zostać zarejestrowany bezpośrednio przez pracownika, partnera handlowego, brokera lub klienta korzystającego z formularza internetowego.

Formularz online może prowadzić klienta przez kolejne kroki i wskazywać dokumenty, które powinien załączyć. Po przesłaniu danych w systemie powstaje sprawa przypisana do odpowiedniego statusu i osoby odpowiedzialnej za jej obsługę.

Uprawniony użytkownik otrzymuje dostęp do:

• danych wnioskodawcy,
• parametrów wniosku,
• załączonych dokumentów,
• informacji o zabezpieczeniu,
• historii statusów,
• zadań i powiadomień związanych ze sprawą.

Klient może natomiast otrzymywać informacje o zmianie statusu oraz kolejnych wymaganych działaniach.

Takie rozwiązanie porządkuje komunikację i pozwala ograniczyć liczbę ręcznie przekazywanych wiadomości, telefonów oraz dokumentów.

Od wniosku do umowy pożyczki

Po zakończeniu wymaganych etapów analizy dane z wniosku mogą zostać wykorzystane podczas tworzenia umowy.

System może wspierać:

• definiowanie rodzajów i schematów pożyczek,
• przekształcanie wniosku w umowę,
• przenoszenie danych bez ich ponownego wpisywania,
• generowanie dokumentów na podstawie własnych wzorów,
• tworzenie harmonogramu spłat,
• dołączanie wymaganych załączników,
• kontrolę kolejnych etapów realizacji umowy.

Automatyczne generowanie dokumentów nie oznacza działania bez nadzoru. Dokument powinien zostać przygotowany na podstawie zatwierdzonego wzoru i danych znajdujących się w systemie, a następnie zweryfikowany zgodnie z procedurami organizacji.

Ewidencja zabezpieczeń i dokumentacji

W przypadku pożyczek zabezpieczonych hipotecznie ważnym elementem procesu jest dokumentacja dotycząca nieruchomości.

System Certusoft pozwala ewidencjonować dane zabezpieczenia, powiązane dokumenty oraz ich wersje. Może również prezentować lokalizację nieruchomości na mapie.

W zależności od modelu działania organizacji system może zostać dostosowany także do ewidencji innych rodzajów zabezpieczeń.

Dokumenty powinny być powiązane z właściwym wnioskiem, umową, aneksem lub działaniem. Dzięki temu uprawniony pracownik nie musi szukać informacji w oddzielnych katalogach i skrzynkach pocztowych.

Harmonogramy spłat i rozliczanie płatności

Po zawarciu umowy system może wygenerować harmonogram spłat zgodny z jej warunkami.

Harmonogram stanowi podstawę do tworzenia rozrachunków i kontrolowania kolejnych należności. System może:

• wyznaczać terminy oraz kwoty rat,
• prezentować aktualny stan rozliczenia umowy,
• rejestrować płatności,
• przypisywać wpłaty do właściwych pozycji harmonogramu,
• wskazywać brakujące lub opóźnione płatności,
• generować nowy harmonogram po zmianie warunków umowy,
• wysyłać odpowiednie powiadomienia.

Połączenie z wyciągami bankowymi pozwala ograniczyć ręczne wyszukiwanie przelewów i przypisywanie ich do poszczególnych umów. Reguły rozliczania muszą jednak odpowiadać procedurom oraz warunkom obowiązującym w danej organizacji.

Powiadomienia i komunikacja z klientem

Przy większej liczbie umów ręczne kontrolowanie wszystkich terminów staje się czasochłonne i podatne na przeoczenia.

System może generować powiadomienia związane między innymi z:

• przyjęciem wniosku,
• zmianą statusu sprawy,
• potrzebą uzupełnienia dokumentów,
• zbliżającym się terminem raty,
• brakiem płatności,
• zmianą harmonogramu,
• zadaniem wymagającym działania pracownika,
• rozpoczęciem kolejnego etapu obsługi należności.

Automatyzacja komunikacji nie powinna oznaczać wysyłania identycznych wiadomości w każdej sytuacji. Treści, terminy oraz odbiorcy powiadomień powinny wynikać z aktualnego statusu sprawy i zasad przyjętych przez firmę.

Obsługa należności i działań windykacyjnych

Program do obsługi pożyczek może wspierać również działania prowadzone po przekroczeniu terminu płatności.

Na podstawie harmonogramu i zarejestrowanych wpłat system może wskazać zaległość, utworzyć odpowiednie zadanie oraz uruchomić kolejne kroki procesu.

W zależności od konfiguracji mogą one obejmować:

• przypomnienie o płatności,
• powiadomienie pracownika,
• naliczenie odsetek według przyjętych zasad,
• wygenerowanie wezwania do zapłaty,
• przypisanie sprawy do właściwej osoby,
• kontrolę działań związanych z wierzytelnością,
• zapis historii kontaktów i wykonanych czynności.

Zadaniem systemu jest wsparcie konsekwentnej realizacji procedury. Nie zastępuje on oceny sytuacji klienta ani decyzji osób odpowiedzialnych za dalsze działania.

Aneksy i zmiany warunków umowy

Zmiana warunków umowy nie powinna wymagać ponownego wprowadzania całej dokumentacji.

System może pobrać dane z istniejącej umowy, przygotować aneks na podstawie odpowiedniego wzoru oraz utworzyć nowy harmonogram zgodny z przyjętymi zmianami.

Pozwala to zachować powiązanie między:

• pierwotnym wnioskiem,
• umową,
• kolejnymi aneksami,
• wcześniejszymi i aktualnym harmonogramem,
• płatnościami,
• dokumentami,
• historią podejmowanych działań.

Dzięki temu użytkownik widzi pełny przebieg obsługi umowy, a nie tylko jej aktualny stan.

Role, uprawnienia i zadania dla pracowników

W procesie pożyczkowym uczestniczą osoby o różnych obowiązkach i zakresie odpowiedzialności. Nie każdy użytkownik powinien mieć dostęp do tych samych danych i funkcji.

System może rozdzielać uprawnienia między:

• administratorów,
• osoby rejestrujące i analizujące wnioski,
• opiekunów klientów,
• osoby odpowiedzialne za rozliczenia,
• pracowników zajmujących się należnościami,
• przełożonych,
• brokerów i partnerów handlowych,
• klientów.

Dostęp zależny od roli pozwala ograniczyć zakres widocznych informacji i lepiej kontrolować sposób pracy z dokumentami oraz danymi.

Zadania mogą być przypisywane do konkretnego pracownika, umowy lub etapu procesu. Powiadomienia i nadzór przełożonego ułatwiają kontrolę terminów oraz spraw, które wymagają reakcji.

System może również wspierać ewidencję czasochłonności zadań oraz rozliczanie prowizji partnerów lub pracowników, jeśli taki model jest wykorzystywany przez organizację.

Integracja z księgowością i wyciągami bankowymi

Obsługa umowy pożyczki jest bezpośrednio związana z rozliczeniami finansowymi. Dlatego ważnym elementem systemu jest integracja z księgowością.

Połączenie może wspierać:

• pobieranie i przetwarzanie wyciągów bankowych,
• wiązanie wpłat z odpowiednimi ratami,
• tworzenie rozrachunków na podstawie harmonogramu,
• wystawianie dokumentów sprzedaży związanych z obsługą umowy,
• ewidencjonowanie kosztów przypisanych do pożyczki,
• rozliczanie dokumentów finansowych,
• przekazywanie danych do systemu finansowo-księgowego.

Dzięki integracji pracownicy nie muszą przenosić tych samych informacji między systemem operacyjnym a księgowością. Ogranicza to liczbę czynności manualnych i ułatwia uzgodnienie danych.

Analiza rentowności umowy pożyczki

Sama wartość udzielonej pożyczki nie pokazuje pełnej rentowności umowy.

Na jej wynik mogą wpływać między innymi:

• koszt pozyskania i obsługi klienta,
• prowizje,
• koszty finansowania,
• liczba zmian i aneksów,
• obsługa dokumentów,
• działania związane z zaległościami,
• koszty związane z realizacją zabezpieczenia.

Elementy analityczne i Business Intelligence pozwalają zestawiać przychody oraz koszty związane z umową od momentu złożenia wniosku aż do jej końcowego rozliczenia.

Dzięki temu osoby zarządzające otrzymują informacje potrzebne do oceny rentowności produktów, umów i procesów. System dostarcza danych do analizy, ale sposób ich interpretacji i wykorzystania pozostaje decyzją organizacji.

Jak wybrać dobry program dla firmy pożyczkowej?

Porównując systemy, nie należy ograniczać się do liczby dostępnych funkcji. Ważniejsze jest to, czy oprogramowanie odzwierciedla rzeczywisty sposób działania firmy.

1. Pełne pokrycie procesu

System powinien wspierać cały cykl życia umowy - od wniosku i dokumentacji po harmonogramy, wpłaty, aneksy, należności oraz końcowe rozliczenie.

Jeżeli część procesu nadal musi być prowadzona w arkuszach lub oddzielnych narzędziach, pracownicy będą wielokrotnie przepisywać dane i ręcznie kontrolować statusy.

2. Wygodna obsługa dla klientów i pracowników

Formularz internetowy powinien jasno prowadzić klienta przez proces składania wniosku i załączania dokumentów.

Interfejs pracownika powinien natomiast prezentować aktualny status, wymagane zadania, dokumenty i historię sprawy bez konieczności przechodzenia między wieloma ekranami.

3. Automatyzacja z możliwością kontroli

Warto sprawdzić, które czynności system może wykonywać automatycznie, a które wymagają zatwierdzenia przez pracownika.

Automatyzacja powinna dotyczyć przede wszystkim powtarzalnych działań, takich jak generowanie dokumentów, tworzenie harmonogramów, powiadomienia, kontrola terminów i przypisywanie zadań.

4. Dokumentacja, role i uprawnienia

System powinien umożliwiać przechowywanie dokumentów, ich wersjonowanie, powiązanie z właściwą sprawą oraz nadawanie dostępu zależnie od roli użytkownika.

Pozwala to lepiej kontrolować obieg informacji i ograniczyć sytuacje, w których pracownik korzysta z nieaktualnego dokumentu.

5. Integracja z księgowością i bankowością

Należy sprawdzić, jak system wymienia dane z księgowością, pobiera wyciągi bankowe i przypisuje płatności do harmonogramów.

Ważny jest nie tylko sam fakt istnienia integracji, ale również sposób obsługi błędów, niejednoznacznych przelewów i korekt.

6. Raportowanie i rentowność

Dobry program powinien dostarczać danych potrzebnych do oceny portfela umów, przepływów pieniężnych, zaległości, kosztów obsługi i rentowności.

Raporty powinny wynikać z aktualnych danych operacyjnych, a nie z ręcznie tworzonych zestawień.

7. Możliwość dopasowania systemu

Każda firma może stosować inne rodzaje umów, zabezpieczeń, statusów, dokumentów i sposobów obsługi klienta.

Dlatego przed wyborem rozwiązania warto ustalić, które elementy można skonfigurować, które wymagają integracji, a które powinny zostać dostosowane do indywidualnego procesu.

Program do obsługi pożyczek Certusoft

Program Certusoft wspiera proces udzielania i rozliczania umów pożyczek - od przyjęcia wniosku, przez dokumentację, umowę i harmonogram, po bieżące oraz końcowe rozliczenie.

Rozwiązanie jest szczególnie przystosowane do obsługi pożyczek zabezpieczonych hipotecznie. Może jednak zostać dostosowane również do procesów wykorzystujących inne rodzaje zabezpieczeń, dokumentów i ścieżek obsługi.

System jest rozwijany jako autorskie rozwiązanie Certusoft, dzięki czemu może zostać zintegrowany z istniejącym środowiskiem firmy i dopasowany do jej procesów, ról użytkowników oraz wymagań dotyczących raportowania.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie procesy obsługuje program dla firmy pożyczkowej?

System może wspierać przyjmowanie wniosków, gromadzenie dokumentów, ewidencję zabezpieczeń, przygotowanie umów, tworzenie harmonogramów, rozliczanie wpłat, powiadomienia, obsługę aneksów, zadania pracowników, zarządzanie należnościami oraz raportowanie.

Czy klient może złożyć wniosek przez internet?

Tak. W zależności od zakresu wdrożenia klient może skorzystać z dedykowanego formularza, załączyć wymagane dokumenty i otrzymywać informacje o aktualnym statusie sprawy.

Czy system automatycznie podejmuje decyzję o udzieleniu pożyczki?

Nie musi i nie powinien zastępować wymaganych procedur ani decyzji uprawnionych osób. Może gromadzić dane, porządkować dokumenty, obsługiwać statusy i wspierać kolejne etapy analizy wniosku.

Czy program obsługuje harmonogramy i rozliczanie rat?

Tak. System może generować harmonogramy, tworzyć rozrachunki, rejestrować wpłaty, wiązać je z odpowiednimi ratami oraz wskazywać brakujące płatności.

Czy system może współpracować z księgowością?

Tak. Zakres integracji może obejmować między innymi dokumenty sprzedaży i kosztowe, rozrachunki, wyciągi bankowe oraz wymianę danych z systemem finansowo-księgowym.

Czy program obsługuje pożyczki zabezpieczone hipotecznie?

Tak. System pozwala ewidencjonować dane nieruchomości, dokumenty dotyczące zabezpieczenia oraz lokalizację nieruchomości. Zakres może zostać dopasowany również do innych rodzajów zabezpieczeń.

Jeden system zamiast wielu rozproszonych narzędzi

Profesjonalne oprogramowanie dla firmy pożyczkowej powinno porządkować cały proces, a nie tylko przyspieszać pojedyncze czynności.

Połączenie wniosków, umów, harmonogramów, płatności, dokumentów, zadań i raportów w jednym środowisku pozwala ograniczyć ręczne przepisywanie danych oraz zapewnić pracownikom aktualny obraz każdej sprawy.

Poznaj program Certusoft do obsługi pożyczek

Poznaj e-Portfel Certusoft

Porozmawiaj z nami o procesach w Twojej firmie