7 marca 2023
Jak wybrać najlepszy program do obsługi umów retro?
Wybierz narzędzia technologiczne, które w wygodny sposób wspierają realizację umów retrospektywnych.
Spis treści:
- Co to są umowy retrospektywne?
- Jakie rozwiązanie dla firmy wybrać?
- Jakie są dodatkowe korzyści z zastosowania systemu do obsługi rabatów retro?
- Jak działa wygodny panel kontroli?
- Zalety korzystania z dedykowanego programu do obsługi rabatów retro?
Co to są umowy retrospektywne?
W wymianie handlowej często spotykamy się z umowami retrospektywnymi, dołączonymi do konkretnych kontraktów biznesowych. Co one oznaczają? Przede wszystkim dotyczą warunków udzielania rabatów retro, przyznawanych odpowiednio do uzyskanych progów dochodowych lub sprzedażowych poszczególnych kontrahentów i partnerów biznesowych. Tendencja wzrostowa zawierania takich umów świadczy o tym, że są one obecnie standardem w przypadku prowadzenia dużych przedsiębiorstw oraz sieci handlowych i są czynnikiem decydującym o zawarciu lub odmowie podpisania kontraktów. Rentowność rabatów retrospektywnych, zapisanych w umowie, jest zatem niezwykle istotna z punktu widzenia nawiązania i utrzymania relacji handlowych, korzystnych dla obu stron. Umowy retro regulują także końcowy poziom zadowolenia ze współpracy i perspektywę jej poszerzenia na kolejne miesiące czy lata. Z tego powodu warto wykorzystywać narzędzia, które w przypadku wielu partnerów biznesowych będą sprawowały kontrolę nad wypełnieniem warunków poszczególnej umowy i zautomatyzują niezbędne czynności biznesowe, nad którymi ręczna kontrola wymagałaby ogromu czasu i pracy.
Jakie rozwiązanie dla firmy wybrać?
Jednym z elastycznych rozwiązań modułowych, zaproponowanych przez Certusoft, jest strategiczne oprogramowanie dla firm zarządzających wieloma umowami retrospektywnymi. Jest to rozwiązanie zapewniające przede wszystkim sprawowanie dokładnej kontroli nad wypełnieniem postanowień zawartych w umowach, a także pełniące funkcję sprawozdawczą, analityczną i definiującą zmiany wprowadzone lub wysłane do systemu. Moduł jest szczegółowo przygotowany do integracji z systemami sprzedaży – automatycznie pobiera i rozlicza poszczególne dane, na podstawie których prognozuje rabaty i promocje. Analiza ruchów handlowych oraz ewidencja sprzedaży pozwalają na dokładne określenie rabatów i marż przewidzianych dla dostawców oraz kupujących. To duże ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy pragną posiadać spójne, zintegrowane narzędzie do zarządzania całością działań biznesowych w jednym miejscu. Istotne jest również to, że stworzony przez Certusoft moduł jest gotowy do integracji z innymi systemami ERP i stanowi wariant technologicznie dopasowujący się do większości z nich. Wbudowanie modułu rozliczeń umów retro nie wymaga długiego czasu wdrożenia oraz pomaga w administrowaniu infrastrukturą firmy bez obaw o spowolnienie głównego systemu. Baza danych jest chroniona w wysoko zabezpieczonych technicznie data center oraz stabilizowana w chmurze.
Jakie są dodatkowe korzyści z zastosowania systemu do obsługi rabatów retro?
Do korzyści posiadania osobnego modułu do realizacji umów retro z pewnością należy zaliczyć możliwość generowania oraz przechowywania dokumentów sprzedaży i zakupu, wystawiania korekt zbiorczych oraz wszystkich pozostałych dokumentów rozliczeniowych. W systemie posiadamy również możliwość określenia docelowych progów obrotu wartościowego oraz ilościowego, a także wyznaczenie celów sprzedażowych na podstawie warunków granicznych umów. Dzięki wyraźnie określonym wskaźnikom uzyskujemy realną pomoc w określeniu trafnych celów handlowych, a także eliminację zaistniałych błędów. System umożliwia również kontrolę stanu realizacji warunków umowy w danym okresie i tym samym opracowywanie planów biznesowych, nakierowanych na wypełnienie całości norm zapisanych w kontrakcie. Dzięki temu realizacja założeń może być sukcesywnie rozłożona w czasie i przyczynić się do podniesienia statusu wykonania w przyspieszonym tempie. Oczywistym jest, że w przypadku posiadania zaawansowanego systemu, znacznie spada prawdopodobieństwo powstania błędów przy stosowanych rabatach retrospektywnych. Dzięki danym zapisanym w systemie wysokość udzielonego rabatu uzależniona jest ściśle od określonych umową warunków sprzedaży i nie podlega błędom obliczeniowym.
Jak działa wygodny panel kontroli?
Jak wspomnieliśmy na początku, narzędzie systemowe do umów retro sprawuje przede wszystkim kontrolę nad wykonaniem postanowień kontraktowych i wpływa na poprawę wydajności przedsiębiorstwa. Warto wspomnieć, że wszystkie warunki z umowy wprowadzonej w system, automatycznie przenoszą się do dołączonej aplikacji, więc nie ma konieczności powtórnego wprowadzania danych. Dzięki temu znacząco zmniejsza się również koszt obsługi umów, wynikający z pomniejszonego wkładu pracowniczego.
Dostępność wszystkich danych w aplikacji umożliwia również automatyczne przypomnienia o terminowości przeprowadzenia poszczególnych zadań, a także generowanie powiadomień o ich wypełnieniu.
Dostępność wszystkich danych w aplikacji umożliwia również automatyczne przypomnienia o terminowości przeprowadzenia poszczególnych zadań, a także generowanie powiadomień o ich wypełnieniu. Dodatkowo, w panelu, widoczny jest podręczny status realizacji każdej umowy, a dzięki filtrom możemy w bardzo szybkim tempie wyszukać konkretną umowę, dane firmy partnerskiej oraz ustalone kwoty rabatu retro. W podglądzie każdej umowy otrzymujemy informacje o wysokości marży handlowej, opłat, wartości rabatu retro, cenie zakupu oraz cenie sprzedaży. Jednym kliknięciem przechodzimy również do zapisanej historii handlowej danego kontrahenta czy dostawcy sieci handlowych, dzięki czemu możemy określić warunki współpracy na nowy okres lub zakończyć ją wraz z terminem określonym umową. Dzięki takim danym zdecydowanie sprawniej podejmujemy korzystne decyzje biznesowe, akceptujemy lub modyfikujemy mechanizm rabatów retrospektywnych i przyczyniamy się do podniesienia korzyści z każdej poszczególnej umowy handlowej.
Zalety korzystania z dedykowanego programu do obsługi rabatów retro:
- kontrola statusu wypełnienia warunków handlowych,
- bieżące przypomnienia o ważnych zadaniach biznesowych,
- bezpieczne przechowywanie dokumentacji,
- szybkie naliczanie rabatów retro,
- wygodny dostęp do postanowień kontraktowych,
- planowanie strategii sprzedaży lub zakupu na podstawie dokładnych danych.