Replenishment w firmie - jak działa system uzupełniania zapasów?

Gdy towar jest dostępny, ale nie tam, gdzie jest potrzebny

W firmie posiadającej wiele magazynów, oddziałów lub punktów sprzedaży problemem nie zawsze jest całkowity brak towaru. Często produkty są dostępne w całej organizacji, ale ich rozmieszczenie nie odpowiada aktualnemu zapotrzebowaniu.

W jednym punkcie może brakować artykułu potrzebnego do realizacji sprzedaży, podczas gdy w innym ten sam produkt pozostaje w nadmiarze. Ręczne porównywanie stanów, sprzedaży i potrzeb poszczególnych lokalizacji staje się coraz trudniejsze wraz ze wzrostem liczby magazynów oraz asortymentu.

System replenishment wspiera analizę zatowarowania i planowanie uzupełnień w rozbudowanej sieci magazynowej. Pomaga określić, gdzie występuje zapotrzebowanie, skąd można przesunąć towar oraz jakie działania warto przygotować, aby ograniczać zarówno braki, jak i nadmierne zapasy.

Co to jest replenishment?

Replenishment oznacza uzupełnianie zapasów w taki sposób, aby określone produkty były dostępne we właściwej ilości i lokalizacji.

W praktyce proces może obejmować:

• analizę stanów magazynowych,
• uwzględnienie sprzedaży i zapotrzebowania,
• porównanie sytuacji w wielu magazynach lub punktach,
• identyfikację braków i nadmiarów,
• przygotowanie propozycji zatowarowania,
• planowanie przesunięć międzymagazynowych,
• kontrolę realizacji przyjętych działań.

Nie chodzi wyłącznie o utrzymywanie jak największej ilości towaru. Celem jest lepsze dopasowanie zapasu do rzeczywistych potrzeb poszczególnych lokalizacji.

Replenishment a zamówienia do dostawców

W rozwiązaniach Certusoft Replenishment i propozycje zamówień do dostawców stanowią dwa odrębne, choć powiązane procesy.

Replenishment koncentruje się na zatowarowaniu magazynów i punktów w ramach istniejącej sieci. Analizuje, gdzie towar jest potrzebny i jak można wykorzystać zapas dostępny w innych lokalizacjach.

Zamówienia do dostawców dotyczą natomiast uzupełniania zapasów organizacji z zewnętrznego źródła. Mogą wykorzystywać podobne dane, takie jak sprzedaż, zapotrzebowanie czy aktualne stany, ale prowadzą do innego procesu biznesowego.

W praktyce oba obszary mogą ze sobą współpracować:

1. system analizuje zapotrzebowanie w sieci,
2. w pierwszej kolejności sprawdzane są możliwości przesunięcia towaru,
3. jeżeli dostępne zapasy nie wystarczają, informacja może wspierać dalszy proces zakupowy,
4. propozycja zamówienia do dostawcy jest obsługiwana w odpowiednim module lub procesie.

Więcej o tym drugim obszarze opisujemy w artykule: Jak automatyczne zamówienia do dostawców wspierają logistykę?

Jak działa system uzupełniania zapasów?

Dokładny przebieg zależy od organizacji, struktury magazynów oraz przygotowanej konfiguracji. Typowy proces może obejmować kilka etapów.

1. Pobranie danych

System korzysta z informacji potrzebnych do oceny sytuacji magazynowej. Mogą to być między innymi:

• aktualne stany magazynowe,
• sprzedaż w poszczególnych punktach,
• wcześniejsze ruchy magazynowe,
• zapotrzebowanie zgłoszone przez lokalizacje,
• towary zalegające w wybranych magazynach,
• ustalone minima logistyczne i inne parametry zatowarowania.

Jeżeli firma rejestruje sprzedaż utraconą, taka informacja również może stanowić dodatkowe źródło wiedzy o niezrealizowanym popycie.

Zakres i aktualność danych zależą od integracji z systemami wykorzystywanymi przez organizację.

2. Analiza potrzeb poszczególnych lokalizacji

Dla każdego magazynu lub punktu można ocenić, które produkty wymagają uzupełnienia, a które występują w ilości przekraczającej bieżące potrzeby.

Analiza powinna uwzględniać lokalną sytuację. Ten sam produkt może mieć inną rotację i inne znaczenie w zależności od regionu, typu punktu, grupy klientów lub okresu sprzedażowego.

3. Przygotowanie propozycji zatowarowania

Na podstawie dostępnych danych system może przygotować propozycje uzupełnienia zapasów.

Propozycja może wskazywać między innymi:

• produkt,
• lokalizację wymagającą uzupełnienia,
• proponowaną ilość,
• magazyn, z którego towar może zostać przesunięty,
• dane stanowiące podstawę rekomendacji.

W zależności od konfiguracji propozycja może wymagać weryfikacji i zatwierdzenia przez uprawnionego użytkownika.

4. Utworzenie przesunięcia międzymagazynowego

Po zaakceptowaniu propozycji system może wspierać przygotowanie operacji logistycznej prowadzącej do przesunięcia towaru między magazynami.

Dalsza realizacja może obejmować utworzenie odpowiednich dokumentów, przygotowanie wydania, transport oraz przyjęcie w magazynie docelowym. Zakres automatyzacji zależy od integracji z ERP, WMS i pozostałymi elementami procesu logistycznego.

5. Aktualizacja danych i dalsza kontrola

Po wykonaniu przesunięcia zmienione stany powinny zostać uwzględnione w kolejnych analizach.

Dzięki temu proces może działać cyklicznie i uwzględniać bieżącą sytuację w całej sieci, zamiast opierać się na jednorazowym zestawieniu przygotowanym w arkuszu.

Zarządzanie siecią magazynów

W rozbudowanej organizacji poszczególne lokalizacje mogą pełnić różne funkcje.

System może obejmować między innymi:

• magazyn centralny,
• magazyny regionalne,
• magazyny lokalne,
• sklepy i punkty sprzedaży,
• magazyny partnerów biznesowych,
• inne punkty dystrybucji.

Podział na grupy i typy magazynów pozwala uwzględniać różne zasady zatowarowania. Magazyn centralny może zaopatrywać punkty lokalne, ale część przesunięć może również odbywać się pomiędzy oddziałami, jeżeli wynika to z procesu organizacji.

Wspólny widok stanów oraz ruchów magazynowych ułatwia ocenę, czy problemem jest rzeczywisty brak produktu w całej sieci, czy tylko jego niewłaściwe rozmieszczenie.

Jakie dane są potrzebne do planowania zatowarowania?

Jakość propozycji zależy od danych, na których opiera się analiza.

Najczęściej potrzebne są:

• stany dostępne w poszczególnych magazynach,
• historia sprzedaży,
• bieżące zapotrzebowanie,
• informacje o już zaplanowanych przesunięciach,
• minima logistyczne i inne parametry zatowarowania,
• dane o produktach i jednostkach magazynowych,
• informacje o strukturze magazynów,
• ograniczenia dotyczące przesunięć,
• dane o towarach zalegających.

Nie wszystkie organizacje wykorzystują identyczny zestaw parametrów. Dla jednej firmy kluczowa może być częstotliwość sprzedaży, dla innej sezonowość, minimum logistyczne albo możliwość przemieszczania towaru między określonymi typami punktów.

Dlatego reguły systemu powinny wynikać z rzeczywistego modelu dystrybucji.

Przesunięcia międzymagazynowe

Przesunięcie międzymagazynowe pozwala wykorzystać towar, który już znajduje się w organizacji, ale jest dostępny w niewłaściwej lokalizacji.

Przed przygotowaniem przesunięcia warto sprawdzić:

• czy magazyn źródłowy posiada odpowiedni zapas,
• czy po wydaniu nie powstanie w nim nowy brak,
• jaka ilość jest potrzebna w magazynie docelowym,
• czy nie istnieje już inne zaplanowane przesunięcie,
• jakie są zasady obsługi danej grupy produktów,
• czy operacja jest uzasadniona logistycznie.

System może wspierać tę ocenę i przygotowywać uporządkowane propozycje zamiast pozostawiać analizę wyłącznie pracownikom porównującym wiele raportów.

Ostateczna decyzja może nadal należeć do użytkownika odpowiedzialnego za logistykę, zatowarowanie lub określony region.

Minimum logistyczne i parametry zatowarowania

Jednym z elementów procesu może być ustalenie minimum logistycznego lub innych parametrów zatowarowania dla produktu, grupy produktów albo wybranej lokalizacji.

Minimum logistyczne może wskazywać poziom zapasu, poniżej którego należy rozważyć uzupełnienie towaru. W zależności od konfiguracji dodatkowe parametry mogą określać sposób obliczania ilości proponowanej do uzupełnienia.

Parametry nie powinny być ustalane identycznie dla całej sieci bez uwzględnienia:

• lokalnej sprzedaży,
• charakteru punktu,
• czasu potrzebnego na uzupełnienie,
• dostępności produktu w innych magazynach,
• ograniczeń logistycznych,
• sezonowości i zmian popytu.

Zbyt niski poziom zapasu może prowadzić do braków, natomiast zbyt wysoki - do zamrożenia środków i zalegania towaru.

Jakie korzyści może przynieść replenishment?

Dobrze zaprojektowany proces uzupełniania zapasów może wspierać organizację w kilku obszarach.

Lepsza dostępność produktów

Analiza potrzeb poszczególnych punktów pomaga wcześniej rozpoznawać lokalne braki i przygotować odpowiednie działania.

Nie oznacza to całkowitego wyeliminowania niedostępności, ponieważ wpływają na nią również dostawy, sprzedaż, sezonowość i ograniczenia logistyczne. System dostarcza jednak informacje potrzebne do szybszej reakcji.

Ograniczenie nadmiernych zapasów

Widoczność stanów w całej sieci pozwala sprawdzić, czy produkt potrzebny w jednym miejscu nie zalega w innej lokalizacji.

Przesunięcie może być wtedy alternatywą dla kolejnego zakupu lub zwiększania całkowitego zapasu organizacji.

Spójniejszy sposób podejmowania decyzji

System może wykorzystywać wspólne reguły analizy dla wielu magazynów i punktów sprzedaży.

Ogranicza to sytuacje, w których każda lokalizacja planuje zatowarowanie według własnego arkusza, doświadczenia lub odmiennych założeń.

Mniej ręcznej analizy

Pracownicy nie muszą za każdym razem samodzielnie zestawiać stanów, sprzedaży i potrzeb wszystkich magazynów.

Ich zadaniem może być weryfikacja propozycji, obsługa wyjątków oraz podejmowanie decyzji w sytuacjach, których nie da się opisać standardowymi regułami.

Lepsze wykorzystanie danych z ERP i WMS

Dane zapisane w systemach operacyjnych mogą zostać wykorzystane nie tylko do ewidencji wykonanych ruchów, ale również do planowania kolejnych działań.

Gdzie warto zastosować system replenishment?

Rozwiązanie ma szczególne znaczenie w organizacjach, które:

• posiadają wiele magazynów lub punktów sprzedaży,
• zarządzają rozbudowanym asortymentem,
• regularnie realizują przesunięcia międzymagazynowe,
• obserwują jednoczesne braki i nadmiary tych samych produktów,
• planują zatowarowanie w arkuszach lub na podstawie ręcznych raportów,
• potrzebują wspólnych zasad dla całej sieci,
• chcą wykorzystywać dane sprzedażowe w procesie logistycznym,
• współpracują z punktami partnerskimi lub franczyzowymi,
• potrzebują połączyć zatowarowanie z ERP albo WMS.

Replenishment może być wykorzystywany między innymi w handlu detalicznym, dystrybucji, sieciach oddziałów, sprzedaży wielokanałowej oraz organizacjach posiadających rozproszone magazyny.

Integracja z ERP i WMS

System uzupełniania zapasów potrzebuje danych z procesów operacyjnych organizacji.

ERP może dostarczać między innymi informacje o:

• sprzedaży,
• kartotekach produktów,
• magazynach,
• stanach i ruchach towarowych,
• dokumentach przesunięć,
• strukturze organizacyjnej.

WMS może odpowiadać za wykonanie operacji magazynowych, takich jak przygotowanie wydania, kompletacja, przesunięcie i przyjęcie towaru.

Zakres wymiany danych zależy od architektury wdrożenia. Należy określić:

• który system jest źródłem danego rodzaju informacji,
• jak często dane są aktualizowane,
• gdzie powstają propozycje zatowarowania,
• kto je zatwierdza,
• w którym systemie tworzone są dokumenty,
• jak rejestrowana jest realizacja przesunięcia,
• jak obsługiwane są błędy integracji.

Samo połączenie systemów nie wystarcza. Potrzebna jest jednoznaczna odpowiedzialność za dane i kolejne etapy procesu.

Jak przygotować wdrożenie?

Przed wdrożeniem warto opisać obecny proces zatowarowania i odpowiedzieć na kilka pytań:

1. jakie typy magazynów i punktów działają w organizacji,
2. które lokalizacje mogą przekazywać sobie towary,
3. jakie dane są dziś wykorzystywane do planowania,
4. kto podejmuje decyzję o uzupełnieniu zapasu,
5. jak definiowane są minima logistyczne i pozostałe parametry,
6. które produkty wymagają odmiennych zasad,
7. jak uwzględniane są towary zalegające,
8. jak często powinna być wykonywana analiza,
9. gdzie tworzone są dokumenty przesunięcia,
10. jak mierzone będą efekty wdrożenia.

Dobrym podejściem jest rozpoczęcie od wybranej grupy produktów, magazynów lub regionu. Pilotaż pozwala zweryfikować reguły i jakość danych przed rozszerzeniem procesu na całą sieć.

Certusoft Replenishment

Certusoft Replenishment wspiera zarządzanie zatowarowaniem w organizacjach posiadających rozbudowaną sieć magazynów, oddziałów lub punktów sprzedaży.

Rozwiązanie może obejmować:

• grupowanie i obsługę różnych typów magazynów,
• analizę stanów i zapotrzebowania,
• wykorzystanie danych sprzedażowych,
• identyfikację braków i nadmiarów,
• przygotowywanie propozycji zatowarowania,
• planowanie przesunięć międzymagazynowych,
• kontrolę stanów w poszczególnych lokalizacjach,
• integrację z ERP i WMS.

Zakres funkcji i automatyzacji jest dopasowywany do struktury magazynowej, zasad dystrybucji oraz systemów wykorzystywanych w organizacji.

Poznaj Certusoft Replenishment

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest system replenishment?

To rozwiązanie wspierające analizę zapasów i planowanie uzupełnień w sieci magazynów lub punktów sprzedaży. Pomaga identyfikować braki, nadmiary i możliwości przesunięcia towaru.

Czy replenishment oznacza automatyczne zamówienia do dostawców?

Nie. W rozwiązaniach Certusoft Replenishment koncentruje się na zatowarowaniu magazynów i punktów sprzedaży oraz przesunięciach wewnątrz sieci. Propozycje zamówień do zewnętrznych dostawców są obsługiwane w odrębnym procesie PROP. Oba rozwiązania mogą jednak wykorzystywać część wspólnych danych, takich jak sprzedaż, zapotrzebowanie i aktualne stany magazynowe.

Jakie dane analizuje system?

Zakres zależy od wdrożenia. Mogą to być między innymi stany magazynowe, sprzedaż, zapotrzebowanie, wcześniejsze ruchy, zaplanowane przesunięcia oraz parametry zatowarowania.

Czy system samodzielnie wykonuje przesunięcia?

System może przygotować propozycję zatowarowania lub przesunięcia. Sposób jej zatwierdzania i dalszej realizacji zależy od konfiguracji oraz integracji z ERP i WMS.

Czy rozwiązanie może obsługiwać wiele magazynów?

Tak. Replenishment jest szczególnie przydatny w organizacjach posiadających magazyn centralny, magazyny lokalne, oddziały, sklepy albo punkty partnerskie.

Czy można ustalić inne zasady dla poszczególnych lokalizacji?

Tak. Parametry powinny odpowiadać charakterowi punktu, sprzedaży, asortymentowi oraz roli danego magazynu w sieci.

Czy system współpracuje z ERP i WMS?

Może zostać zintegrowany z ERP i WMS. Dokładny zakres wymiany danych zależy od środowiska systemowego i procesu organizacji.

Czy replenishment całkowicie eliminuje braki magazynowe?

Nie. System wspiera analizę i podejmowanie decyzji, ale na dostępność wpływają również dostawy, dynamika sprzedaży, jakość danych i ograniczenia logistyczne.

Zapas dopasowany do potrzeb całej sieci

Replenishment pozwala spojrzeć na zapasy z perspektywy całej organizacji, a nie pojedynczego magazynu.

Dzięki analizie stanów, sprzedaży i zapotrzebowania firma może lepiej wykorzystywać posiadany towar, planować przesunięcia i ograniczać ręczną pracę związaną z zatowarowaniem.

Największa wartość powstaje wtedy, gdy system jest oparty na wiarygodnych danych, uwzględnia rzeczywiste zasady dystrybucji i współpracuje z ERP, WMS oraz procesami logistycznymi organizacji.

Porozmawiaj z nami o procesie uzupełniania zapasów