Automatyczne zamówienia do dostawców - jak ograniczyć braki i nadmiar zapasu?

Dlaczego ręczne planowanie zakupów przestaje wystarczać?

Planowanie zamówień do dostawców wymaga pogodzenia dwóch przeciwstawnych celów. Firma musi utrzymywać dostępność produktów potrzebnych klientom, a jednocześnie unikać nadmiernego zatowarowania i zamrażania kapitału w zapasach, które nie rotują.

Przy niewielkiej liczbie produktów i jednym magazynie zakupy można planować na podstawie prostych zestawień. Wraz ze wzrostem skali pojawiają się jednak kolejne zmienne:

• tysiące produktów o różnej rotacji,
• wiele magazynów i punktów sprzedaży,
• odmienne czasy realizacji zamówień przez dostawców,
• sezonowość i zmieniające się trendy,
• dostawy będące już w drodze,
• produkty występujące w różnych opakowaniach,
• minima logistyczne,
• budżety zakupowe,
• różne priorytety zatowarowania oddziałów.

Ręczna analiza takiej liczby danych jest czasochłonna. Może również prowadzić do podejmowania decyzji na podstawie nieaktualnych raportów, pojedynczych sygnałów z magazynu albo doświadczenia pracownika, które trudno zastosować do całego asortymentu.

Automatyczne zamówienia do dostawców pozwalają uporządkować ten proces. System analizuje dane sprzedażowe i magazynowe, wylicza zapotrzebowanie oraz przygotowuje propozycje zakupów, które mogą następnie zostać zweryfikowane i zatwierdzone przez pracowników.

Czym są automatyczne zamówienia do dostawców?

Automatyczne zamówienia do dostawców to proces, w którym system informatyczny wykorzystuje ustalone reguły, dane historyczne i aktualną sytuację magazynową do określenia:

• jakie produkty należy zamówić,
• w jakiej ilości,
• dla którego magazynu lub punktu sprzedaży,
• u którego dostawcy,
• w jakim terminie,
• z uwzględnieniem jakich ograniczeń.

Automatyzacja nie musi oznaczać, że każde wyliczone zamówienie jest natychmiast wysyłane do dostawcy. W wielu firmach właściwym modelem jest automatyczne przygotowanie propozycji, a następnie jej kontrola przez dział zakupów, controlling lub osobę odpowiedzialną za daną grupę asortymentową.

System przejmuje wówczas czasochłonną część pracy analitycznej, natomiast pracownik zachowuje kontrolę nad decyzją i może uwzględnić informacje, których jeszcze nie ma w danych.

Jakie dane wykorzystuje system?

Zakres danych wykorzystywanych przez system zależy od modelu planistycznego, dostępnych integracji i sposobu działania firmy.

Analiza może obejmować między innymi:

• aktualne stany magazynowe,
• sprzedaż w wybranym okresie,
• historię sprzedaży produktu,
• sprzedaż utraconą,
• dostawy znajdujące się w drodze,
• wcześniej złożone zamówienia,
• planowane dostawy,
• stany minimalne i maksymalne,
• sezonowość,
• trendy sprzedażowe,
• czas realizacji dostaw,
• przypisanie produktów do grup,
• podział magazynów na grupy sprzedażowe,
• budżety przeznaczone na zakupy.

System może również wykorzystywać dane historyczne do prognozowania sprzedaży w kolejnych okresach. W rozbudowanym modelu możliwe jest także przygotowywanie prognoz dla produktów, które dopiero zostaną wprowadzone do oferty.

Dane najczęściej pochodzą z ERP, WMS, systemu sprzedażowego lub innych aplikacji wykorzystywanych przez firmę. Dlatego skuteczność automatyzacji zależy nie tylko od algorytmu, ale również od spójności informacji o sprzedaży, zapasach, dostawach i strukturze magazynów.

Jak wygląda proces automatycznego przygotowania zamówienia?

Proces można podzielić na kilka etapów.

1. Pobranie i uporządkowanie danych

System pobiera informacje o sprzedaży, stanach magazynowych, zamówieniach, dostawach oraz parametrach przypisanych do produktów, magazynów i dostawców.

Dane mogą pochodzić zarówno z systemu Certusoft, jak i z zewnętrznego ERP lub WMS.

2. Analiza zapotrzebowania

Na podstawie przyjętego modelu system określa, jaka ilość produktu będzie potrzebna w analizowanym okresie.

W wyliczeniach może uwzględnić między innymi:

• tempo sprzedaży,
• aktualny zapas,
• dostawy w drodze,
• prognozowaną sprzedaż,
• sezonowość,
• czas realizacji zamówienia,
• wymagany poziom dostępności.

3. Przygotowanie propozycji zamówienia

Dla produktów wymagających uzupełnienia powstaje propozycja zamówienia zawierająca sugerowane ilości, magazyn docelowy, dostawcę i szczegóły planowanej dostawy.

System może przygotowywać propozycje cyklicznie, zgodnie z harmonogramem i parametrami wybranego modelu.

4. Weryfikacja i akceptacja

Pracownik może sprawdzić szczegóły propozycji, zmienić ilość, wykluczyć wybrane pozycje albo zatwierdzić dokument.

Jeżeli zamówienie przekracza ustalony budżet lub inny limit, może zostać skierowane do dodatkowej akceptacji.

5. Przekazanie zamówienia do realizacji

Po zatwierdzeniu zamówienie zostaje przekazane do dalszego procesowania. Informacje o dokumentach zrealizowanych, oczekujących oraz dostawach w drodze mogą zostać uwzględnione podczas kolejnych wyliczeń.

Dlaczego propozycja nie zawsze powinna być wysyłana automatycznie?

Pełna automatyzacja wysyłki sprawdza się przede wszystkim w procesach stabilnych, dobrze opisanych i opartych na wiarygodnych danych. Nie każda grupa produktów spełnia te warunki.

Na decyzję zakupową mogą wpływać również informacje, których system jeszcze nie posiada:

• planowana promocja,
• zmiana cen u dostawcy,
• wycofanie produktu,
• ograniczona dostępność,
• negocjowane warunki handlowe,
• jednorazowe zamówienie dużego klienta,
• zmiana strategii asortymentowej,
• problem z jakością wcześniejszych dostaw.

Dlatego w wielu organizacjach właściwym rozwiązaniem jest połączenie automatycznej analizy z kontrolą człowieka.

System przygotowuje propozycję na podstawie danych, a pracownik:

• analizuje wyjątki,
• wprowadza uzasadnione korekty,
• kontroluje zgodność z budżetem,
• zatwierdza zamówienie,
• podejmuje decyzję w sytuacjach nietypowych.

Automatyzacja nie zastępuje wiedzy kupca. Pozwala wykorzystać ją tam, gdzie ma największą wartość, zamiast angażować pracownika w ręczne analizowanie każdej pozycji asortymentowej.

Różne produkty wymagają różnych modeli planowania

Nie wszystkie produkty powinny być zamawiane według tych samych zasad.

Towary szybko rotujące mogą wymagać częstego uzupełniania i wysokiego poziomu dostępności. Produkty sezonowe powinny być analizowane w odniesieniu do porównywalnych okresów. Towary drogie albo sprzedawane sporadycznie mogą wymagać ostrożniejszego podejścia i dodatkowej akceptacji.

Model planistyczny może określać między innymi:

• analizowany okres sprzedaży,
• wymagany poziom dostępności,
• minimalną i maksymalną ilość produktu,
• sposób uwzględniania trendu,
• częstotliwość generowania propozycji,
• zasady przypisywania magazynów,
• sposób uwzględniania dostaw w drodze,
• reguły dotyczące przesunięć międzymagazynowych,
• dostawców branych pod uwagę.

Dzięki temu system nie stosuje jednej uniwersalnej reguły do całego asortymentu. Sposób planowania może zostać dopasowany do charakteru produktów, magazynów oraz procesu zakupowego firmy.

Zamówienia dla sieci sprzedaży i wielu magazynów

W firmie posiadającej wiele punktów sprzedaży samo sprawdzenie łącznej ilości produktu nie wystarcza.

Towar może być dostępny w jednym magazynie, a jednocześnie brakować go w lokalizacji, w której występuje największy popyt. System powinien więc analizować zapas z dokładnością do konkretnego magazynu lub punktu sprzedaży.

W zależności od przyjętego modelu może przygotowywać:

• zamówienia do dostawcy dla magazynu centralnego,
• propozycje dostaw dla wybranych magazynów lokalnych,
• podział nowej dostawy między punkty sprzedaży,
• propozycje przesunięć międzymagazynowych,
• dokumenty przesunięć między magazynami,
• różne priorytety zatowarowania oddziałów.

Przed złożeniem nowego zamówienia warto sprawdzić, czy zapotrzebowania nie można pokryć przez przesunięcie produktu z magazynu posiadającego nadwyżkę.

Pozwala to lepiej wykorzystywać istniejący zapas i ograniczać sytuacje, w których firma jednocześnie zamawia nowy towar i przechowuje jego nadmiar w innej lokalizacji.

Grupowanie magazynów i priorytety zatowarowania

Poszczególne magazyny mogą różnić się skalą sprzedaży, strukturą klientów i zapotrzebowaniem na konkretne grupy produktów.

System może przypisywać magazyny do grup na podstawie sprzedaży w wybranym okresie oraz ustalonych progów. Dla każdej grupy można następnie zastosować inny model zatowarowania.

Pozwala to między innymi:

• nadawać wyższy priorytet punktom o największej sprzedaży,
• stosować odmienne zasady dla magazynów centralnych i lokalnych,
• uwzględniać różne grupy asortymentowe,
• wyłączać wybrane magazyny z automatycznego procesu,
• dostosować poziom zapasu do znaczenia danego punktu.

Dzięki temu podział towaru nie musi być jednakowy dla wszystkich lokalizacji.

Sezonowość, trendy i czas dostawy

Sprzedaż nie zawsze jest rozłożona równomiernie w ciągu roku. Na zapotrzebowanie mogą wpływać:

• pory roku,
• święta i dni wolne,
• promocje,
• warunki pogodowe,
• zmiany cen,
• cykl życia produktu,
• lokalne różnice w popycie.

System może analizować dane historyczne i wskazywać zmiany w sprzedaży, których nie pokazuje prosta średnia.

Znaczenie ma również czas dostawy. Ten sam produkt może być dostępny u kilku dostawców, ale każdy z nich może realizować zamówienia w innym terminie.

Jeżeli czas realizacji nie zostanie uwzględniony, zamówienie może być poprawne pod względem ilości, ale przygotowane zbyt późno. Dlatego parametry dostawcy powinny stanowić część modelu planistycznego.

Budżety zakupowe i ścieżka akceptacji

Propozycja zatowarowania może być poprawna z punktu widzenia sprzedaży, a jednocześnie przekraczać budżet dostępny w danym okresie.

System może zestawiać wartość zamówienia z budżetem zakupowym i uwzględniać:

• limit przypisany do danego budżetu,
• wartość zrealizowanych zamówień,
• dokumenty oczekujące na realizację,
• zakupy w walutach obcych,
• przeliczenie wartości na walutę bazową,
• poziom wykorzystania budżetu,
• konieczność dodatkowej akceptacji.

Dzięki temu planowanie zapasu zostaje połączone z kontrolą finansową.

Przekroczenie limitu nie musi oznaczać automatycznego odrzucenia zamówienia. Dokument może zostać skierowany do działu odpowiedzialnego za ocenę i zatwierdzenie wyjątku.

Opakowania zbiorcze, różne symbole i minima logistyczne

Zapotrzebowanie wyliczone na poziomie pojedynczych sztuk nie zawsze może zostać bezpośrednio przeniesione do zamówienia.

Dostawca może realizować sprzedaż wyłącznie w:

• opakowaniach zbiorczych,
• kartonach,
• paletach,
• seriach,
• określonych wielokrotnościach.

Może również stosować minimum logistyczne przypisane do konkretnego produktu lub dostawcy.

System powinien uwzględniać te ograniczenia podczas przygotowywania propozycji. W przeciwnym razie pracownik będzie musiał ręcznie poprawiać ilości w każdej pozycji dokumentu.

Znaczenie ma także właściwe powiązanie symboli produktów. Ten sam towar może występować pod różnymi indeksami u kilku dostawców albo w różnych wariantach opakowania.

System może traktować takie pozycje jako jeden produkt na potrzeby analizy zapasu, zamówień i przesunięć.

Ograniczanie sprzedaży utraconej i nadmiernego zapasu

Brak produktu w momencie, w którym klient chce go kupić, może oznaczać sprzedaż utraconą. Z drugiej strony nadmierne zatowarowanie prowadzi do zamrożenia kapitału, zwiększenia kosztów magazynowania i ryzyka pozostania z towarem, który nie rotuje.

Automatyzacja zamówień pomaga równoważyć te dwa obszary.

System może wspierać firmę w:

• wykrywaniu produktów zagrożonych brakiem,
• kontrolowaniu dostępności najlepiej sprzedających się pozycji,
• identyfikowaniu nadmiernego zapasu,
• ograniczaniu zakupów produktów słabo rotujących,
• lepszym wykorzystaniu zapasu dostępnego w innych magazynach,
• dostosowaniu zamówień do rzeczywistej sprzedaży,
• wcześniejszym reagowaniu na sezonowe zmiany popytu.

Nie oznacza to całkowitego wyeliminowania braków ani nadmiernych stanów. System dostarcza jednak działowi zakupów dokładniejszych danych do planowania i pozwala szybciej reagować na zmiany.

Integracja z ERP, WMS i innymi systemami

Automatyczne zamówienia nie powinny działać jako odrębna aplikacja wymagająca ręcznego uzupełniania danych.

System może korzystać z informacji dostępnych w:

• ERP,
• WMS,
• systemie magazynowym,
• platformie sprzedażowej,
• rozwiązaniach mobilnych wspierających pracę magazynu,
• zewnętrznych źródłach danych.

Po zatwierdzeniu propozycji zamówienie powinno zostać przekazane do dalszego procesu bez ponownego przepisywania informacji.

Integracja pozwala również uwzględniać dostawy w drodze, aktualizować stany magazynowe, wykorzystywać dane historyczne oraz przekazywać wyniki analizy do osób odpowiedzialnych za zakupy i zatowarowanie.

W jakich firmach sprawdza się automatyzacja zamówień?

Automatyczne przygotowywanie zamówień jest szczególnie przydatne w firmach handlowych, dystrybucyjnych i sieciach sprzedaży, które zarządzają szerokim asortymentem, wieloma magazynami albo punktami lokalnymi.

Rozwiązanie może wspierać także e-commerce oraz firmy produkcyjne, jeżeli zamówienia materiałów, komponentów lub towarów opierają się na danych dostępnych w systemach sprzedażowych, magazynowych i ERP.

Największą wartość automatyzacja przynosi tam, gdzie skala danych utrudnia ręczną analizę, a dostępność produktów ma bezpośredni wpływ na możliwość realizacji sprzedaży.

Jak wdrożyć automatyzację zamówień do dostawców?

Pierwszym etapem nie powinien być wybór algorytmu, lecz uporządkowanie procesu zakupowego.

Warto zacząć od ustalenia:

1. Kto obecnie przygotowuje i zatwierdza zamówienia?
2. Z jakich danych korzysta dział zakupów?
3. Który system jest źródłem informacji o sprzedaży i zapasach?
4. Jakie grupy produktów wymagają odmiennych zasad?
5. Jak firma uwzględnia sezonowość i czas dostawy?
6. Jak działają budżety oraz akceptacja zamówień?
7. Które decyzje mogą być automatyzowane, a które wymagają kontroli?
8. Jak obsługiwane są wyjątki i błędy danych?
9. Czy przed zakupem analizowane są możliwości przesunięć między magazynami?
10. Jakie ograniczenia wynikają z opakowań i minimów logistycznych?

Wdrożenie można rozpocząć od ograniczonej grupy produktów, magazynów lub dostawców.

Pozwala to porównać propozycje systemu z decyzjami pracowników, zweryfikować parametry i stopniowo zwiększać zakres automatyzacji.

Najczęściej zadawane pytania

Co to są automatyczne zamówienia do dostawców?

To proces, w którym system analizuje dane sprzedażowe, magazynowe i logistyczne, a następnie przygotowuje propozycje zakupów dla dostawców.

Czy system sam wysyła każde zamówienie?

Nie musi. W wielu wdrożeniach system przygotowuje propozycję, którą pracownik może sprawdzić, zmienić i zatwierdzić przed przekazaniem do realizacji.

Jakie dane są potrzebne do automatyzacji?

Najczęściej wykorzystywane są informacje o sprzedaży, stanach magazynowych, dostawach w drodze, sezonowości, czasach realizacji, dostawcach, strukturze magazynów oraz budżetach zakupowych.

Czy system może obsługiwać wiele magazynów?

Tak. Analiza może być prowadzona osobno dla poszczególnych magazynów i punktów sprzedaży. System może również przygotowywać propozycje podziału dostaw oraz przesunięć międzymagazynowych.

Czy każdy produkt jest analizowany według tych samych zasad?

Nie. Modele planistyczne mogą być różne dla poszczególnych grup produktów, magazynów i procesów zatowarowania.

Czy system uwzględnia opakowania zbiorcze?

Tak. Propozycje mogą uwzględniać liczbę sztuk znajdujących się w opakowaniu zbiorczym oraz minima logistyczne przypisane do dostawcy.

Czy można prognozować zapotrzebowanie dla nowych produktów?

System Certusoft Replenishment może wspierać przygotowywanie prognoz dla produktów, które dopiero zostaną wprowadzone do oferty. Wyniki takiej prognozy powinny być następnie kontrolowane i korygowane na podstawie dostępnych informacji biznesowych.

Czy automatyczne zamówienia eliminują sprzedaż utraconą?

Pomagają ograniczać jej ryzyko poprzez wcześniejsze wykrywanie zapotrzebowania, analizę dostępności i uwzględnianie czasu dostawy. Nie gwarantują jednak całkowitego wyeliminowania braków.

Czy rozwiązanie można połączyć z istniejącym ERP lub WMS?

Tak. System może korzystać z danych pochodzących z zewnętrznego ERP, WMS oraz innych aplikacji wykorzystywanych przez firmę. Zakres integracji zależy od środowiska i procesu klienta.

Od danych do lepiej zaplanowanego zamówienia

Automatyzacja zamówień do dostawców nie polega wyłącznie na szybszym tworzeniu dokumentów. Jej najważniejszą wartością jest połączenie danych o sprzedaży, zapasach, dostawach i ograniczeniach finansowych w jeden uporządkowany proces.

Dział zakupów nie musi ręcznie analizować każdej pozycji asortymentowej. Otrzymuje propozycje przygotowane według ustalonych reguł i może koncentrować się na wyjątkach, negocjacjach z dostawcami oraz decyzjach wymagających doświadczenia.

Poznaj Certusoft Replenishment - system do automatyzacji zamówień i zatowarowania

Porozmawiaj z nami o procesie zakupowym w Twojej firmie