Obsługa umów inwestycyjnych - proces, ankiety MiFID i dokumentacja

Umowa inwestycyjna jest wynikiem procesu, a nie jego początkiem

Przygotowanie umowy inwestycyjnej nie powinno zaczynać się od otwarcia szablonu dokumentu.

Zanim umowa zostanie wygenerowana, instytucja - zależnie od rodzaju klienta, usługi i produktu - może potrzebować zgromadzić odpowiednie dane, oświadczenia oraz wyniki właściwych ankiet. Informacje te należy następnie powiązać z odpowiednim typem umowy i dokumentacji.

Jeżeli poszczególne etapy są obsługiwane w różnych miejscach, łatwo o niespójność. Pracownik może wykorzystać nieaktualną ankietę, przepisać dane z niewłaściwego formularza albo przygotować dokumentację, która nie odpowiada bieżącej sytuacji klienta.

System do obsługi umów inwestycyjnych porządkuje więc nie tylko same dokumenty. Łączy dane, ankiety, reguły i typy umów w proces, który można kontrolować od zebrania informacji do przygotowania kompletnej dokumentacji.

Czym jest obsługa umów inwestycyjnych?

W tym artykule przez obsługę umów inwestycyjnych rozumiemy proces realizowany w instytucjach oferujących produkty i usługi inwestycyjne, takich jak domy maklerskie, towarzystwa funduszy inwestycyjnych oraz inne instytucje świadczące usługi inwestycyjne.

Proces może obejmować:

• zebranie danych klienta,
• przeprowadzenie wymaganych ankiet i oświadczeń,
• określenie profilu inwestora,
• sprawdzenie dostępności właściwych produktów lub portfeli,
• wybór odpowiedniego rodzaju umowy,
• przygotowanie umowy i powiązanej dokumentacji,
• kontrolę wersji oraz aktualności danych,
• ponowienie ankiety, gdy zmieni się profil klienta lub obowiązujący formularz.

Nie jest to więc wyłącznie przechowywanie podpisanego pliku. Umowa jest jednym z elementów większego procesu, w którym znaczenie mają również informacje wykorzystane do jej przygotowania.

Dlaczego ten proces jest trudny do prowadzenia ręcznie?

Umowy inwestycyjne mogą wymagać połączenia wielu danych, dokumentów i reguł. Część informacji pochodzi od klienta, część z ankiet, a część z systemów wykorzystywanych przez instytucję.

Dane są rozproszone

Informacje o kliencie, ankiety, oświadczenia i dokumenty mogą być przechowywane w różnych aplikacjach, folderach oraz wiadomościach. Pracownik musi wtedy ręcznie ustalać, które dane są aktualne.

Ankiety występują w wielu wersjach

Zmiana formularza nie oznacza, że wszystkie wcześniejsze ankiety przestają istnieć. Trzeba wiedzieć, którą wersję wypełnił klient, kiedy to zrobił i czy nadal może być wykorzystywana.

Profil klienta może się zmienić

Wiedza, doświadczenie, cele inwestycyjne, sytuacja finansowa albo gotowość do ponoszenia ryzyka nie muszą pozostać takie same przez cały okres współpracy.

Proces powinien określać, kiedy ankietę należy przeprowadzić ponownie i jakie skutki ma zmiana jej wyniku.

Dokumenty są ze sobą zależne

Ankieta, oświadczenia klienta, dane identyfikacyjne i rodzaj umowy nie powinny być traktowane jako niezależne pliki. Musi być wiadomo, które dokumenty należą do konkretnego procesu i na jakiej podstawie przygotowano umowę.

Wymagania zależą od rodzaju klienta i usługi

Nie każdy klient, produkt ani proces wymaga identycznego zestawu danych. System powinien pozwalać powiązać właściwe ankiety i dokumenty z odpowiednim typem umowy.

Wspólnym mianownikiem tych problemów jest brak jednego, aktualnego obrazu procesu obsługi klienta.

Jak może przebiegać obsługa umowy inwestycyjnej?

Szczegółowy przebieg zależy od instytucji, rodzaju usługi oraz przyjętych procedur. Można jednak wskazać kilka podstawowych etapów.

1. Zebranie danych klienta

Proces rozpoczyna się od identyfikacji klienta i zgromadzenia informacji potrzebnych do dalszej obsługi.

Zakres może obejmować między innymi:

• dane osoby fizycznej lub podmiotu,
• dane reprezentantów,
• informacje kontaktowe,
• wymagane oświadczenia,
• informacje dotyczące rezydencji podatkowej,
• statusy i deklaracje wynikające z procedur instytucji.

Ważne jest ustalenie, które dane stanowią główne źródło informacji i kto odpowiada za ich aktualizację.

2. Przeprowadzenie właściwej ankiety

Klient może wypełnić ankietę elektronicznie w aplikacji online.

Formularz powinien być dobrany do rodzaju usługi, produktu i klienta. Nie wystarczy udostępnić jednej ankiety wszystkim użytkownikom bez kontroli jej przeznaczenia.

System powinien zapisać między innymi:

• użyty szablon,
• jego wersję,
• datę wypełnienia,
• udzielone odpowiedzi,
• wynik procesu,
• powiązanie z klientem i rodzajem umowy.

3. Ustalenie profilu i dostępności produktów

Na podstawie odpowiedzi oraz reguł zatwierdzonych przez instytucję system może wspierać określenie profilu inwestora i kontrolę dostępności produktów, instrumentów lub portfeli w danym procesie.

Wynik powinien pozostawać powiązany z ankietą, jej wersją i danymi, na których został oparty.

4. Wybór właściwego typu umowy

Rodzaj umowy może determinować:

• potrzebne dane,
• obowiązujący szablon,
• wymagane załączniki,
• ankiety i oświadczenia,
• zakres informacji wprowadzanych do dokumentów.

Powiązanie ankiet i dokumentów z typem umowy ogranicza ryzyko wykorzystania niewłaściwego formularza albo pominięcia wymaganego elementu.

5. Przygotowanie dokumentacji

Dane zgromadzone wcześniej mogą zostać wykorzystane podczas generowania umowy i dokumentów towarzyszących.

Nie powinny być każdorazowo przepisywane ręcznie. Odpowiednie informacje mogą zostać pobrane z rekordu klienta, ankiet i deklaracji, a następnie umieszczone w dokumencie zgodnie z przyjętą konfiguracją.

6. Powiązanie dokumentów

Wypełnione ankiety, oświadczenia i wygenerowane dokumenty powinny tworzyć jeden powiązany zestaw.

Pozwala to później ustalić:

• na jakiej podstawie przygotowano umowę,
• której wersji ankiety użyto,
• jakie informacje były aktualne w danym momencie,
• które dokumenty należały do procesu.

7. Kontrola aktualności

Proces nie kończy się na wygenerowaniu umowy.

Ankieta może wymagać ponowienia w przypadku zmiany profilu inwestora, aktualizacji formularza albo wystąpienia innych warunków określonych w procedurach instytucji.

System powinien pomagać rozróżnić dokument aktualny od takiego, który wymaga ponownej weryfikacji.

Jaką rolę pełni ankieta MiFID?

Ankieta MiFID nie jest jedynie dodatkowym formularzem dołączanym do umowy.

Zależnie od świadczonej usługi informacje uzyskiwane od klienta mogą dotyczyć między innymi:

• wiedzy i doświadczenia inwestycyjnego,
• sytuacji finansowej,
• możliwości ponoszenia strat,
• celów inwestycyjnych,
• oczekiwanego czasu inwestycji,
• tolerancji ryzyka,
• preferencji istotnych dla danego procesu.

Zakres ankiety i sposób wykorzystania jej wyniku zależą od rodzaju usługi oraz procedur obowiązujących w instytucji.

W systemie warto kontrolować nie tylko sam wynik, ale również:

• treść pytań,
• wersję formularza,
• datę jego wypełnienia,
• kompletność odpowiedzi,
• reguły przypisane do wyniku,
• powiązanie z produktami i rodzajami umów.

Pracownicy powinni mieć możliwość definiowania lub aktualizowania szablonów zgodnie z przyjętym procesem, a system powinien zachowywać informację, z której wersji skorzystał klient.

Dlaczego wersje ankiet i dokumentów mają znaczenie?

Zastąpienie starej ankiety nową nie powinno powodować utraty informacji o wcześniejszym procesie.

Jeżeli klient wypełnił formularz w określonym dniu, później powinno być możliwe ustalenie:

• jakie pytania wtedy obowiązywały,
• jakich odpowiedzi udzielił,
• jaki wynik został wyznaczony,
• jaki typ umowy był z nim powiązany,
• jakie dokumenty powstały na tej podstawie.

Samo przechowywanie aktualnego szablonu nie wystarcza. Potrzebna jest możliwość przypisania konkretnej wersji do konkretnego klienta i procesu.

Aktualność dotyczy również danych klienta. Zmiana sytuacji, profilu albo wymaganych oświadczeń może oznaczać konieczność ponowienia części procesu.

FATCA, CRS i PEP - różne informacje w jednym procesie klienta

Proces zawierania umowy może wykorzystywać informacje związane z obowiązkami podatkowymi i procedurami zgodności.

Nie należy jednak traktować wszystkich oznaczeń jako jednego rodzaju danych.

FATCA

FATCA dotyczy identyfikowania informacji związanych z amerykańskim statusem podatkowym klientów i rachunków finansowych.

W procesie mogą być wykorzystywane odpowiednie oświadczenia oraz dane pozwalające ustalić, czy występują przesłanki wymagające dalszej obsługi zgodnie z procedurami instytucji.

CRS

CRS dotyczy informacji o rezydencji podatkowej klienta lub osoby kontrolującej.

Dane mogą pochodzić z oświadczenia klienta i wymagają aktualizacji, gdy zmienią się okoliczności wpływające na jego status.

PEP

PEP oznacza osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. W procedurach AML odrębne zasady dotyczą również wskazanych w przepisach członków rodziny oraz osób znanych jako bliscy współpracownicy PEP.

Informacje o takim statusie są wykorzystywane w procesach związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Każdy z tych obszarów ma inne znaczenie i powinien być obsługiwany zgodnie z odpowiednią procedurą.

System może przechowywać powiązane informacje, kontrolować ich aktualność oraz wykorzystywać je przy generowaniu dokumentów. Nie zastępuje jednak interpretacji przepisów ani decyzji osób odpowiedzialnych za compliance.

Co powinien wspierać system do umów inwestycyjnych?

Dobrze zaprojektowane rozwiązanie powinno przede wszystkim porządkować zależności pomiędzy klientem, ankietą, wynikiem i dokumentacją.

Elektroniczne ankiety

Klient powinien móc wypełnić właściwy formularz online, a odpowiedzi powinny zostać zapisane bez konieczności ponownego przepisywania.

Kontrola wersji i aktualności

System powinien rozpoznawać, z której wersji ankiety skorzystano i czy dokumentacja nadal może być używana w procesie.

Powiązanie ankiet z rodzajami umów

Właściwe formularze i dokumenty powinny być przypisane do określonych typów umów, zamiast być wybierane ręcznie za każdym razem.

Generowanie i łączenie dokumentacji

Dane klienta oraz informacje pochodzące z ankiet i deklaracji mogą być nanoszone na dokumenty podczas ich przygotowywania. Umowa, oświadczenia i formularze powinny następnie tworzyć jeden powiązany zestaw.

Obsługa zmian

Proces powinien przewidywać ponowienie ankiety, aktualizację informacji lub przygotowanie nowej dokumentacji, gdy zmienią się istotne dane.

Rozszerzenie o dalszą obsługę inwestycji

Moduł umów może działać jako część większego systemu obejmującego późniejsze zlecenia i zarządzanie portfelami inwestycyjnymi.

Czego system nie rozwiąże samodzielnie?

System może stosować skonfigurowane reguły, ale nie powinien być przedstawiany jako narzędzie, które automatycznie zapewnia zgodność całej działalności instytucji z prawem.

Nie zastąpi:

• prawidłowej interpretacji przepisów,
• aktualizacji procedur wewnętrznych,
• decyzji działu compliance,
• obsługi prawnej,
• weryfikacji nietypowych przypadków,
• kontroli jakości danych klienta,
• odpowiedzialności za dobór właściwego procesu.

Nie powinien również samodzielnie zmieniać dokumentów po każdej zmianie regulacyjnej bez zatwierdzenia nowych zasad, szablonów i reguł przez odpowiedzialne osoby.

Automatyzacja porządkuje wykonanie procedury. Nie ustala jednak za instytucję, jaka procedura powinna obowiązywać.

Umowy a dalsza obsługa inwestycji

Przygotowanie umowy i dokumentacji jest jednym z etapów relacji z klientem. Kolejne mogą obejmować przyjmowanie i zatwierdzanie zleceń, przekazywanie dokumentów, obsługę agentów transferowych oraz prezentowanie informacji o portfelu.

Są to jednak odrębne obszary procesu.

System do umów odpowiada przede wszystkim za:

• dane i deklaracje potrzebne przed zawarciem umowy,
• ankiety i profil inwestora,
• dobór właściwego typu dokumentacji,
• przygotowanie oraz powiązanie dokumentów.

System portfelowy może natomiast wspierać późniejszą obsługę zleceń nabycia i zbycia, dokumentację transakcji oraz dostęp do informacji o inwestycjach.

Połączenie obu obszarów pozwala ograniczyć ponowne wprowadzanie danych, ale zakres integracji powinien zostać określony na podstawie rzeczywistego procesu instytucji.

Poznaj system do obsługi portfeli inwestycyjnych

Poznaj e-Portfel Certusoft

Na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania?

Przed wdrożeniem warto sprawdzić sześć obszarów.

Zgodność z rzeczywistym procesem

System powinien obsługiwać występujące w instytucji typy klientów, usług, umów, ankiet oraz dokumentów.

Wersjonowanie ankiet i dokumentacji

Należy sprawdzić, czy możliwe jest wprowadzanie nowych formularzy bez utraty informacji o wersjach użytych we wcześniejszych procesach.

Możliwość odtworzenia podstawy dokumentu

Użytkownik powinien móc ustalić, jakie dane, odpowiedzi, reguły i wersje dokumentów wykorzystano podczas przygotowania konkretnej umowy.

Role i uprawnienia

Trzeba określić, kto może przeglądać dane, zmieniać szablony, zatwierdzać reguły oraz przygotowywać dokumentację.

Integracje

Warto ustalić, z jakich systemów będą pobierane dane oraz dokąd mają trafiać umowy, dokumenty i informacje potrzebne na dalszych etapach obsługi.

Testy na rzeczywistych przypadkach

Przed uruchomieniem należy sprawdzić zarówno standardowy proces, jak i sytuacje takie jak:

• zmiana profilu klienta,
• wprowadzenie nowej wersji ankiety,
• brak wymaganej odpowiedzi,
• zmiana danych podatkowych,
• nieaktualne oświadczenie,
• reprezentowanie klienta przez inną osobę,
• konieczność ponownego przygotowania dokumentacji.

Certusoft Umowy inwestycyjne

Certusoft Umowy inwestycyjne wspiera przygotowywanie umów wraz z wymaganą dokumentacją oraz obsługę informacji wykorzystywanych w procesie klienta.

Rozwiązanie umożliwia między innymi:

• elektroniczne wypełnianie ankiet przez klientów,
• przygotowywanie i zarządzanie szablonami ankiet,
• obsługę ankiet MiFID określających profil inwestora,
• kontrolę wersji i aktualności dokumentacji,
• ponawianie ankiet po zmianie profilu lub formularza,
• powiązanie ankiet z właściwymi typami umów,
• kontrolowanie dostępności instrumentów na podstawie reguł zatwierdzonych przez instytucję,
• przechowywanie powiązanych dokumentów i informacji,
• wykorzystanie danych dotyczących FATCA, CRS i PEP,
• nanoszenie właściwych danych na generowane dokumenty.

System może działać jako samodzielne rozwiązanie do obsługi umów albo jako część szerszej platformy wspierającej procesy inwestycyjne.

Dokładny zakres wdrożenia zależy od rodzaju instytucji, oferowanych produktów, wymaganych dokumentów oraz obowiązujących procedur.

Poznaj system Certusoft Umowy inwestycyjne

Najczęściej zadawane pytania

Co obejmuje obsługa umów inwestycyjnych?

Może obejmować zebranie danych klienta, przeprowadzenie właściwych ankiet, określenie profilu inwestora, dobór typu umowy, przygotowanie dokumentacji oraz kontrolę jej aktualności.

Czy system może obsługiwać ankiety MiFID?

Tak. Może umożliwiać przygotowanie szablonów, elektroniczne wypełnienie ankiety, zapisanie wyników oraz powiązanie właściwej wersji z klientem i typem umowy.

Czy jedna ankieta MiFID wystarcza na cały okres współpracy?

Nie zawsze. Jej ponowienie może być potrzebne po zmianie profilu klienta, aktualizacji formularza albo wystąpieniu innych warunków określonych w procedurach instytucji.

Czy system sam decyduje, jakie produkty można zaoferować?

Nie. Może kontrolować dostępność instrumentów lub portfeli na podstawie odpowiedzi i reguł zatwierdzonych przez instytucję. Nie zastępuje odpowiedzialności organizacji za prawidłowe określenie tych zasad.

Do czego służą dane FATCA i CRS?

Są związane z identyfikacją informacji istotnych dla obowiązków dotyczących statusu oraz rezydencji podatkowej. Dokładny zakres danych i sposób ich wykorzystania wynikają z właściwych procedur.

Co oznacza status PEP?

PEP oznacza osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. Procedury AML obejmują również określone kategorie członków rodziny i bliskich współpracowników takich osób. Szczegółowy sposób postępowania wynika z przepisów oraz procedur instytucji.

Czy system gwarantuje pełną zgodność prawną dokumentów?

Nie. Może wspierać stosowanie zatwierdzonych szablonów, reguł i procedur, ale nie zastępuje działu compliance, obsługi prawnej ani decyzji osób odpowiedzialnych.

Czy moduł umów może współpracować z systemem portfeli?

Tak. Obsługa umów może być częścią szerszej platformy obejmującej późniejsze zlecenia i zarządzanie portfelami inwestycyjnymi.

Spójna dokumentacja wymaga uporządkowanego procesu

Jakość obsługi umowy inwestycyjnej nie zależy wyłącznie od treści końcowego dokumentu.

Równie ważne jest to, czy wykorzystano właściwe dane, aktualną ankietę, odpowiedni szablon i komplet wymaganych informacji. Instytucja powinna również potrafić ustalić, na jakiej podstawie przygotowano dokumentację.

System nie przejmuje odpowiedzialności za procedury i zgodność. Pomaga jednak stosować zatwierdzone zasady konsekwentnie, łączyć zależne od siebie informacje i ograniczać ręczne odtwarzanie procesu z wielu plików.

Dzięki temu umowa nie jest oderwanym dokumentem, lecz rezultatem uporządkowanego i możliwego do skontrolowania procesu obsługi klienta.

Porozmawiaj z nami o obsłudze umów inwestycyjnych w Twojej instytucji