Automatyzacja procesów księgowych - co warto usprawnić i jak przygotować wdrożenie?

Automatyzacja księgowości nie oznacza rezygnacji z kontroli

W działach finansowo-księgowych wiele czynności powtarza się każdego dnia lub miesiąca. Pracownicy rejestrują dokumenty, przypisują dekretacje, rozliczają płatności, kontrolują terminy i przygotowują dane wymagane do raportowania.

Część tej pracy może przejąć odpowiednio skonfigurowany system. Nie oznacza to jednak, że oprogramowanie samodzielnie prowadzi księgowość albo zastępuje wiedzę osoby odpowiedzialnej za rozliczenia.

Automatyzacja procesów księgowych polega przede wszystkim na ograniczeniu ręcznego przepisywania danych, stosowaniu powtarzalnych reguł, uporządkowaniu obiegu dokumentów oraz wskazywaniu wyjątków wymagających sprawdzenia.

System może wykonywać czynności wynikające z jednoznacznych zasad. Ocena nietypowej operacji, interpretacja przepisów, zatwierdzenie rozliczenia i odpowiedzialność za poprawność ksiąg nadal pozostają po stronie kompetentnych osób.

Kiedy warto automatyzować procesy księgowe?

Automatyzacja ma największe znaczenie tam, gdzie występuje duża liczba podobnych operacji, a sposób ich obsługi można opisać za pomocą powtarzalnych reguł.

Warto ją rozważyć, gdy:

• te same dane są wprowadzane do kilku systemów,
• dokumenty trafiają do księgowości różnymi kanałami,
• podobne operacje są za każdym razem dekretowane ręcznie,
• akceptacja faktur odbywa się przez e-mail lub na papierze,
• rozrachunki są dodatkowo kontrolowane w arkuszach,
• informacje ze sprzedaży, magazynu lub banku są ręcznie przenoszone do księgowości,
• błędy są wykrywane dopiero podczas zamknięcia okresu.

Nie każdy nieefektywny proces należy od razu automatyzować. Jeżeli reguły są niejasne, dane niespójne, a każdy dokument wymaga odmiennego sposobu obsługi, najpierw trzeba uporządkować sposób pracy.

Które procesy księgowe można usprawnić?

Zakres automatyzacji zależy od rodzaju działalności, liczby dokumentów, zasad rachunkowości oraz systemów wykorzystywanych w firmie. Najczęściej dotyczy kilku powiązanych obszarów.

Rejestrowanie i obieg dokumentów

Dokumenty kosztowe mogą trafiać do firmy jako pliki XML lub CSV, dokumenty elektroniczne, załączniki, skany albo dane przekazywane przez inne systemy.

Oprogramowanie może wspierać ich rejestrowanie, przypisywanie do kontrahenta, sprawdzanie wymaganych pól oraz kierowanie do odpowiedniej osoby zatwierdzającej. Dokument można również powiązać z zamówieniem, umową, projektem lub centrum kosztów.

Automatyczny import nie powinien jednak oznaczać bezwarunkowego zaksięgowania każdej pozycji. Dokument może zawierać niepełne dane, nieznanego kontrahenta, nietypową stawkę lub informacje wymagające indywidualnej oceny.

Dlatego proces powinien rozdzielać dokumenty możliwe do obsłużenia według znanych reguł od wyjątków wymagających weryfikacji.

Poznaj system obiegu dokumentów Certusoft

Schematy księgowania

Powtarzalne dokumenty mogą być obsługiwane za pomocą wcześniej zdefiniowanych schematów. Reguła może uwzględniać rodzaj dokumentu, kontrahenta, kategorię kosztu, konto księgowe, centrum kosztów, projekt, walutę lub jednostkę organizacyjną.

Dobrze przygotowany schemat ogranicza konieczność ręcznego dekretowania podobnych operacji. Nie powinien jednak ukrywać sposobu utworzenia zapisu.

Osoba odpowiedzialna za księgowanie powinna móc sprawdzić, która reguła została zastosowana, na podstawie jakich danych powstał zapis oraz czy w procesie wystąpiło odstępstwo.

Schematy wymagają również aktualizacji, gdy zmieniają się plan kont, struktura organizacyjna albo sposób rozliczania określonych operacji.

Rozrachunki i płatności

System finansowo-księgowy może wspierać łączenie wpłat i wypłat z dokumentami, obsługę częściowych płatności, tworzenie kompensat, przygotowywanie paczek przelewów oraz kontrolowanie terminów należności i zobowiązań.

Nie każdą płatność można jednak dopasować automatycznie. Problemem może być błędny tytuł przelewu, opłacenie kilku faktur jedną kwotą, nadpłata albo brak jednoznacznego identyfikatora.

W takich przypadkach system powinien wskazać rozbieżność i przekazać ją do wyjaśnienia, zamiast tworzyć niepewne powiązanie.

Transakcje walutowe i rozliczenia okresowe

W firmach prowadzących handel międzynarodowy automatyzacja może wspierać ewidencję dokumentów w różnych walutach, stosowanie odpowiednich kursów oraz wyliczanie różnic kursowych.

Powtarzalne reguły mogą być również wykorzystywane w ewidencji środków trwałych, naliczaniu amortyzacji i rozliczeniach międzyokresowych.

Każdy z tych procesów wymaga jednak prawidłowej konfiguracji parametrów. Automatyczne obliczenie nie zwalnia z kontroli daty operacji, źródła kursu, rodzaju transakcji czy sposobu jej ujęcia w księgach.

JPK, deklaracje i KSeF

System księgowy może wspierać przygotowywanie danych do JPK i deklaracji, kontrolowanie kompletności informacji oraz komunikację z rozwiązaniami administracji skarbowej.

W przypadku KSeF automatyzacja może obejmować przygotowanie faktury w wymaganej strukturze, wysłanie lub odebranie dokumentu, pobranie statusu i przekazanie danych do dalszego obiegu.

Dostępne operacje i stopień ich automatyzacji zależą od konfiguracji systemu oraz aktualnej wersji integracji z KSeF.

Integracji technicznej nie należy utożsamiać z automatyczną zgodnością całej księgowości z przepisami. Poprawność zależy również od konfiguracji, jakości danych, zasad rachunkowości, rodzaju transakcji i właściwego wykorzystania systemu przez użytkowników.

Wymagania dotyczące KSeF, JPK i deklaracji trzeba weryfikować na podstawie aktualnych przepisów oraz oficjalnych komunikatów Ministerstwa Finansów.

Weryfikacja kontrahentów i rachunków

System może wspierać pobieranie danych firmy z GUS, weryfikację numeru VAT w VIES, kontrolę rachunku na białej liście oraz porównywanie informacji z kartoteką kontrahenta.

Taka weryfikacja dostarcza użytkownikowi danych potrzebnych do podjęcia decyzji. Nie powinna jednak samodzielnie rozstrzygać wszystkich przypadków, ponieważ wynik może wymagać dodatkowego wyjaśnienia.

Integracja księgowości z innymi systemami firmy

Największa wartość automatyzacji pojawia się wtedy, gdy dział finansowo-księgowy nie otrzymuje danych jako końcowego zestawu plików przygotowywanego ręcznie.

Księgowość może współpracować z systemem sprzedażowym, magazynem, platformą e-commerce, bankowością, kadrami i płacami, obiegiem dokumentów oraz ewidencją umów.

Przykładowo dokument sprzedaży może powstać na podstawie wcześniej zarejestrowanej transakcji i zostać zaksięgowany według ustalonego schematu. Zaakceptowana faktura kosztowa może natomiast trafić do księgowości wraz z opisem, centrum kosztów i historią zatwierdzeń.

Każda integracja wymaga jednak wskazania systemu źródłowego, kierunku wymiany, identyfikatorów dokumentów, częstotliwości synchronizacji oraz sposobu obsługi błędów.

Trzeba także ustalić, kto odpowiada za sytuację, w której dokument nie dotarł do systemu docelowego albo został odrzucony z powodu brakujących danych.

Jak wybrać proces do automatyzacji?

Nie warto zaczynać od wdrożenia możliwie największej liczby funkcji. Lepszym punktem wyjścia jest proces, który często się powtarza, opiera się na dostępnych danych i ma stosunkowo niewiele wyjątków.

Może to być na przykład rejestrowanie określonego rodzaju faktur kosztowych, ich akceptacja i księgowanie według zatwierdzonego schematu.

Trudniejszym punktem startowym będzie proces, w którym dokumenty nie mają jednolitej struktury, sposób obsługi zależy od wiedzy pojedynczych osób, a decyzje podejmowane są na podstawie informacji przechowywanych poza systemem.

Jak przygotować wdrożenie?

1. Opisz obecny sposób pracy

Na początku trzeba ustalić, skąd pochodzi dokument, kto go wprowadza, jakie dane są przepisywane, kto wykonuje kontrolę i jakie wyjątki pojawiają się w praktyce.

Proces powinien zostać opisany zgodnie z rzeczywistą pracą, a nie wyłącznie z formalną procedurą.

2. Uporządkuj reguły i dane

Należy określić, jakie informacje są obowiązkowe, jak rozpoznawany jest rodzaj dokumentu, kto zatwierdza operację oraz kiedy proces powinien zostać zatrzymany.

Trzeba też sprawdzić kartoteki kontrahentów, plan kont, centra kosztów, dane bankowe i słowniki dokumentów. Duplikaty oraz niespójne oznaczenia mogą powodować problemy niezależnie od jakości samego mechanizmu automatyzacji.

3. Ogranicz zakres pierwszego etapu

Pierwsza wersja może obejmować jeden rodzaj dokumentu, wybrany dział, jedną spółkę albo określony schemat księgowania.

Pozwala to zweryfikować reguły i obsługę wyjątków przed rozszerzeniem rozwiązania na kolejne obszary.

4. Przetestuj także przypadki błędne

Nie wystarczy sprawdzić poprawnego dokumentu. Testy powinny obejmować brak wymaganej wartości, nieznanego kontrahenta, duplikat, błędny numer rachunku, nietypową walutę, odrzucenie dokumentu oraz przerwę w komunikacji z innym systemem.

Trzeba sprawdzić zarówno powstały zapis księgowy, jak i to, czy nieprawidłowy przypadek został zatrzymany i przekazany właściwej osobie.

5. Ustal warunki odbioru

Przed uruchomieniem należy określić, po czym firma pozna, że proces działa poprawnie.

Dokument powinien być przypisany do właściwego kontrahenta, zaksięgowany zgodnie z regułą i możliwy do powiązania ze źródłem. Nieudana operacja powinna być widoczna, a ponowienie transmisji nie może prowadzić do powstania duplikatu.

Jak mierzyć efekty automatyzacji?

Rezultatu nie należy oceniać wyłącznie na podstawie uruchomienia nowej funkcji.

Warto porównać stan przed i po wdrożeniu, analizując między innymi:

• czas od wpływu dokumentu do jego zaksięgowania,
• liczbę dokumentów obsługiwanych bez ponownego przepisywania,
• udział operacji wymagających ręcznej poprawy,
• liczbę odrzuconych importów,
• czas potrzebny na wyjaśnianie rozbieżności,
• liczbę dokumentów księgowanych według schematów.

Spadek liczby ręcznych czynności nie zawsze oznacza poprawę. Jeżeli pracownicy muszą później długo korygować automatycznie utworzone zapisy, proces wymaga dalszego dopracowania.

Najczęstsze błędy

Automatyzowanie nieuporządkowanego procesu. Jeżeli zasady są niejasne, system może jedynie szybciej powielać niespójność.

Brak właściciela reguł. Ktoś musi odpowiadać za schematy księgowania, słowniki, uprawnienia i sposób obsługi wyjątków.

Pominięcie nietypowych dokumentów. Proces zaprojektowany wyłącznie dla najprostszego przypadku może przestać działać przy pierwszej niestandardowej operacji.

Brak kontroli po uruchomieniu. Zmiana planu kont, interfejsu, formatu dokumentu albo zasad biznesowych może wpłynąć na wcześniej skonfigurowane reguły.

Czego automatyzacja nie rozwiąże samodzielnie?

System nie zastąpi prawidłowo przyjętych zasad rachunkowości, aktualnego planu kont, uporządkowanych danych ani decyzji podejmowanych w przypadkach nietypowych.

Nie przejmie również odpowiedzialności za poprawność rozliczeń i znajomość obowiązujących przepisów.

Automatyzacja wspiera realizację ustalonych zasad. Nie tworzy ich samodzielnie i nie rozwiązuje problemów, których organizacja wcześniej nie uporządkowała.

Automatyzacja procesów księgowych w Certusoft

Certusoft Finanse i księgowość wspiera przedsiębiorstwa oraz biura rachunkowe w prowadzeniu procesów finansowo-księgowych i ich integracji z innymi obszarami działalności.

W zależności od konfiguracji rozwiązanie może obsługiwać między innymi ewidencję dokumentów, import faktur XML i CSV, schematy księgowania, rozrachunki, kompensaty, paczki przelewów, różnice kursowe, środki trwałe, rozliczenia międzyokresowe oraz przygotowywanie danych do JPK i deklaracji.

System może także wspierać weryfikację kontrahentów w GUS i VIES, kontrolę rachunków na białej liście oraz współpracę ze sprzedażą, magazynem i obiegiem dokumentów.

Dokładny zakres automatyzacji zależy od procesów firmy, jakości danych, przyjętych zasad rachunkowości oraz integracji z wykorzystywanymi systemami.

Poznaj system Certusoft Finanse i księgowość

Najczęściej zadawane pytania

Czy automatyzacja księgowości zastępuje księgowego?

Nie. System może wykonywać powtarzalne czynności i stosować ustalone reguły, ale nietypowe operacje, interpretacja przepisów i kontrola rozliczeń nadal wymagają udziału kompetentnych osób.

Od którego procesu najlepiej rozpocząć?

Najlepszym punktem startowym jest proces częsty, powtarzalny i oparty na jednoznacznych danych. Może to być import określonego rodzaju dokumentów, ich akceptacja albo księgowanie według zdefiniowanego schematu.

Czy każdy dokument można zaksięgować automatycznie?

Nie. Dokumenty niepełne, nietypowe lub sprzeczne z przyjętymi regułami powinny zostać skierowane do weryfikacji.

Czy automatyzacja wymaga integracji z ERP?

Nie zawsze. Integracja jest jednak szczególnie przydatna, gdy dane o sprzedaży, magazynie, płatnościach i dokumentach powstają w innych systemach i mają być wykorzystywane w księgowości bez ponownego przepisywania.

Dobra automatyzacja wspiera kontrolę

Celem automatyzacji procesów księgowych jest uporządkowanie przepływu dokumentów i danych, ograniczenie powtarzalnych czynności oraz szybsze wskazywanie przypadków wymagających uwagi.

Dobrze przygotowany system wykonuje przewidywalne operacje zgodnie z zatwierdzonymi regułami. Pracownik zachowuje natomiast kontrolę nad wyjątkami, interpretacją danych i poprawnością rozliczeń.

Porozmawiaj z nami o automatyzacji procesów księgowych w Twojej firmie