Projekt realizowany dla Grupy Wydawniczej PUBLICAT S. A. wymagał wdrożenia centralnej aplikacji, który umożliwiała pracownikom zarządzanie obiegiem dokumentów. Priorytetem było powiązanie dokumentów transakcji wraz z dokumentami wewnętrznymi i zewnętrznymi znajdującymi się w systemie. Osiągnięty rezultat to przed wszystkim efektywne realizowanie planów biznesowych przez efektywniejsze planowanie budżetu oraz analiza przeprowadzonych przedsięwzięć.
Kluczowe wyzwania wdrożenia
Centralny system elektronicznego obiegu dokumentacji firmowej.
Pełne odzwierciedlenie struktury organizacyjnej firmy.
Ścieżki akceptacji dokumentów kosztowych wraz z powiadomieniami.
Cyfrowe archiwum z możliwością przechowywania skanów dokumentów.
Integracja z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym.
Stawiane wymagania biznesowe
Głównym celem projektu realizowanego dla firmy Grupy Wydawniczej PUBLICAT S. A. było przygotowanie i wdrożenie oprogramowania do obiegu dokumentów. System musiał centralizować obsługę dokumentacji wpływającej do firmy, porządkować dokumenty i zapewniać ich obieg z uwzględnieniem struktury firmy i zasad akceptacji przyjętych w organizacji. Powinien przy tym obsługiwać zarówno dokumenty w pełni elektroniczne jak i możliwość dodawania skanów dokumentów. Całość wdrożenia miała dopełnić integracja z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym.
Zastosowywane rozwiązania nowoczesnego systemu
Dzięki wspólnej analizie oraz modułowości systemu Certusoft, nasz zespół z powodzeniem wdrożył najlepsze możliwe rozwiązanie dopasowane do indywidualnych wymagań Grupy Wydawniczej PUBLICAT. Aplikacja działa w modelu chmurowym co daje najlepszą możliwą wydajność, bezpieczeństwo przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów.
Moduł dziennika kancelaryjnego pozwala na zarządzanie wszystkimi dokumentami z poziomu jednego okna aplikacji.
System powiadomień o nowym dokumencie do zaakceptowania zapewnia bieżącą informację właściwych pracowników.
System pozwala skonfigurować poszczególne komórki organizacyjne, które mogą być dzielone na mniejsze struktury, co wpływa na ścieżkę akceptacji dokumentów według modelu firmy.
System statusów i powiadomień pozwala zautomatyzować operacje dla wybranych operacji, które nie wymagają zaangażowania pracowników.
Ewidencja wszystkich dokumentów kosztowych daje możliwość szybkiego podziału kosztu z dokumentu na działy i departamenty firmy dzięki obsłudze wymiarów kosztowych.
Integracja z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym umożliwia rozliczanie kosztów zgodnie z potrzebami i w sposób automatyczny.
Dzięki rozwiązaniu działającemu w modelu SaaS możliwe jest dowolne skalowanie wielkości powierzchni na potrzeby cyfrowego archiwum i bieżący dostęp do całej dokumentacji.
Korzyści wdrożenia nowoczesnego systemu dla firm
Zapewniono centralny system obiegu dokumentacji z dostępem online.
Przeniesiono procesy obiegu dokumentacji zgodnie ze strukturą organizacyjną firmy.
Zwiększono wydajność dzięki możliwości akceptacji dokumentów w jednym oknie użytkownika.
Wyeliminowano potrzebę ręcznej kontroli rozdziału kosztów na podstawie dokumentacji.
Wsparto pracowników dzięki automatyzacji operacji na dokumentach wg wybranych statusów.
Zwiększono automatyzację dzięki integracji z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym.
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji
Masz pytania dotyczące systemów informatycznych lub chcesz dowiedzieć się czegoś więcej o sposobach usprawniania pracy w firmie i podnoszenia sprzedaży? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z bezpłatnej porady i doradztwa!