Ogólnopolska sprzedaż i współpraca

Certusoft zapewnia kompleksowe wsparcie IT w zakresie obsługi współpracy firmy Grodno i franczyzobiorców. Aplikacja obsługuje procesy, począwszy od integrowania i udostępniania informacji o produktach dostępnych w magazynie centralnym, przez obsługę zamówień od franczyzobiorców, po zapewnienie elektronicznej wymiany dokumentów między partnerami. System Certusoft na bieżąco obsługuje kartoteki, które przekraczają 9,5 miliona rekordów i elektroniczną wymianę ponad 76 000 dokumentów miesięcznie u wszystkich franczyzobiorców.

Program franczyzowy firmy Grodno

Program franczyzowy Grodno to kompleksowe wsparcie firm działających w branży elektrotechnicznej. Dzięki współpracy, każda hurtownia ma zapewniony dostęp do informacji oraz asortymentu niemal wszystkich producentów i dystrybutorów: elektrotechniki, automatyki, oświetlenia, fotowoltaiki, kabli, klimatyzacji, wentylacji, systemów alarmowych.

Bieżący dostęp do magazynu centralnego Grodno daje partnerom gwarancję dostawy zamówionego towaru w ciągu 24 godzin. Firma Grodno zapewnia swoim franczyzobiorcom pełne wsparcie marketingowe oraz merytoryczne stawiając na dalszy rozwój i partnerskie podejście w relacjach biznesowych.

Aplikacja dla sieci hurtowni

Aplikacja Certusoft wspomaga działania biznesowe firmy Grodno i współpracujących z nią firm franczyzowych na kilku obszarach:

• Zapewnia jednolity katalog informacji o kilkuset tysiącach produktów na poziomie centralnym z dostępem do niego dla każdego z franczyzobiorców.
• Dostarcza na bieżąco aktualizowanych informacji o dostępności produktów w magazynie centralnym wraz z możliwością ich zamówienia.
• Obsługuje dodatkowe katalogi informacji o produktach, które są niezależne dla każdego z franczyzobiorców.
• Zapewnia obsługę realizacji zamówień na towary między partnerami bez potrzeby przesyłania dokumentacji papierowej lub mailowej.
• Przekazuje dokumentację między firmą a franczyzobiorcami na poziomie aplikacji (elektroniczna wymiana dokumentów).
• Zapewnia obsługę sprzedaży hurtowej i detalicznej wraz w możliwością wystawiania każdego rodzaju dokumentu sprzedażowego.
• Dostarcza narzędzia do sprzedaży online skierowanej do przedsiębiorców (B2B), zarówno na potrzeby firmy Grodno, jak i franczyzobiorców.
• Zapewnia obsługę sprzedaży stacjonarnej hurtowej i detalicznej z obsługą kasową (przyjęcie i wydawanie gotówki, kasowe raporty dobowe).
• Dostarcza narzędzia do obsługi przyjęcia towarów na magazyny, w tym obsługę dokumentacji wpływającej na stany magazynowe.
• Zapewnia narzędzia kontroli rozrachunków między firmą Grodno, franczyzobiorcami i ich klientami.

Jednolity katalog produktów dla firmy i jej partnerów

Dynamiczny rozwój, coraz większa ilość dostępnych produktów oraz potrzeba zapewnienia spójnego zarządzania informacją o nich wymagały nowego systemu. Mając na uwadze rozwój sieci franczyz branży elektrotechnicznej, dostęp do tych informacji był niezwykle istotny dla partnerów biznesowych firmy Grodno.

Do chwili uruchomienia aplikacji Certusoft, każda z hurtowni posiadała niezależny system zarządzania informacją o produkcie. Franczyzobiorcy sami tworzyli katalog produktów, dbali o jego aktualizację i spójność. W pierwszym etapie wdrożenia zespół Certusoft stworzył centralną bazę informacji o produkcie dla firmy Grodno - Certusoft PIM dla branży elektrotechnicznej. Obecnie do katalogu mają dostęp wszyscy franczyzobiorcy. Posiadają oni również własne katalogi obsługiwane przez rozwiązanie dostarczone przez Certusoft. Większość informacji o produktach jest zapewniana ze strony firmy Grodno. Takie rozwiązanie zapewnia nie tylko spójność danych między katalogiem produktów firmy Grodno a franczyzobiorcami, ale również dostarcza aktualnych informacji w tym dodatkowych danych jak informacja o bieżących stanach magazynach.

Uzupełnianie informacji o produktach

W celu zapewnienia sprawnego uzupełniania i aktualizowania katalogu produktów aplikacja Certusoft obsługuje zunifikowany system klasyfikacji produktów ETIM (European Technical Information Model). Na potrzeby branży elektrotechnicznej rozwiązanie Certusoft daje możliwość importu dużych ilości danych dostarczonych przez producentów produktów w ustandaryzowanym formacie BMEcat.

Bieżąca wymiana informacji o stanach magazynowych

Wykorzystanie potencjału współpracy nie byłoby możliwe bez wymiany informacji o posiadanych produktach. Aplikacja Certusoft zapewnia bieżący podgląd stanów magazynowych z dowolnego miejsca. To istotny element z uwagi na zapewnienie wsparcia sprzedaży na terenie całego kraju z magazynów własnych firmy. Istotnym warunkiem naszego partnera była możliwość wskazania franczyzobiorcy najbliższego magazynu, który zapewni nie tylko dostępność towarów, ale również ich dostawę w ciągu 24 godzin. Każdy z franczyzobiorców posiada zdefiniowany magazyn firmy Grodno, będący dla niego magazynem centralnym Grodno. Decyzja, który z magazynów będzie wybrany do tej roli jest podejmowana w momencie konfiguracji aplikacji dla dystrybutora. Oczywiście w każdej chwili jest możliwa zmiana konfiguracji według stosownie do zmian struktury magazynowej sieci sprzedaży.

Centralna informacja o dostępności produktu

Dzięki aplikacji Certusoft zarówno firma Grodno jak i franczyzobiorcy przestali tracić czas. Obecnie nie muszą ustalać dostępności towaru telefonicznie lub mailowo. Wszyscy franczyzobiorcy mają zapewnioną dedykowaną aplikację, włącznie ze skonfigurowanymi własnymi magazynami. Dodatkowo, po wybraniu magazynu firmy Grodno, pracownik widzi dostępność każdego z towarów. Dzięki takiemu rozwiązaniu zwiększyła się nie tylko szybkość uzyskiwania informacji, ale przede wszystkim przeniesiono proces obsługi zamawiania towarów przez franczyzobiorców na poziom aplikacji. To wszystko dzięki systemowi ERP od Certusoft z automatyczną wymianą danych między firmą Grodno a jej franczyzobiorcami.

Integracja z systemem i wymiana dokumentacji

Obok zapewnienia informacji o stanach magazynowych rozwiązanie Certusoft obsługuje dokumentację związaną z obrotem magazynowym. Wydania zewnętrzne, przyjęcie towarów na magazyn, wydanie towaru czy przesunięcia magazynowe są generowane na poziomie aplikacji. Użytkownicy mają dostęp do dokumentacji powiązanej z daną partią towarów. W przypadku naszego partnera, firmy Grodno, zapewniona jest integracja z systemem ERP. Bieżąca wymiana danych zapewnia prawidłowość w rozliczeniach finansowych zamówionych towarów i przyjęcia ich na poszczególne magazyny.

Wsparcie procesów magazynowych dzięki aplikacji mobilnej

Obsługa ogólnopolskiej sieci sprzedaży materiałów elektrotechnicznych to duże wyzwanie. Sprawna realizacja dostaw to jeden z kluczowych elementów. Aby wspierać wysyłkę towarów z magazynów firmy Grodno powstała aplikacja magazynowa Certusoft MWM (mobilne wsparcie magazynu), która jest częścią wcześniej wdrożonego systemu. Dopełnia ona cały system gospodarki magazynowej i obsługi sprzedaży. Działa na terminalach mobilnych i nie wymaga instalacji.

Zarządzanie procesem sprzedaży w ogólnopolskiej sieci sprzedaży

Firma Grodno, jak i franczyzobiorcy, potrzebowali kompleksowego i zintegrowanego systemu obsługi zamówień. Z jednej strony musieli być ściśle ze sobą związani, z uwagi na współpracę biznesową, jak i potrzebę wymiany informacji o stanach magazynowych. Z drugiej, każdy z podmiotów nadal posiadał i utrzymywał swój indywidualny charakter działalności na rynku lokalnym. Przed zespołem Certusoft stanęło kilka zadań. System obsługi zamówień musiał uwzględniać zamówienia składane przez klientów na własnych portalach sprzedażowych firmy Grodno, zamówienia składane przez inne kanały online skomunikowane przez API oraz zamówienia kierowane przez franczyzobiorców. Dodatkowo system Certusoft musiał zapewnić przy tym wymianę danych z systemem ERP. U franczyzobiorców system musiał zapewniać obsługę zamówień kierowanych do firmy Grodno, składanych przez klientów na portalu B2B franczyzobiorcy oraz składanych w ich sklepach stacjonarnych.

Realizacja zamówień od dystrybutorów

Zamówienia sprzedaży są realizowane w jednolitej aplikacji, a wszystkie pozycje widoczne w jednym oknie. Dzięki gotowym filtrom i dodatkowo zaawansowanym filtrom możliwym do dowolnej konfiguracji i zapisania, pracownicy widzą z jakiego kanału sprzedaży wpłynęło zamówienie. Zamówienia są następnie kierowane do realizacji, a każdy realizowany krok w procesie jest opatrzony stosownym statusem.

Rekordy zamówień dają możliwość podglądu wszystkich towarów na zamówieniu wraz z informacją o dostępności danego produktu w powiązaniu z wybranym magazynem. Na podstawie zamówienia sprzedaży towar jest rozdysponowywany, włącznie z wykorzystaniem mobilnej aplikacji magazynowej. System zapewnia możliwość wystawiania powiązanego dokumentu wydania zewnętrznego. System czuwa przy tym, aby nie było możliwe wydanie towaru w większej ilości, niż wskazuje na to stan magazynowy, a po wystawieniu dokumentu wydania, by stan został zaktualizowany na właściwym magazynie.

Po wydaniu wszystkich towarów użytkownik systemu ma możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży na podstawie wszystkich lub wybranych dokumentów wydania zewnętrznego powiązanych z zamówieniem. System zapewnia obsługę wszystkich rodzajów dokumentów sprzedaży: faktur VAT i paragonów oraz zapewnia ich drukowanie na drukarkach fiskalnych skomunikowanych z aplikacją Certusoft.

Składanie zamówień w aplikacji przez dystrybutorów

Franczyzobiorcy otrzymali wygodny system do składania zamówień. Wystarczy, że w tym celu pracownik zaloguje się do dedykowanej franczyzobiorcy aplikacji Certusoft, gdzie składa zamówienie, wybierając magazyn firmy Grodno i swoją firmę jako zamawiającego. Po uzupełnieniu całości zamówienia zatwierdza je, a dokument jest przesyłany elektronicznie do firmy Grodno na poziomie aplikacji Certusoft bez potrzeby drukowania dokumentacji papierowej. Dokument jest widoczny zarówno dla pracowników franczyzobiorcy, od którego zostało wygenerowane zamówienie, jak również dla pracowników firmy Grodno w lokalizacji, z której ma być realizowane dane zamówienie.

Dropshipping i realizacja zamówienia z magazynu centralnego

Rozwiązanie Certusoft obsługuje funkcjonalność dropshippingu. W celu przyspieszenia dostawy towaru do klienta, franczyzobiorcy mają możliwość składania zamówień z dostawą do swojego klienta. Funkcjonalność ta jest często wykorzystywana przez naszych partnerów w przypadku, gdy towar i tak musi zostać zamówiony z magazynu centralnego firmy Grodno. Realizacja takiego zamówienia jest analogiczna do zamówienia zleconego przez franczyzobiorcę na towary z magazynu firmy Grodno do jego magazynu lokalnego. Niewątpliwymi zaletami wdrożonej funkcjonalności jest wygoda realizacji zamówień, zmniejszenie kosztów i wpływu na środowisko naturalne dzięki redukcji częstotliwości wysyłanego transportu oraz zwiększenie satysfakcji klientów dzięki szybszej realizacji zamówień na towary.

Sprzedaż stacjonarna i sprzedaż online

Charakter prowadzonej działalności i plany rozwojowe naszych klientów uwzględniały rozwój rynku sprzedaży internetowej. Zarówno firma Grodno, jak i franczyzobiorcy potrzebowali dedykowanych rozwiązań do sprzedaży online skierowanych zarówno do klientów biznesowych (B2B), jak i konsumentów (B2C).

Sprzedaż internetowa zintegrowana z magazynem centralnym

Certusoft dostarczył dedykowane rozwiązanie, które jest w pełni zintegrowane z systemem magazynowym i obsługą zamówień. Zarówno firma Grodno jak i franczyzobiorcy mają możliwość konfiguracji własnych kanałów sprzedaży. Aplikacja umożliwia łączenia każdego z kanałów z różnymi grupami kontrahentów, grupami produktów, magazynami czy z określoną wcześniej polityką cenową dla sprzedawanych produktów. Obok sklepów online dostosowanych do urządzeń zarówno stacjonarnych, jak i mobilnych, Certusoft zapewnia integrację z serwisami zewnętrznymi np. Allegro Vendor. Zarządzanie ofertą produktową i obsługa zamówień dla każdego z kanałów, odbywa się z poziomy aplikacji Certusoft. Przepływ informacji jest zautomatyzowany, dzięki czemu osiągnięto zminimalizowane zapotrzebowanie na dodatkową obsługę po stronie pracowników firmy Grodno i franczyzobiorców.

Sprzedaż stacjonarna w punktach partnerskich

Z uwagi na charakter działalności w branży elektrotechnicznej niezwykle istotna dla dystrybutorów była sprawna obsługa sprzedaży stacjonarnej. Aplikacja Certusoft zapewnia zestaw narzędzi do prowadzenia tego rodzaju sprzedaży. Na potrzeby branży wdrożono obsługę sprzedaży kasowej, która umożliwia wystawianie paragonów fiskalnych z automatycznym przekazaniem do księgowania na poziomie aplikacji. Wszystkie płatności, realizowane gotówką i kartami płatniczymi, są przyjmowane dzięki modułowi kasowemu. Przyjęcie środków może być powiązane nie tylko z dokumentami szybkiej sprzedaży (paragony), ale również z zamówieniami i fakturami (zaliczki na poczet zakupów). Pracownik ma zapewniony podgląd powiązań każdej wpłaty ze stosowną dokumentacją. W czasie sporządzania dokumentów sprzedaży (faktury sprzedaży) system zapewnia bieżący podgląd stanu rozliczeń klienta, a także dodatkowo wgląd do pełnego i szczegółowego zestawienia całości rozliczeń płatności wszystkich klientów sklepu. System Certusoft dostarcza bieżących informacji rozliczeniowych na każdym etapie sprzedaży. Takie rozwiązanie pomaga zapobiegać stratom, które mogą wynikać z nieuregulowanych lub przeterminowanych płatności ze strony klientów.

Jakie korzyści przyniosło wdrożenie?

• Zapewnienie w pełni cyfrowej obsługi kluczowych procesów wewnętrznych firmy i dystrybutorów.
• Zwiększenie efektywności organizacji wewnętrznej i współpracy z franczyzobiorcami.
• Stworzono efekt synergii między partnerami dzięki interoperacyjności systemów związanych z obrotem towarami i utrzymaniem efektywnej sprzedaży.
• Skalowalność systemu dzięki oprogramowaniu, które jest stale rozwijane i rozbudowywane o nowe funkcjonalności.
• Wsparcie rozwoju firmy i jej partnerów przez bieżące odpowiadanie na zgłaszane potrzeby.