Analiza zapotrzebowania i generowanie zamówień

Zautomatyzowane przygotowanie i przetwarzanie zamówień to rozwiązanie działające w ramach ekosystemu Certusoft. Wprowadza szybsze przygotowanie i przetwarzanie zamówień dzięki eliminacji pracy ręcznej. Dzięki automatyzacji przetwarzanie dużych ilości danych wpływających na sprzedaż, stany magazynowe, pomaga zredukować błędy ludzkie, poprawić wydajność operacyjną i ostatecznie poprawić proces zatowarowania wszystkich punktów sprzedaży HIPPER.pl firmy WRI.

Automatyczne przetwarzanie informacji na potrzeby zamówień

Nasz system automatycznie przetwarza dane na potrzeby przygotowania zamówień do dostawców. Korzysta z wystawionych dokumentów sprzedaży, informacji o dostawcach i stanów magazynowych. Automatycznie analizuje obrót towarami, przewiduje zapotrzebowanie i sprzedaż na bazie danych historycznych. Na tej podstawie generuje propozycje zamówień na towary do poszczególnych dostawców. Wygenerowane zamówienia są opatrzone odpowiednimi statutami i mogą być weryfikowane oraz modyfikowane ręcznie przez managerów odpowiedzialnych za zaopatrzenie. Propozycje są zatwierdzane automatycznie lub ręcznie w zależności od wybranych grup towarów i dostawców.

Korzyści płynące z oprogramowania do automatycznego generowania zamówień

Wdrażając nasze oprogramowanie do zautomatyzowanej analizy zapotrzebowania na towary i przygotowywania na tej podstawie propozycji zamówień do dostawców, firma WRI zwiększyła wydajność zarządzania zamówieniami i zoptymalizowała swój łańcuch dostaw. Jest kilka kluczowych korzyści rozwiązania Certusoft PROP.

Automatyczne przetwarzanie danych zamówień sprzedaży

Zautomatyzowany system analizuje zamówienia i sprzedaż poszczególnych towarów na podstawie dokumentów sprzedaży, wydań zewnętrznych i przyjęć zewnętrznych. Wszystkie dane znajdują się w systemie ERP dostarczonym przez Certusoft. Są to informacje tworzone na poziomie Certusoft ERP jak również dane pobierane dzięki integracji z innymi systemami firmy WRI. Zapobiega to konieczności ciągłego ponownego i regularnego wprowadzania potrzebnych informacji. Dane historyczne o sprzedaży i ogólnym obrocie towarami są wykorzystywane do prognozowania popytu. System tym samym dostarcza cennych informacji, które umożliwiają firmie podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

Zbieranie danych o trendach w sprzedaży

Nasz system zbiera dane o trendach w sprzedaży. Brane są pod uwagę dane historyczne, sprzedaż w analogicznych okresach, czasy dostaw, dni wolne od pracy, święta czy zdefiniowane przez pracowników wydarzenia, które muszą być uwzględniane w polityce sprzedażowej firmy. Zbieranie tych informacji pozwala firmie lepiej zrozumieć potrzeby i charakter sprzedaży zarówno sezonowej jak i regularnej.

Poprawa jakości składanych zamówień i eliminacja błędów

Ręczne wprowadzanie zamówień może się sprawdzać, ale przy mniejszej skali działalności. Firma WRI rozwija się bardzo dynamicznie, a za tym zwiększa się ilość punktów sprzedaży i w konsekwencji rośnie ilość dostaw do wszystkich punktów sprzedaży. Oprogramowanie do automatycznej analizy i generowania propozycji zamówień do dostawców nie tylko przyspiesza ten proces, ale także pomaga zredukować błędy ludzie i poprawić dokładność zamówień. Firma nie musi się obawiać o nadmiarowe stany magazynowe i w tym samym czasie eliminuje zjawisko sprzedaży utraconej. Przewidywanie zapotrzebowania na towary przez system pomaga odpowiedzieć na pojawiający się popyt w najbardziej odpowiednim czasie.

Zmniejszone koszty obsługi zamówień

Posiadanie zautomatyzowanego, w pełni zintegrowanego z systemem ERP, systemu do analizy zapotrzebowania i generowania propozycji zamówień do dostawców, pomaga w dłuższej perspektywie zaoszczędzić na kosztach zakupów i realizacji dostaw. Pomaga zmniejszyć ilość personelu odpowiedzialnego za zamówienia i ich obciążenie. Eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych i śledzenia zapotrzebowania na towary w sposób manualny.

Sprawne zarządzanie zapasem towarów

Oprogramowanie do automatycznego generowania propozycji zamówień do dostawców jest zintegrowane z systemem zarządzania zapasami. Przy generowaniu propozycji zamówienia bierze pod uwagę takie dane jak aktualny stan magazynowy danego produktu w konkretnej lokalizacji. Przewiduje, niezależnie dla każdego punktu sprzedaży firmy, jaki będzie popyt na dany towar. Na tej podstawie generuje propozycje, które pozwalają na odpowiednio wcześniejsze dostarczenie towaru. Odpowiedni stan towarów, i regularne dostawy to klucz to utrzymania ciągłości sprzedaży i większej rentowności działalności.

Zmniejszone koszty obsługi zamówień

Posiadanie zautomatyzowanego, w pełni zintegrowanego z systemem ERP, systemu do analizy zapotrzebowania i generowania propozycji zamówień do dostawców, pomaga w dłuższej perspektywie zaoszczędzić na kosztach zakupów i realizacji dostaw. Pomaga zmniejszyć ilość personelu odpowiedzialnego za zamówienia i jego obciążenie. Eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych i śledzenia zapotrzebowania na towary w sposób manualny.

Przetwarzanie propozycji zamówień z dowolnego miejsca

Dzięki automatyzacji i działaniu w chmurze obliczeniowej, zespół firmy WRI może zarządzać wszystkimi propozycjami zamówień do dostawców, swobodnie je edytować, modyfikować i kierować do realizacji z dowolnego miejsca. Bez względu na to, gdzie jest pracownik może on zalogować się do systemu Certusoft ERP za pomocą przeglądarki internetowej. Praca w delegacji, praca zdalna czy w czasie wizyty na miejscu w jednym z dziesięciu punktów sprzedaży sieci marketów HIPPER.pl nie są żadnym problemem.

Jak działa automatyczne generowanie propozycji zamówień do dostawców?

Na sprzedaż wpływa wiele czynników. Podobnie jest w przypadku naszego systemu do analizy obrotu towarem na potrzeby generowania automatycznych propozycji zamówień do dostawców. Firma WRI działa od wielu lat na rynku, a od niedawna, pod nową marką HIPPER.pl, która obejmuje wszystkie sklepy stacjonarne firmy i sklep internetowy. Wdrożenie musiało uwzględniać ten fakt.

• Analiza danych o sprzedaży na podstawie dokumentów sprzedaży.
• Uwzględnianie stanu magazynowego towaru z dokładnością do dnia.
• Import danych historycznych o stanach w celu natychmiastowej analizy.
• Analiza trendów w sprzedaży w okresach cyklicznych.

Jakie informacje są potrzebne by generować zamówienia do dostawców?  

Wdrożenie Certusoft PROP odbyło się bardzo sprawnie z uwagi na kilka lat współpracy między firmą WRI i Certusoft. Wdrożone wcześniej rozwiązania IT i przeprowadzone integracje zapewniły większość potrzebnych danych na potrzeby systemu propozycji zamówień do dostawców. Dane o sprzedaży i wystawionych dokumentach były już zawarte w Certusoft ERP. Podobnie, jeśli chodzi o informacje o bieżących stanach magazynowych. Jednak rozwijająca się sieć HIPPER.pl nie mogła sobie pozwolić na oczekiwanie na zagregowanie odpowiedniej ilości danych, aby system zaczął analizować informacje i generować propozycje zamówień. Firmie WRI zależało na działaniu systemu i pierwszych propozycjach dostaw już od pierwszego dnia.

Katalog kontrahentów i baza dostawców

Nasze rozwiązanie bierze pod uwagę również szacowany czas dostaw, aby zapewnić dostępność towarów w najbardziej odpowiednim czasie. Ile czasu mija od zamówienia do dostarczenia towaru zależy od danego dostawcy. Informacje tego rodzaju są przechowywane w katalogu kontrahentów.

Minima logistyczne związanie z zamówieniami

System przy analizie uwzględnia dodatkowe informacje jak minima logistyczne i opakowania zbiorcze towarów. W przypadku towarów sprzedawanych na sztuki, ale zamawianych w opakowaniach zbiorczych, system bierze pod uwagę zdefiniowane minimum jakie będzie skutkować wygenerowaniem propozycji zamówienia. Istnieje przy tym możliwość uwzględnienia ilości sztuk danego towaru jako progu, od którego będzie uwzględniany taki towar w bieżącej propozycji. W takim scenariuszu system regularnie analizuje czy określona ilość minimalna została przekroczona, zapas spada poniżej minimum i generuje propozycję po spełnieniu warunków progowych. Informacje o opakowaniach wraz z przelicznikami są przechowywane w katalogu produktów dzięki Certusoft ERP.

Wykorzystanie danych historycznych na potrzeby generowania propozycji zamówień

Stany obecne sprzedawanych towarów nie wystarczyły do rozpoczęcia generowania propozycji zamówień do dostawców. Nie stało to jednak na przeszkodzie w uruchomieniu Certusoft PROP dzięki danym historycznym. Do systemu zostały zaimportowana historia stanów wraz z informacjami jak dany stan zmieniał się z dnia na dzień. Dane te, wraz z dokumentami sprzedaży i bieżącą informacją o stanach, pozwoliły na szybsze rozpoczęcie analizy i generowanie propozycji zamówień.

Przekształcanie propozycji zamówienia na zamówienie wysyłane do dostawcy

Każde wygenerowane zamówienie musi zostać przetworzone. Mowa tutaj zarówno o propozycjach wygenerowanych przez Certusoft PROP, jak i tych przygotowanych przez managerów firmy odpowiedzialnych za dbanie o dostępność towarów. W przypadku niektórych towarów i dostawców zamówienia są zatwierdzane automatycznie. Propozycja jest przekształcana w zamówienie, a z poziomu systemu wysyłany jest e-mail z zamówieniem do dostawcy. W przypadku propozycji modyfikowanych i zatwierdzanych przez pracowników również są one wysyłane z poziomu systemu ERP. Zespół odpowiedzialny za zamówienia może pracować bardziej wydajnie, nie musi przeprowadzać takich czynności jak weryfikacja adresu dostawcy czy wysłać zamówienia korzystając poczty e-mail wraz z załącznikami. Wszystko odbywa się w sposób maksymalnie zautomatyzowany na poziomie systemu Certusoft ERP.