Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Moduł KSeF Certusoft wspiera wysyłkę i odbiór faktur ustrukturyzowanych, UPO, statusy, XML, logi i integracje z ERP, FK, obiegiem dokumentów oraz systemami firmy.
Moduł KSeF Certusoft wspiera wysyłkę i odbiór faktur ustrukturyzowanych, UPO, statusy, XML, logi i integracje z ERP, FK, obiegiem dokumentów oraz systemami firmy.
Certusoft KSeF to moduł do obsługi faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. Rozwiązanie wspiera wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF, odbiór faktur zakupowych, pobieranie UPO, kontrolę statusów, podgląd XML, logowanie operacji oraz integrację procesu fakturowania z systemami firmy.
Moduł może działać jako osobne rozwiązanie zintegrowane z używanym w organizacji systemem ERP, finansowo-księgowym, obiegiem dokumentów lub systemem sprzedażowym. W firmach korzystających z Certusoft ERP może być również wdrożony jako natywna część środowiska ERP.
Dzięki temu obsługa KSeF nie jest oderwaną czynnością techniczną. Staje się uporządkowanym procesem: od wystawienia dokumentu, przez komunikację z KSeF, po odbiór potwierdzeń, kontrolę statusów, audyt i dalsze przetwarzanie faktur w firmie.
Umów rozmowę | Sprawdź proces obsługi KSeF
Krajowy System e-Faktur zmienił sposób obsługi faktur sprzedażowych i zakupowych w firmie. W praktyce nie wystarczy techniczne połączenie z API Ministerstwa Finansów. Organizacja musi mieć uporządkowany cały proces: przygotowanie dokumentu, wysyłkę, odbiór numeru referencyjnego, pobranie UPO, kontrolę statusu, obsługę błędów, pobieranie faktur zakupowych, archiwizację danych i ścieżkę audytu.
Obowiązkowy KSeF został wdrożony etapowo. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największych podatników, u których wartość sprzedaży brutto za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek objął pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników objętych rozwiązaniem przejściowym do końca 2026 r. Odbieranie faktur w KSeF działa od 1 lutego 2026 r., dlatego dla wielu firm najważniejszym wyzwaniem nie jest już samo przygotowanie do KSeF, ale sprawna, kontrolowana i zintegrowana obsługa faktur w codziennej pracy.
Terminy i szczegółowy zakres obowiązków warto każdorazowo weryfikować z aktualnymi przepisami oraz komunikatami Ministerstwa Finansów.
Jeżeli proces nie jest dobrze uporządkowany, pojawiają się typowe problemy:
Certusoft KSeF porządkuje te obszary w jednym module. System wspiera zarówno komunikację z KSeF, jak i operacyjną obsługę dokumentów w organizacji.
Sprawdźmy, jak działa proces KSeF w Twojej firmie
Rozmowa o KSeF powinna zaczynać się od procesu, a nie od samej integracji technicznej.
Podczas analizy sprawdzamy między innymi:
Dzięki temu obsługę KSeF można uporządkować jako proces operacyjny - z jasnym przepływem dokumentów, kontrolą statusów, odpowiedzialnością za błędy i integracją z systemami firmy.
Certusoft KSeF to moduł do obsługi komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur oraz zarządzania procesem faktur ustrukturyzowanych w firmie.
Rozwiązanie obejmuje między innymi:
Moduł może zostać wdrożony w architekturze dopasowanej do organizacji. Może współpracować z istniejącym ERP, systemem finansowo-księgowym, systemem sprzedażowym, obiegiem dokumentów lub działać jako element szerszego środowiska Certusoft.
W procesie sprzedażowym moduł KSeF wspiera pełną ścieżkę dokumentu: od przygotowania faktury po potwierdzenie jej przyjęcia przez KSeF.
Proces może wyglądać następująco:
Faktura powstaje w systemie firmy
Dokument sprzedażowy jest wystawiany w ERP, systemie finansowo-księgowym, systemie sprzedażowym lub innym źródle danych.
Moduł przygotowuje dane do komunikacji z KSeF
System przygotowuje dane faktury do komunikacji z KSeF zgodnie z przyjętym zakresem integracji i wymaganym procesem obsługi dokumentów.
Faktura trafia do KSeF
Dokument może zostać wysłany w trybie interaktywnym albo wsadowym, zależnie od procesu i skali obsługiwanych dokumentów.
System pobiera status i numer referencyjny
Po komunikacji z KSeF moduł zapisuje status przetwarzania oraz numer referencyjny nadany przez system Ministerstwa Finansów.
UPO trafia do dokumentu
Urzędowe Poświadczenie Odbioru jest pobierane i przechowywane przy fakturze, aby było dostępne dla księgowości, działu sprzedaży, kontroli i audytu.
Operacja zostaje zapisana w logach
System zachowuje historię operacji, statusy i informacje techniczne potrzebne do monitorowania procesu oraz wyjaśniania ewentualnych błędów.
Efekt: firma ma kontrolę nad tym, które faktury zostały wysłane, jaki mają status, czy otrzymały UPO i gdzie znajdują się w procesie.
KSeF zmienia również sposób pracy z fakturami zakupowymi. Dokumenty wystawione przez dostawców trzeba pobierać z systemu, weryfikować, mapować i przekazywać do dalszej obsługi.
Certusoft KSeF wspiera ten proces przez:
Dzięki temu faktury zakupowe nie muszą być obsługiwane ręcznie poza systemem. Mogą trafiać do uporządkowanego procesu weryfikacji, dekretacji, akceptacji i księgowania.
Moduł obsługuje wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF, w tym faktur, korekt i faktur zaliczkowych. Wspiera również pobieranie faktur zakupowych z KSeF i przekazywanie ich do dalszej obsługi w firmie.
Dla dokumentów wysłanych do KSeF system przechowuje numer referencyjny oraz UPO. Użytkownicy mogą śledzić statusy dokumentów i szybciej sprawdzać, które faktury zostały przyjęte, które wymagają reakcji, a które są jeszcze w trakcie przetwarzania.
Rozwiązanie może obsługiwać zarówno pojedyncze operacje, jak i wysyłkę wsadową. Przy większej liczbie dokumentów moduł wspiera pracę na sesjach, co ułatwia obsługę procesu w organizacjach o większej skali fakturowania.
System udostępnia podgląd ustrukturyzowanego XML faktury. Pozwala to sprawdzić zawartość dokumentu w formacie wymaganym przez KSeF bez konieczności pracy na osobnych plikach poza systemem.
Każda istotna operacja związana z KSeF może być zapisana w logach. System wspiera audyt na poziomie dokumentu, sesji wysyłki, sesji pobierania i operacji technicznych.
W organizacjach wielofirmowych każda spółka może mieć własną konfigurację KSeF: środowisko, tokeny, certyfikaty, datę rozpoczęcia, mapowania VAT i ustawienia komunikacji.
System wspiera zarządzanie autoryzacją, tokenami, tokenami dostępowymi i odświeżania oraz certyfikatami wykorzystywanymi w komunikacji z KSeF.
Moduł umożliwia mapowanie stawek VAT oraz typów dokumentów na wymagania KSeF. Dzięki temu dane z systemów firmy mogą zostać poprawnie przygotowane do komunikacji z platformą MF.
Certusoft KSeF może zostać zintegrowany z systemami wykorzystywanymi w organizacji. Dzięki temu faktury nie są obsługiwane w oderwanym narzędziu, ale w ramach realnego procesu sprzedaży, zakupów, księgowości i archiwizacji.
Typowe obszary integracji obejmują:
W organizacjach korzystających z Certusoft ERP moduł KSeF może działać jako natywna część środowiska ERP. W innych projektach może zostać wdrożony jako moduł integracyjny połączony z istniejącą architekturą systemów.
Obsługa KSeF wymaga nie tylko wysłania dokumentu, ale także właściwego zarządzania dostępem, autoryzacją, środowiskami i historią operacji.
Certusoft KSeF wspiera:
Dzięki temu organizacja zyskuje większą kontrolę nad procesem KSeF oraz nad tym, kto, kiedy i w jakim zakresie realizował operacje związane z fakturami ustrukturyzowanymi.
W grupach kapitałowych i organizacjach wielooddziałowych każda spółka może mieć własne ustawienia, uprawnienia, tokeny, certyfikaty, mapowania VAT i datę rozpoczęcia pracy w KSeF. Zarządzanie konfiguracją per firma z jednego środowiska ułatwia wdrożenie w większych organizacjach, które potrzebują spójnego nadzoru i odrębnych procesów dla poszczególnych podmiotów.
Moduł KSeF jest przeznaczony dla organizacji, które chcą uporządkować obsługę faktur ustrukturyzowanych i zintegrować ją z procesami firmy.
Rozwiązanie szczególnie dobrze sprawdzi się w firmach, które:
Wdrożenie modułu KSeF Certusoft albo uporządkowanie obecnego procesu obsługi KSeF pomaga ograniczyć ryzyko pracy na rozproszonych narzędziach i zwiększyć kontrolę nad fakturami ustrukturyzowanymi.
Najważniejsze efekty to:
Porozmawiajmy o obsłudze KSeF w Twojej firmie
Projekt rozpoczynamy od analizy obecnego procesu fakturowania: źródeł dokumentów, systemów finansowo-księgowych, ERP, obiegu dokumentów, liczby faktur, sposobu obsługi zakupów oraz wymagań organizacji wielofirmowej.
Następnie określamy zakres integracji i konfiguracji. W zależności od potrzeb projekt może obejmować między innymi:
Prace mogą być prowadzone etapowo. Najpierw można uruchomić lub uporządkować kluczowy proces - na przykład wysyłkę faktur sprzedażowych albo pobieranie faktur zakupowych - a następnie rozwijać kolejne obszary, takie jak automatyzacja obiegu, raportowanie, audyt i integracje z dodatkowymi systemami.
Moduł KSeF może działać jako natywna część Certusoft ERP, łącząc obsługę faktur ustrukturyzowanych z dokumentami, sprzedażą, zakupami, księgowością i rozliczeniami.
Faktury odebrane z KSeF mogą zostać włączone w proces akceptacji, dekretacji, opisu merytorycznego i księgowania.
Certusoft może połączyć moduł KSeF z istniejącymi systemami firmy, tak aby obsługa faktur ustrukturyzowanych była częścią codziennego procesu, a nie osobnym narzędziem.
W firmach z rozbudowaną sprzedażą moduł KSeF może wspierać proces fakturowania dokumentów pochodzących z kanałów online, portali B2B, POS lub systemów sprzedażowych.
Statusy, logi, numery referencyjne i UPO mogą wspierać kontrolę procesu oraz szybkie wyjaśnianie sytuacji wymagających reakcji.
Moduł KSeF Certusoft to rozwiązanie do obsługi faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. Wspiera wysyłkę faktur do KSeF, odbiór faktur zakupowych, pobieranie UPO, kontrolę statusów, podgląd XML, logowanie operacji i integrację z systemami firmy.
Nie. Moduł KSeF może zostać wdrożony jako osobne rozwiązanie zintegrowane z systemami firmy. W organizacjach korzystających z Certusoft ERP może działać jako natywna część środowiska ERP.
Tak. System wspiera wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF, w tym faktur, korekt i faktur zaliczkowych. Może obsługiwać zarówno operacje pojedyncze, jak i wsadowe.
Tak. Moduł umożliwia pobieranie faktur zakupowych z KSeF, pracę na buforze dokumentów, weryfikację danych i przekazanie faktur do dalszej obsługi w firmie.
Tak. Urzędowe Poświadczenie Odbioru może być pobierane i przechowywane przy dokumencie, razem ze statusem i numerem referencyjnym KSeF.
Tak. Moduł udostępnia podgląd ustrukturyzowanego XML faktury, co ułatwia weryfikację dokumentu bez pracy na osobnych plikach poza systemem.
Tak. Konfiguracja może być prowadzona per firma, co pozwala obsługiwać różne spółki lub oddziały w ramach jednego środowiska.
Tak. System umożliwia konfigurację środowisk KSeF, w tym środowiska testowego, DEMO i produkcyjnego.
Tak. Moduł wspiera zarządzanie autoryzacją, tokenami, tokenami dostępowymi i odświeżania oraz certyfikatami wykorzystywanymi w komunikacji z KSeF.
Tak. Moduł może zostać zintegrowany z istniejącymi systemami firmy, w tym z ERP, FK, obiegiem dokumentów, systemami sprzedażowymi lub rozwiązaniami wewnętrznymi.
Tak. Analiza może objąć źródła faktur, proces odbioru dokumentów zakupowych, obsługę UPO i statusów, odpowiedzialność za błędy, konfigurację środowisk, tokenów i certyfikatów oraz wymagane integracje z systemami firmy.
Obowiązkowy KSeF został wdrożony etapowo. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników objętych rozwiązaniem przejściowym do końca 2026 r. Odbieranie faktur w KSeF działa od 1 lutego 2026 r. Przed wdrożeniem lub rozbudową integracji warto zweryfikować aktualne przepisy oraz sprawdzić, jak KSeF działa w procesach sprzedaży, zakupów, księgowości i archiwizacji.
KSeF wymaga nie tylko zgodności technicznej, ale też sprawnego procesu obsługi faktur sprzedażowych i zakupowych.
Porozmawiajmy o tym, jak moduł KSeF Certusoft może pomóc Twojej firmie uporządkować wysyłkę faktur, odbiór dokumentów, statusy, UPO, audyt i integracje z systemami firmy.
Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji
Masz pytania dotyczące systemów informatycznych lub chcesz dowiedzieć się czegoś więcej o sposobach usprawniania pracy w firmie i podnoszenia sprzedaży? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z bezpłatnej porady i doradztwa!
Skontaktuj sięSkontaktuj się