System obiegu dokumentów i zarządzanie wydatkami w firmie

Projekt realizowany dla Grupy Wydawniczej PUBLICAT S. A. wymagał wdrożenia centralnej aplikacji, który umożliwiała pracownikom zarządzanie obiegiem dokumentów. Priorytetem było powiązanie dokumentów transakcji wraz z dokumentami wewnętrznymi i zewnętrznymi znajdującymi się w systemie. Osiągnięty rezultat to przed wszystkim efektywne realizowanie planów biznesowych przez efektywniejsze planowanie budżetu oraz analiza przeprowadzonych przedsięwzięć.

Kluczowe wyzwania wdrożenia

• Centralny system elektronicznego obiegu dokumentacji firmowej.
• Pełne odzwierciedlenie struktury organizacyjnej firmy.
• Ścieżki akceptacji dokumentów kosztowych wraz z powiadomieniami.
• Cyfrowe archiwum z możliwością przechowywania skanów dokumentów.
• Integracja z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym.

Stawiane wymagania biznesowe

Głównym celem projektu realizowanego dla firmy Grupy Wydawniczej PUBLICAT S. A. było przygotowanie i wdrożenie oprogramowania do obiegu dokumentów. System musiał centralizować obsługę dokumentacji wpływającej do firmy, porządkować dokumenty i zapewniać ich obieg z uwzględnieniem struktury firmy i zasad akceptacji przyjętych w organizacji. Powinien przy tym obsługiwać zarówno dokumenty w pełni elektroniczne jak i możliwość dodawania skanów dokumentów. Całość wdrożenia miała dopełnić integracja z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym.

Zastosowywane rozwiązania nowoczesnego systemu

Dzięki wspólnej analizie oraz modułowości systemu Certusoft, nasz zespół z powodzeniem wdrożył najlepsze możliwe rozwiązanie dopasowane do indywidualnych wymagań Grupy Wydawniczej PUBLICAT. Aplikacja działa w modelu chmurowym co daje najlepszą możliwą wydajność, bezpieczeństwo przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów.

• Moduł dziennika kancelaryjnego pozwala na zarządzanie wszystkimi dokumentami z poziomu jednego okna aplikacji.
• System powiadomień o nowym dokumencie do zaakceptowania zapewnia bieżącą informację właściwych pracowników.
• System pozwala skonfigurować poszczególne komórki organizacyjne, które mogą być dzielone na mniejsze struktury, co wpływa na ścieżkę akceptacji dokumentów według modelu firmy.
• System statusów i powiadomień pozwala zautomatyzować operacje dla wybranych operacji, które nie wymagają zaangażowania pracowników.
• Ewidencja wszystkich dokumentów kosztowych daje możliwość szybkiego podziału kosztu z dokumentu na działy i departamenty firmy dzięki obsłudze wymiarów kosztowych.
• Integracja z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym umożliwia rozliczanie kosztów zgodnie z potrzebami i w sposób automatyczny.
• Dzięki rozwiązaniu działającemu w modelu SaaS możliwe jest dowolne skalowanie wielkości powierzchni na potrzeby cyfrowego archiwum i bieżący dostęp do całej dokumentacji.

Korzyści wdrożenia nowoczesnego systemu dla firm

• Zapewniono centralny system obiegu dokumentacji z dostępem online.
• Przeniesiono procesy obiegu dokumentacji zgodnie ze strukturą organizacyjną firmy.
• Zwiększono wydajność dzięki możliwości akceptacji dokumentów w jednym oknie użytkownika.
• Wyeliminowano potrzebę ręcznej kontroli rozdziału kosztów na podstawie dokumentacji.
• Wsparto pracowników dzięki automatyzacji operacji na dokumentach wg wybranych statusów.
• Zwiększono automatyzację dzięki integracji z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym.