Zyskaj nową jakość w zarządzaniu firmą dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów! Poczuj, jak to rozwiązanie wpłynie na wygodę prowadzenia dokumentacji w Twoich działaniach biznesowych.

Co to jest Elektroniczny program obiegu dokumentów

Document Management System (DMS) to inaczej Elektroniczny System Obiegu Dokumentów, System Zarządzania Dokumentami. Dzięki niemu gromadzenie, zarządzanie i przetwarzanie dowolnych form dokumentacji odbywa się na poziomie zautomatyzowanym w całej firmie czy instytucji. Korzystając z tego narzędzia, nie musisz martwić się mnogością dokumentów w formie tradycyjnej oraz związanych z tym procedur.

Rozwiązanie stworzone przez Certusoft

System Certusoft SOD połączył w sobie funkcjonalność systemów klasy BPM (Business Process Management) oraz DMS (Document Management Systems), które służą do optymalizacji procesów wewnętrznych firmy. Celem elektronicznego programu do obiegu dokumentów jest przede wszystkim wsparcie procesów obiegu zadań i informacji w firmie i ewidencja tychże procesów dla każdego z podmiotów (np. pracowników w kontroli urlopów, zakupów czy delegacji). Mówiąc wprost, system Certusoft SOD pozwala w przejrzysty sposób wyznaczać i kontrolować szerokie spektrum działań w formie przejrzystej, elektronicznej dokumentacji, konwertując ją z dokumentacji papierowej.

Zalety systemu SOD w firmie

• automatyzacja i cyfryzacja procesów firmowych – wysoka efektywność połączona z niskimi kosztami w różnych obszarach przedsiębiorstwa. Automatyczne kierowanie obiegiem dokumentów, niezależnie od wielkości organizacji.
• mniej papieru i docelowo jego brak – o wiele większa wydajność gromadzenia dokumentów w formie elektronicznej niż możliwości fizycznego przechowywania dokumentów w formie papierowej w szafach, magazynach czy archiwach.
• bezpieczeństwo – centralny system zarządzania dokumentami z kontrolą dostępu zapewnia wgląd do dokumentacji wyłącznie użytkownikom z odpowiednim poziomem uprawnień. Dostęp przez połączenie szyfrowane, certyfikaty SSL, profesjonalne data center z fizyczną kontrolą dostępu, regularne kopie zapasowe to rozwiązania gwarantujące bezpieczeństwo użytkowania systemu.
• usprawnienie pracy – odrębne zespoły mogą pracować niezależnie na tym samym zestawie cyfrowych dokumentów zawsze w aktualnej wersji. Nieocenioną funkcją jest kontrola wersji i indeksowanie. Dzięki niej można prześledzić historię procesu tworzenia dokumentu i podejmowanych w nim działań. Zyskujemy pełne informacje o czasie realizacji, komplecie powiązanej dokumentacji oraz o osobie, która podjęła dane decyzje.
• prowadzenie własnego schematu obiegu dokumentów i ścieżki akceptacji
  – zarząd, dyrektorzy, managerowie, kierownicy,  zespoły oraz pracownicy otrzymują dokumenty na właściwym etapie. Przyjęty model biznesowy ma swoje odzwierciedlenie w systemie obiegu dokumentów. Powiadamianie i kontrola terminowości realizacji spraw odbywa się poprzez kontakt mailowy i wiadomości SMS.
• wygoda – dostępność systemu dla szerokiej rzeszy podmiotów. System udostępniony jest przez przeglądarkę internetową, bez konieczności instalowania na stanowiskach roboczych dodatkowego oprogramowania.
• aktualność – widok najnowszej wersji dokumentu, aktualne powiadomienia dla osób odpowiedzialnych, kontrola wersji i cyfrowe archiwa.

Gdzie sprawdzi się system obiegu dokumentów

Finanse i księgowość – tutaj system obiegu dokumentów sprawdzi się perfekcyjnie. Akceptacja faktur kosztowych, ich rozliczenie na poziomie systemu ERP i szybka realizacja płatności to jedne z kluczowych elementów sprawnej działalności tej gałęzi biznesu.

Administrowanie dokumentacją wewnętrzną i zewnętrzną jest branżą, w której system SOD pomoże zapanować nad obiegiem korespondencji przychodzącej, jej rejestracją, monitorowaniem umów z oraz przepływem dokumentacji wewnętrznej.

Kadry i płace  to kolejna branża, w której elektroniczny system obiegu dokumentów pozwala na sprawne załatwianie spraw pracowniczych. Ewidencja umów, przekazywanie dokumentacji podatkowej czy obsługa wniosków urlopowych to wygoda dla pracodawcy i pracowników.

Dział reklamacji jest obszarem, w którym znacznie zyskujemy, korzystając z SOD. Wewnętrzne zgłoszenia serwisowe czy też reklamacje otrzymywane od klientów są obsługiwane według firmowych standardów jakości i przyjętego czasu realizacji, nad czym czuwa automatyczny system powiadomienia. Dzięki programowi ujednolicamy komunikację, kontrolując aktualny stan realizacji zgłoszenia. Wszystko znajdujemy w jednym miejscu.

Co zyskujemy dzięki cyfryzacji dokumentów papierowych

System obiegu dokumentów umożliwia cyfrowy zapis dokumentów papierowych. Przeniesienie rekordów, skanów i zdjęć każdego dokumentu do formatu cyfrowego pozwala na wykorzystanie danych w innych obszarach biznesu. Stworzona kopia cyfrowa zapobiega przede wszystkim utracie danych, gwarantując solidne bezpieczeństwo. Nawet historyczna dokumentacja jest przechowywana w systemie w uporządkowanej formie, dzięki czemu uprawniony użytkownik zyskuje wygodny dostęp do szczegółowych informacji oraz możliwość wykonania dodatkowych procesów.

Łączność z systemem ERP

Elektroniczny system obiegu dokumentów Certusoft stanowi część systemu ERP. Zarówno system ERP, jak i SOD wzajemnie wspierają swoje procesy. Korzyści z wprowadzenia systemu obiegu dokumentów jest kilka. Po pierwsze to wartość dodana w stosunku do możliwości, kiedy każdy z nich działa jako samodzielny system. Dzięki temu unika się kłopotliwej synchronizacji danych, dodatkowej konfiguracji i integracji. System zapewnia sprawne działanie procesów wykorzystujących tę samą bazę kontrahentów, informacje o towarach, rodzajach dokumentów i innych słowników danych bez potrzeby duplikowania informacji.

Spójność i jednolitość rozwiązania Certusoft nie oznacza braku współpracy z innymi systemami klasy ERP. Warto pamiętać, że Certusoft SOD i Certusoft ERP to rozwiązania autorskie, które mogą bardzo zgodnie współpracować z systemami firm zewnętrznych.

Jak rozpocząć

Po pierwsze zaplanuj. Konkretna decyzja o wdrożeniu systemu zarządzania dokumentami to kluczowy krok w kierunku stworzenia organizacji bez papieru. Przemyślana strategia i planowanie są niezbędne, aby zapewnić udane wdrożenie systemu SOD. Tylko wtedy, gdy wiesz, co chcesz osiągnąć dzięki systemowi obiegu dokumentów, możesz zwrócić uwagę na odpowiednie jego funkcje i cechy. Dlatego przede wszystkim uzyskaj jasny obraz obecnej sytuacji firmy, napotkanych wcześniej problemów, nowych celów i przyszłych potrzeb. Przeanalizuj wszystkie te wytyczne, aby wprowadzony system obiegu dokumentów był realną odpowiedzią na potrzeby Twojej firmy.

Kiedy przeprowadzisz wspomnianą analizę, jesteśmy przekonani, że nasze oprogramowanie będzie skutecznym narzędziem pozwalającym na skoordynowanie działań związanych z  obiegiem dokumentacji w Twojej firmie. Zespół Certusoft dołożył wszelkich starań, aby dla Ciebie było to rozwiązanie ułatwiające prowadzenie firmy i wspomagające jej codzienny rozwój.

Co zyskasz

• Łatwy i bezpieczny dostęp do systemu oraz elektronicznych obrazów dokumentów, widocznych bezpośrednio w przeglądarce internetowej, bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania.
• Automatyczne powiadamianie o zdarzeniach i dokumentach, oczekujących w  systemie, za pomocą e-maila lub SMS-a.
• Rozbudowaną konfigurację procesów obiegu i ścieżek akceptacji za pomocą słowników konfiguracyjnych dostępnych w module administracyjnym.
• Możliwość budowy dowolnie złożonych ścieżek akceptacji dla różnych operacji biznesowych.