Jak działa system obiegu dokumentów w firmie?

Czym jest elektroniczny system obiegu dokumentów?

System obiegu dokumentów, określany skrótem SOD, to oprogramowanie służące do rejestrowania, porządkowania, przekazywania i kontrolowania dokumentów oraz związanych z nimi zadań.

W zależności od zakresu rozwiązania może łączyć funkcje zarządzania dokumentami znane z systemów DMS z mechanizmami workflow i BPM, które odwzorowują przebieg procesów biznesowych.

Nie jest więc wyłącznie cyfrowym archiwum. Oprócz przechowywania plików może wskazywać osoby odpowiedzialne, kierować dokument do kolejnych etapów, kontrolować terminy, rejestrować decyzje i wysyłać powiadomienia.

System może obsługiwać między innymi:

• faktury kosztowe,
• umowy,
• korespondencję przychodzącą i wychodzącą,
• wnioski pracownicze,
• dokumenty kadrowe,
• zamówienia i wnioski zakupowe,
• delegacje,
• zgłoszenia wewnętrzne,
• reklamacje i sprawy serwisowe.

Certusoft SOD łączy funkcje zarządzania dokumentami z mechanizmami wspierającymi realizację procesów biznesowych. Dzięki temu dokument może być nie tylko przechowywany, ale również przekazywany zgodnie z ustaloną ścieżką, powiązany z zadaniem i obsługiwany przez właściwe osoby.

Jak działa system obiegu dokumentów?

Dokładny przebieg procesu zależy od rodzaju dokumentu i zasad obowiązujących w organizacji. Inaczej będzie obsługiwana faktura, inaczej umowa, a jeszcze inaczej wniosek urlopowy lub reklamacja.

Typowy elektroniczny obieg dokumentu obejmuje kilka etapów.

1. Dokument trafia do systemu

Dokument może zostać:

• utworzony bezpośrednio w aplikacji,
• dodany jako plik,
• wprowadzony na podstawie skanu lub zdjęcia,
• przekazany z innego systemu,
• zarejestrowany przez pracownika,
• powiązany z wiadomością, kontrahentem, zamówieniem albo sprawą.

Na tym etapie system może nadać dokumentowi numer, typ, datę, status oraz inne informacje potrzebne do jego dalszej obsługi.

2. Dokument zostaje opisany i uporządkowany

Do dokumentu mogą zostać przypisane między innymi:

• kontrahent,
• firma lub oddział,
• osoba odpowiedzialna,
• rodzaj sprawy,
• termin realizacji,
• kategoria dokumentu,
• załączniki i dokumenty powiązane.

W zależności od wdrożenia dokument może zostać także powiązany z innymi informacjami wykorzystywanymi w procesach firmy.

Dzięki temu nie jest anonimowym plikiem zapisanym w przypadkowym folderze. Staje się częścią konkretnego procesu i może być wyszukiwany według ustalonych kryteriów.

3. System uruchamia właściwą ścieżkę

Po rozpoznaniu rodzaju dokumentu system może przekazać go do odpowiedniej osoby lub zespołu.

Ścieżka może zależeć na przykład od:

• rodzaju dokumentu,
• wartości faktury,
• działu,
• kontrahenta,
• firmy,
• kategorii sprawy,
• osoby składającej wniosek.

Prosta sprawa może wymagać jednej akceptacji. Bardziej złożony proces może obejmować kilka etapów, dodatkową weryfikację albo decyzję zarządu.

4. Użytkownicy wykonują przypisane zadania

Osoba odpowiedzialna otrzymuje dokument wraz z informacją o wymaganym działaniu. W zależności od procesu może go:

• zaakceptować,
• odrzucić,
• opisać,
• uzupełnić,
• skierować do poprawy,
• przekazać kolejnej osobie,
• powiązać z innym dokumentem,
• zakończyć sprawę.

System może również wysyłać wiadomości e-mail lub SMS informujące o dokumentach oczekujących na działanie oraz zbliżających się terminach.

5. Rejestrowana jest historia procesu

Działania wykonywane w systemie mogą być zapisywane wraz z informacją o użytkowniku, czasie wykonania i podjętej decyzji.

Pozwala to sprawdzić:

• kiedy dokument trafił do systemu,
• kto wykonał zarejestrowane działanie,
• kto podjął decyzję,
• ile trwał poszczególny etap,
• gdzie dokument znajduje się obecnie,
• jakie zmiany zostały wprowadzone,
• z jakimi dokumentami i sprawami jest powiązany.

Zamiast odtwarzać przebieg sprawy na podstawie wiadomości e-mail i rozmów, uprawniony użytkownik może sprawdzić go w jednym miejscu.

6. Dane są przekazywane do innych systemów

Jeżeli SOD jest połączony z ERP albo innym oprogramowaniem, zakończenie określonego etapu może uruchomić kolejne działanie.

Zatwierdzona faktura może na przykład zostać przekazana do dalszej obsługi w systemie finansowo-księgowym. Zaakceptowany wniosek może rozpocząć kolejny etap procesu kadrowego, a zatwierdzone zamówienie zakupowe może zostać przekazane do dalszej realizacji w ERP.

Dokładny zakres automatyzacji zależy od wdrożenia, dostępnych integracji oraz zasad przyjętych przez organizację.

7. Dokument pozostaje dostępny w repozytorium

Po zakończeniu procesu dokument nie znika. Może pozostać w uporządkowanym cyfrowym repozytorium wraz z załącznikami, historią działań i informacjami opisującymi sprawę.

Dostęp do niego otrzymują użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia.

Przykład: obieg faktury kosztowej

Działanie systemu najłatwiej wyjaśnić na przykładzie faktury kosztowej.

Dokument trafia do firmy i zostaje zarejestrowany w SOD. Pracownik przypisuje do niego kontrahenta, rodzaj kosztu, termin płatności oraz jednostkę organizacyjną. Na podstawie przyjętych reguł system przekazuje fakturę do osoby odpowiedzialnej za potwierdzenie zakupu.

Jeżeli wartość dokumentu przekracza określony próg, może być potrzebna dodatkowa akceptacja przełożonego lub zarządu. Po zatwierdzeniu faktura trafia do działu finansowo-księgowego, a wybrane informacje mogą zostać przekazane do ERP.

W każdym momencie można sprawdzić:

• na jakim etapie znajduje się dokument,
• kto powinien wykonać kolejne działanie,
• czy termin nie został przekroczony,
• jakie decyzje zostały podjęte,
• z jakim kontrahentem lub inną sprawą powiązana jest faktura.

Bez elektronicznego obiegu informacje te mogą być rozproszone między wiadomościami, arkuszami, papierowymi opisami i dokumentami przekazywanymi między biurkami.

Najważniejsze funkcje elektronicznego obiegu dokumentów

Zakres rozwiązania powinien wynikać z procesów firmy. Do najważniejszych funkcji należą jednak zazwyczaj:

• centralne repozytorium dokumentów,
• kategoryzowanie i indeksowanie,
• wyszukiwanie według wielu kryteriów,
• własne schematy obiegu,
• wieloetapowe ścieżki akceptacji,
• przypisywanie zadań użytkownikom,
• statusy dokumentów i spraw,
• kontrola terminów,
• powiadomienia e-mail i SMS,
• kontrola wersji,
• historia działań i decyzji,
• zarządzanie uprawnieniami,
• powiązania między dokumentami,
• dostęp przez przeglądarkę,
• integracje z ERP i innymi systemami.

Nie każda firma potrzebuje od razu wszystkich mechanizmów. Prosty obieg faktury może zostać uruchomiony w ograniczonym zakresie, a następnie rozwinięty o umowy, korespondencję, wnioski pracownicze i kolejne procesy.

W jakich obszarach sprawdza się system obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg może wspierać procesy, w których dokument lub formularz przechodzi między kilkoma osobami, wymaga decyzji albo musi zostać powiązany z określoną sprawą.

Finanse i księgowość

To jeden z najczęstszych obszarów wdrożenia SOD.

System może wspierać rejestrowanie i akceptowanie faktur kosztowych, opisywanie dokumentów, kontrolę terminów oraz przekazywanie zatwierdzonych informacji do systemu finansowo-księgowego.

Pozwala ograniczyć sytuacje, w których faktura czeka na biurku, trafia do niewłaściwej osoby albo jej status jest znany tylko pracownikowi prowadzącemu sprawę.

Umowy i administracja

SOD może służyć do:

• rejestrowania umów,
• przypisywania właścicieli dokumentów,
• kontrolowania terminów obowiązywania,
• prowadzenia ścieżek uzgodnień,
• przechowywania wersji,
• ewidencjonowania korespondencji,
• łączenia pism z konkretnymi sprawami.

Dzięki temu informacje nie są rozproszone między dyskami, skrzynkami pocztowymi i papierowymi segregatorami.

Kadry i sprawy pracownicze

W systemie można obsługiwać wnioski urlopowe, delegacje, dokumenty pracownicze, zgody i inne sprawy wymagające akceptacji.

Pracownik otrzymuje informację o statusie wniosku, a przełożony widzi zadania oczekujące na decyzję.

Zakupy

Elektroniczny obieg może porządkować wnioski zakupowe oraz proces ich zatwierdzania.

W zależności od wartości, rodzaju zakupu i jednostki organizacyjnej dokument może trafić do właściwego przełożonego, działu zakupów lub osoby odpowiedzialnej za budżet.

Reklamacje i zgłoszenia

SOD może wspierać również procesy reklamacyjne i serwisowe. Zgłoszenie może otrzymać numer, osobę odpowiedzialną, status i termin. Do sprawy można dołączać dokumenty, zdjęcia, korespondencję i decyzje.

Zakres takiej obsługi zależy od potrzeb firmy oraz konfiguracji rozwiązania. Bardziej rozbudowane procesy reklamacyjne mogą wymagać zastosowania dodatkowych, wyspecjalizowanych modułów.

Integracja systemu obiegu dokumentów z ERP

SOD i ERP realizują różne, ale uzupełniające się zadania.

System obiegu dokumentów odpowiada przede wszystkim za przekazywanie dokumentów, zadania, akceptacje, historię procesu i cyfrowe repozytorium. ERP obsługuje natomiast procesy operacyjne i transakcyjne, takie jak księgowość, sprzedaż, zakupy czy magazyn.

Połączenie obu rozwiązań pozwala wykorzystywać wspólne dane i ograniczać ich ponowne wprowadzanie.

W zależności od architektury i zakresu integracji SOD może korzystać z danych zapisanych w ERP, takich jak:

• kontrahenci,
• towary,
• rodzaje dokumentów,
• inne wspólne słowniki wykorzystywane w procesach firmy.

Po zakończeniu akceptacji wybrane informacje mogą zostać przekazane do odpowiedniego procesu w ERP.

Certusoft SOD stanowi część środowiska Certusoft ERP, ale może również współpracować z systemami innych producentów. Zakres integracji należy każdorazowo ustalić na podstawie architektury oraz procesów firmy.

Pięć rzeczy, które firma może zyskać dzięki SOD

1. Szybszy dostęp do informacji

Dokument można wyszukać według numeru, kontrahenta, osoby, daty, statusu lub rodzaju sprawy. Pracownik nie musi sprawdzać kilku skrzynek pocztowych, folderów i papierowych segregatorów.

Nie oznacza to, że każdy użytkownik otrzymuje dostęp do wszystkich dokumentów. Zakres widocznych informacji powinien wynikać z roli i przyznanych uprawnień.

2. Większą kontrolę nad procesem

System pokazuje, gdzie znajduje się sprawa, kto odpowiada za kolejny etap i czy termin został przekroczony.

Dzięki historii działań można odtworzyć przebieg procesu bez polegania wyłącznie na pamięci jego uczestników.

3. Mniej ręcznego przekazywania dokumentów

Ustalona ścieżka może automatycznie kierować dokument do właściwych osób. Ogranicza to konieczność przesyłania kolejnych wiadomości, kopiowania załączników oraz ręcznego pilnowania akceptacji.

Automatyzacja nie oznacza jednak, że wszystkie decyzje są podejmowane przez system. Jej zadaniem jest przede wszystkim uporządkowanie procesu oraz przekazanie sprawy do właściwego użytkownika.

4. Ograniczenie papieru i rozproszonych plików

Cyfrowe dokumenty wymagają mniej fizycznego miejsca i mogą być wykorzystywane przez kilka uprawnionych osób bez tworzenia kolejnych kopii papierowych.

Ostateczny zakres rezygnacji z papieru zależy od rodzaju dokumentacji, procesów firmy oraz obowiązujących ją wymagań.

5. Lepsze wykorzystanie czasu pracowników

Mniej czasu zajmuje szukanie dokumentów, ustalanie ich statusu i przypominanie o decyzjach. Pracownicy mogą skoncentrować się na merytorycznej obsłudze sprawy zamiast na organizowaniu przepływu informacji.

Skala efektu zależy od jakości wdrożenia, liczby procesów oraz tego, ile ręcznych czynności rzeczywiście uda się ograniczyć.

Bezpieczeństwo i dostęp do dokumentów

Elektroniczny obieg nie jest bezpieczny wyłącznie dlatego, że dokumenty znajdują się w systemie zamiast w segregatorze.

Na poziom ochrony wpływają między innymi:

• sposób uwierzytelniania użytkowników,
• kontrola uprawnień,
• szyfrowanie połączenia,
• infrastruktura, na której działa system,
• wykonywanie kopii zapasowych,
• rejestrowanie działań,
• właściwa konfiguracja,
• procedury organizacyjne firmy.

W systemie należy określić, kto może zobaczyć konkretny dokument, kto może go edytować, kto podejmuje decyzję i komu wolno zmieniać konfigurację procesu.

Historia działań pomaga ustalić, kto wykonał określoną operację. Nie zastępuje jednak prawidłowej polityki bezpieczeństwa, nadawania uprawnień i kontroli kont użytkowników.

Kiedy warto wdrożyć system obiegu dokumentów?

Wdrożenie warto rozważyć, gdy:

• dokumenty są rozproszone między papierem, pocztą i dyskami,
• pracownicy często pytają o aktualny status sprawy,
• akceptacje są prowadzone głównie przez e-mail,
• trudno ustalić, kto powinien wykonać kolejne działanie,
• dokumenty regularnie czekają na decyzję,
• firma nie ma pełnej historii zmian i akceptacji,
• te same dane są wprowadzane do kilku systemów,
• znalezienie starszego dokumentu zajmuje zbyt dużo czasu,
• organizacja obsługuje wiele podobnych, powtarzalnych procesów,
• praca zdalna lub wiele lokalizacji utrudniają papierowy obieg.

Pojedynczy problem nie zawsze uzasadnia uruchomienie rozbudowanego rozwiązania. Jeżeli jednak dokumenty regularnie przechodzą między wieloma osobami, wymagają kontroli terminów i są powiązane z procesami w ERP, SOD może wyraźnie uporządkować pracę.

Jak przygotować wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów?

Częstym błędem jest próba przeniesienia do systemu każdego istniejącego procesu bez wcześniejszego sprawdzenia, czy obecny sposób działania jest potrzebny i logiczny.

Przed wdrożeniem warto:

1. wybrać proces, od którego rozpocznie się projekt,
2. opisać jego rzeczywisty przebieg,
3. wskazać uczestników i osoby odpowiedzialne,
4. określić dokumenty oraz dane potrzebne na każdym etapie,
5. ustalić reguły akceptacji,
6. zdefiniować terminy i powiadomienia,
7. określić wymagane uprawnienia,
8. wskazać integracje z ERP i innymi systemami,
9. przetestować proces na ograniczonej grupie użytkowników,
10. wprowadzić poprawki przed uruchomieniem dla całej organizacji.

Dobrym punktem wyjścia jest proces powtarzalny i łatwy do zmierzenia, na przykład obieg faktur kosztowych albo wniosków zakupowych. Po sprawdzeniu rozwiązania można objąć systemem kolejne typy dokumentów.

Wdrożenie powinno uwzględniać również szkolenie użytkowników. Pracownicy muszą wiedzieć nie tylko, gdzie kliknąć, ale także za jaki etap odpowiadają i w którym systemie należy aktualizować konkretne dane.

System Obiegu Dokumentów Certusoft

System Obiegu Dokumentów Certusoft wspiera elektroniczne zarządzanie dokumentami, zadaniami i procesami zachodzącymi w organizacji.

Rozwiązanie może obejmować własne schematy obiegu, wieloetapowe ścieżki akceptacji, kontrolę wersji, historię decyzji, statusy, terminy, powiadomienia oraz zarządzanie dostępem do dokumentów.

System jest dostępny przez przeglądarkę i może współpracować zarówno z Certusoft ERP, jak i z rozwiązaniami innych producentów.

Zakres wdrożenia jest dopasowywany do procesów, struktury organizacyjnej i środowiska systemowego firmy. Projekt może rozpocząć się od jednego obszaru, a następnie zostać rozszerzony na kolejne rodzaje dokumentów i zespoły.

Najczęściej zadawane pytania

Czy SOD i DMS oznaczają to samo?

Nie zawsze. DMS koncentruje się przede wszystkim na przechowywaniu i zarządzaniu dokumentami. SOD może dodatkowo odwzorowywać ich przepływ, zadania, terminy i ścieżki akceptacji. Zakres obu pojęć może się jednak częściowo pokrywać.

Czy system obiegu dokumentów zastępuje ERP?

Nie. SOD i ERP pełnią różne role. System obiegu dokumentów zarządza dokumentami oraz procesem ich obsługi, a ERP odpowiada za procesy operacyjne i transakcyjne. Rozwiązania mogą wymieniać dane i wzajemnie się uzupełniać.

Czy do korzystania z Certusoft SOD trzeba instalować program na komputerze?

System jest dostępny przez przeglądarkę internetową, dzięki czemu użytkownik nie musi instalować osobnej aplikacji na każdym stanowisku.

Czy można tworzyć różne ścieżki dla różnych dokumentów?

Tak. Faktura, umowa, wniosek urlopowy i zamówienie zakupowe mogą korzystać z odrębnych procesów, uczestników i reguł akceptacji.

Czy system wysyła powiadomienia?

Certusoft SOD może powiadamiać użytkowników o zdarzeniach i dokumentach oczekujących na działanie za pomocą wiadomości e-mail lub SMS.

Czy w systemie można sprawdzić historię dokumentu?

Tak. Kontrola wersji i historia procesu pozwalają sprawdzić zarejestrowane działania użytkowników, podjęte decyzje oraz przebieg obsługi dokumentu.

Czy SOD może obsługiwać dokumenty papierowe?

Papierowy dokument może zostać zeskanowany lub sfotografowany, a jego cyfrowy obraz dołączony do odpowiedniej sprawy. Możliwość całkowitej rezygnacji z papierowego oryginału zależy od rodzaju dokumentacji i wymagań dotyczących jej przechowywania.

Czy wdrożenie trzeba rozpocząć od wszystkich procesów?

Nie. Bezpieczniejszym podejściem jest rozpoczęcie od jednego, dobrze rozpoznanego procesu, przeprowadzenie pilotażu i stopniowe rozszerzanie systemu.

Dokument i cały proces w jednym miejscu

Elektroniczny obieg dokumentów porządkuje nie tylko miejsce przechowywania plików. Łączy dokument z osobami odpowiedzialnymi, decyzjami, terminami, zadaniami i danymi znajdującymi się w innych systemach.

Dzięki temu pracownik może sprawdzić, co powinien zrobić, przełożony widzi sprawy oczekujące na decyzję, a organizacja zachowuje historię procesu.

Największą wartość SOD przynosi wtedy, gdy odwzorowuje rzeczywisty sposób działania firmy, ma jasno określone uprawnienia i jest połączony z systemami wykorzystywanymi w codziennej pracy.

Poznaj System Obiegu Dokumentów Certusoft

Porozmawiaj z nami o obiegu dokumentów w Twojej firmie