System obiegu dokumentów

Zwiększ wydajność i zautomatyzuj procesy biznesowe dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w firmie.

Zwiększ wydajność i zautomatyzuj procesy biznesowe dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w firmie. System Obiegu Dokumentów, System Zarządzania Dokumentami lub inaczej Document Management System (DMS) to narzędzie, które pozwala na przetwarzanie dowolnych form dokumentacji. Gromadzenie zasobów i ich przetwarzanie odbywa się na poziomie całej organizacji. Pozwól sobie zapomnieć o papierowej dokumentacji, nieczytelnych procedurach i dodaj skrzydeł swojej firmie.

Jakie korzyści daje elektroniczny system obiegu dokumentów

System Certusoft SOD łączy w sobie funkcjonalności systemów klasy BPM (Business Process Management) oraz DMS (Document Management Systems) służących do optymalizacji procesów wewnętrznych firmy. System ewidencjonuje procesy obiegu informacji i zadań dotyczących całej organizacji (wszystkich pracowników) np. zakupy, urlopy czy delegacje. Celem systemu elektronicznego obiegu dokumentów jest wsparcie procesów obiegu zadań i informacji w organizacji oraz konwersja dokumentów papierowych przetwarzanych w trakcie ich realizacji do postaci elektronicznej. SOD to rozwiązanie, które wyznacza i kontroluje ścieżki obiegu spraw i informacji w całej organizacji.

SOD to automatyzacja i digitalizacja procesów firmowych, większa efektywność i mniejsze koszty w różnych obszarach przedsiębiorstwa. Automatyczne kierowanie ruchem dokumentów, niezależnie od wielkości organizacji.

SOD to mniej papieru i docelowo jego brak. Możliwości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej są dalece większe niż fizyczne przechowywanie dokumentów w formie papierowej w szafach, magazynach czy archiwach.

SOD to większe bezpieczeństwo. Centralny system zarządzania dokumentami z kontrolą dostępu zapewnia dostęp do dokumentacji wyłącznie użytkownikom z odpowiednim poziomem uprawnień. Dostęp przez szyfrowane połączenie, certyfikaty SSL, profesjonalne data center z fizyczną kontrolą dostępu, regularne kopie zapasowe to rozwiązania, które zapewniają bezpieczeństwo użytkowania systemu.

SOD to narzędzie ułatwiające pracę. Zespoły mogą wspólnie pracować na tym samym zestawie cyfrowych dokumentów i przy tym zawsze aktualnej wersji. Cechą wspólną jest kontrola wersji i indeksowanie. Dzięki temu można prześledzić historię procesu tworzenia dokumentu i podejmowania decyzji. Pełne informacje o osobie, która podjęła decyzję, czas realizacji czy komplet powiązanej dokumentacji.

SOD to możliwość wprowadzenia własnego schematu obiegu dokumentów i ścieżki akceptacji. Pracownicy, kierownicy, zespoły, dyrektorzy, managerowie czy zarząd otrzymują dokumenty na właściwym etapie. Przyjęty model biznesowy ma swoje odzwierciedlenie w systemie obiegu dokumentów. Powiadamianie i kontrola terminowości realizacji spraw odbywa się poprzez pocztę elektroniczną i wiadomości SMS.

SOD to wygoda. Z racji dostępności narzędzia dla szerokiej rzeszy pracowników system udostępniony jest poprzez przeglądarkę internetową, bez konieczności instalowania na stacjach roboczych dodatkowego oprogramowania.

SOD to mniej błędów. Zawsze aktualna wersja dokumentu, powiadomienia na czas właściwych osób, kontrola wersji i cyfrowe archiwach.

Jakie obszary biznesowe usprawnia DMS?

Finanse i księgowość to najczęstszy obszar biznesu, gdzie jest stosowany system obiegu dokumentów. Akceptacja faktur kosztowych i ich rozliczenie na poziomie systemu ERP i szybka realizacja płatności to jedne z elementów sprawnej działalności.

Administracja dokumentacją wewnętrzną i wpływającą z zewnątrz może okazać się wyzwaniem. SOD pomaga zapanować nad obiegiem korespondencji, rejestracją i monitorowaniem umów z kontrahentami.

Digitalizacja dokumentów kadrowych i płacowych pozwala na sprawne załatwianie spraw pracowniczych. Ewidencja umów, przekazywanie dokumentacji podatkowej czy obsługa wniosków urlopowych to wygoda dla pracodawcy i pracowników.

Obsługa zgłoszeń i reklamacji pozwala ujednolicić komunikację przy jednoczesnej kontroli nad stanem realizacji sprawy. Wewnętrzne zgłoszenia serwisowe czy też te docierające od klientów, są obsługiwane według firmowych standardów jakości i przyjętego czasu realizacji, nad czym czuwa zautomatyzowany system i powiadomienia automatyczne.

System Obiegu Dokumentów jako część systemu ERP

Elektroniczny obieg dokumentów od Certusoft stanowi część systemu ERP. Korzyści z wprowadzenia systemu zarządzania dokumentami jest kilka. Zarówno system ERP, jak i SOD wspierają wzajemne procesy. To wartość dodana w stosunku do możliwości, gdy każdy z nich działa jako samodzielny system. Dzięki temu unika się kłopotliwej synchronizacji danych, dodatkowej konfiguracji i integracji. Wykorzystywanie tej samej bazy kontrahentów, informacji o towarach, rodzajach dokumentów i innych słowników danych, system zapewnia sprawne działanie procesów bez potrzeby duplikowania informacji. Spójność i jednolitość rozwiązania Certusoft nie oznacza braku współpracy z innymi systemami klasy ERP. Certusoft SOD i Certusoft ERP to rozwiązania autorskie, które mogą współpracować z rozwiązaniami firm zewnętrznych.

Co muszę zrobić, aby mieć System Obiegu Dokumentów w swojej firmie?

Zaplanuj wdrożenie systemu SOD. Decyzja o wdrożeniu systemu zarządzania dokumentami DMS to jeden z pierwszych kroków w kierunku stworzenia organizacji bez papieru. Przemyślana strategia i planowanie są niezbędne, aby zapewnić udane wdrożenie systemu DMS. Tylko wtedy, gdy wiesz, co chcesz osiągnąć dzięki systemowi obiegu dokumentów, możesz zwrócić uwagę na odpowiednie funkcje i cechy. Dlatego niezbędne jest uzyskanie jasnego obrazu obecnej sytuacji firmy, możliwych problemów, nowych możliwości, celów i przyszłych potrzeb. Wszystkie te elementy muszą się ze sobą łączyć, aby system obiegu dokumentów zaspokoił potrzeby Twojej firmy. Nasze oprogramowanie odpowiada potrzebom przedsiębiorstw i rozwija się razem z nim. Zespół Certusoft pomaga identyfikować potrzeby związane z obiegiem dokumentacji i proponuje najlepsze rozwiązania związane z systemem zarządzania dokumentami.

Zalety rozwiązania Certusoft SOD

  • Łatwy i bezpieczny dostęp do systemu poprzez przeglądarkę internetową bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania dzięki zastosowaniu bezpiecznych protokołów https.
  • Rozbudowana konfiguracja procesów obiegu i ścieżek akceptacji za pomocą słowników konfiguracyjnych dostępnych w module administracyjnym, bez konieczności ingerencji w kod systemu.
  • Elektroniczny obraz dokumentu widoczny bezpośrednio w aplikacji bez konieczności uruchamiania dodatkowego oprogramowania.
  • Możliwość budowy dowolnie złożonych ścieżek akceptacji dla różnych rodzajów operacji biznesowych.
  • E-mailowe lub SMS-owe powiadamianie o zdarzeniach i dokumentach oczekujących w systemie.