1 cze 2022

5 powodów, żeby wdrożyć system obiegu dokumentów w firmie

Wdrożenie złożonego systemu do przetwarzania dokumentów może stanowić duże wyzwanie. Warto jednak podjąć ten wysiłek. Można znacznie zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność pracy.

3 min. czytania

Wdrożenie złożonego systemu do przetwarzania dokumentów może stanowić duże wyzwanie. Warto jednak podjąć ten wysiłek. Można znacznie zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność pracy. Oto 5 powodów dlaczego warto wdrożyć elektroniczny system obiegu dokumentów.

Większa wydajność

Wszystkie nowoczesne organizacje muszą dbać o efektywność zarówno w dużych, jak i małych strukturach.

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie pozwala na bardzo szybkie sięganie po szczegółowe informacje, zwiększając tym samym jego kondycję. Szybki dostęp do informacji wpływa pozytywnie na obieg spraw w firmie, co w dużej mierze decyduje o sprawności jej działania.

Zastosowanie elektronicznego systemu obiegu dokumentów zapewnia łatwy i szybki dostęp do dokumentacji, a tym samym pozwala zwiększyć efektywność firmy. Użytkownicy mogą uzyskać odpowiedź na pytanie "gdzie i kiedy?" znacznie szybciej i precyzyjniej niż w przypadku tradycyjnego przetwarzania dokumentów w firmie.

Automatyzacja procesów

Jakość i szybkość pracy są bezpośrednio związane ze sprawnością systemu automatyzacji przepływu informacji w przedsiębiorstwie.

Architektury właściwości tych systemów mają za zadanie zautomatyzować procesy tworzenia, modyfikacji i przekazywania dokumentów. Odpowiedni system obiegu dokumentów powinien być skonfigurowany dla każdej kategorii dokumentów, w sposób umożliwiający ich pełną automatyzację.

Automatyczny ruch dokumentów pomiędzy działami w firmie to klucz do szybkiego i wydajnego obiegu informacji. System obiegu dokumentów może z powodzeniem być częścią systemu ERP – takie sprzężenie wspiera wzajemne procesy i upraszcza je.

Ekologia

Wylicza się, że na tonę papieru wykorzystuje się aż 17 drzew. Utrzymywanie procesów związanych z obiegiem dokumentów w formie elektronicznej znacznie zmniejsza zużycie papieru. Cyfryzacja przedsiębiorstwa poza oczywistymi korzyściami ekonomicznymi to również krok w kierunku troski o środowisko.

Do produkcji papieru wykorzystuje się również duże ilości wody. Cyfryzacja systemu obiegu dokumentów w firmie to nie tylko troska o drzewa, ale również duża oszczędność wody. Trzeba również podkreślić znacznie niższe generowanie odpadów w przypadku firm, które korzystają z elektronicznych rozwiązań w zakresie obiegu dokumentów w organizacji.

Mniejsze koszty

Archiwum papierowe jest w pewnym sensie przestarzałe. Dziś przedsiębiorstwa, które nie rozwijają zintegrowanej metodyki przetwarzania informacji są bardziej podatne na błędy i konieczność wymiany informacji, co może mieć negatywne skutki na produktywność firmy. Pracownicy mogą zmarnować dużo czasu na poszukiwanie konkretnej informacji. Do tego dochodzi ryzyko błędnego traktowania lub odrzucenia ważnych informacji, co może wpłynąć na niższą jakość usług oraz wysokie koszty administracyjne i obsługi.

Archiwizacja i zarządzanie dokumentami elektronicznymi za pomocą systemu obiegu dokumentów bez użycia papieru to oszczędność pieniędzy, czasu i miejsca. Co więcej, posiadanie wszystkich dokumentów dostępnych w razie potrzeby na urządzeniach elektronicznych pozwala pracownikom skupić uwagę na bieżących zadaniach.

Większe bezpieczeństwo

Zastosowanie systemów do przepływu dokumentacji elektronicznej poza formą papierową eliminuje wszelkie błędy będące wynikiem przymusu stosowania tej formy. System elektronicznej dokumentacji wyklucza szereg problemów związanych z poszukiwaniem, kontrolą i edytowaniem dokumentów.

Niemożliwość odbudowania utraconych danych na skutek ich utraty jest możliwa jedynie przy stosowaniu papierowej dokumentacji. System elektronicznego obiegu dokumentów gwarantuje również bezpieczeństwo dostępu do informacji.

System elektronicznego obiegu dokumentów jako zautomatyzowany i dostępny zbiór procesów służących do zarządzania przepływem informacji w organizacji to narzędzie zwiększające efektywność firmy. Warto zainwestować środki w przygotowanie i wdrożenie takiego systemu w celu usprawnienia działania przedsiębiorstwa.


Jeśli chcesz dowiedzieć się, jaki system obiegu dokumentów możemy zaoferować dla Twojej branży, to skontaktuj się z nami!