Oprogramowanie dla biura księgowego online

Dzięki Certusoft Finanse i księgowość Commerbook panuje nad dokumentacją własną i wszystkich swoich klientów dzięki systemowi obiegu dokumentów. Wszystko to zgodnie z zasadami księgowości, aktualnie obowiązującymi przepisami oraz wymogami stawianymi przed podmioty prywatne i instytucje publiczne.

Dla kogo:
Commerbook

Rodzaj działań:
Finanse i księgowość

Prowadź biuro rachunkowe w dowolnym miejscu i w dowolnym czasie, używając intuicyjnego interfejsu – to jedne z wielu wymogów biura rachunkowego Commerbook. Nasze oprogramowanie zostało dostosowane do indywidualnych wymagań organizacji, jej wielkości, indywidualnych potrzeb pracowników oraz klientów biura rachunkowego.

Dzięki Certusoft Finanse i księgowość Commerbook rozlicza VAT, CIT, PIT, przygotowuje i wysyła JPK, sporządza sprawozdania i bilanse. Kontroluje i rozlicza umowy, realizację spraw i poświęcony czas pracowników. Przygotowuje paczki przelewów do banków i weryfikuje kontrahentów. Panuje nad dokumentacją własną i wszystkich swoich klientów dzięki systemowi obiegu dokumentów. Wszystko to zgodnie z zasadami księgowości, aktualnie obowiązującymi przepisami oraz wymogami stawianymi przed podmioty prywatne i instytucje publiczne.

Oprogramowanie finansowo-księgowe w chmurze

Dostęp do naszej aplikacji odbywa się online, przez dowolną przeglądarkę internetową z dowolnego miejsca z dostępem do internetu. Dzięki temu możliwe jest uruchamianie dodatkowych funkcjonalności systemu dla księgowości powiązanych dodatkowo z innymi obszarami biznesu, jak sprzedaż stacjonarna i handel online. Bez problemu można wystawić faktury, a system zadba o ich przesłanie do właściwego podmiotu. Niezależnie czy odbywa się to z użyciem poczty elektronicznej lub też na poziomie systemów teleinformatycznych.

Oprogramowanie finansowo księgowe jako część sprzedaży

Wszelka dokumentacja przechowywana jest w cyfrowym archiwum, a elektroniczny obieg dokumentów pozwala na kontrolowanie i zarządzanie każdą wychodzącą i przychodzącą dokumentacją finansową.

Klienci korzystający z naszego oprogramowania nie są angażowani w ręczne przekazywanie dokumentów. Faktura wystawiona u jednego z kontrahentów pojawia się w dzienniku drugiego klienta. Wszystko dzięki spójnemu systemowi Certusoft ERP u każdego z klientów. Takie rozwiązanie przyspiesza pracę i zmniejszają ryzyko popełnienia błędu.

Internetowa księgowość dla małych i dużych firm

Certusoft to również program KPiR dla biur rachunkowych. Klientami Commerbook są zarówno duże jak i mniejsze podmioty gospodarcze. Dzięki jednej aplikacji zespół biura księgowego wygodnie prowadzi księgowość i rachunkowość dla spółek prawa handlowego i jednoosobowych działalności gospodarczych. Pełna księgowość, księgi przychodów i rozchodów, rozliczenia ryczałtowe, karty podatkowe. Wielkość podmiotu oraz jego złożone procesy nie są przeszkodą i nasze oprogramowanie tak samo skutecznie wspiera każdy z nich.

Szybkie wystawianie faktur dzięki księgowości internetowej

Klienci Commerbook otrzymują dostęp do swoich danych za pomocą dedykowanych kont. W zależności od charakteru współpracy mają dostęp do swoich ksiąg rachunkowych i ksiąg handlowych. Mają tak samo dostęp do dedykowanego im systemu fakturowego. W wygodny sposób wystawiają i wysyłają dokumenty sprzedaży do swoich klientów. Faktury sprzedaży są wysyłane przez system, nie muszą oni korzystać z dodatkowych programów czy poczty elektronicznej. Wszystko odbywa się w centralnej aplikacji, w której zawarte są wszystkie dane, włącznie z danymi podmiotu i logo firmy klienta. Taka księgowość online to automatyczne księgowanie dokumentów sprzedaży i znacząca oszczędność czasu.

  • Wystawianie faktur sprzedaży i ich wysyłanie bezpośrednio z systemu
  • Własne logo na fakturze dla każdego klienta biura
  • Możliwość generowania faktur do umów

Tworzenie kompensat jednym kliknięciem

Prosty program do pełnej księgowości to również łatwe tworzenie kompensat. Księgowi Commerbook nie muszą poświęcać więcej czasu niż to potrzebne by rozliczyć płatności i faktury czy korekty. Z pozycji jednego okna, okna rozrachunków wybierają interesujące ich dokumenty i jednym kliknięciem tworzą z nich kompensatę. System automatycznie uwzględnia kontrahenta i wszystkie daty.

  • Tworzenie kompensat z pozycji rozrachunków
  • Rozliczanie faktur i korekt
  • Rozliczenia płatności po terminie
  • Możliwość powiązania dowolnej ilości wpłat z fakturami

Integracja z bankami i generowanie paczek przelewów

Z naszym oprogramowaniem realizacja płatności na podstawie dokumentów jest dużo prostsza i szybsza. Niezależnie od charakteru działalności klientów biura rachunkowego Commerbook rozwiązanie Certusoft pozwala na generowanie paczek przelewów na podstawie wymaganych kryteriów. Do tej pory przeprowadzaliśmy integrację z takimi bankami jak ING Bank Śląski, Santander Bank Polska, BNP Paribas Bank Polska i Alior Bank.

  • Generowanie paczek przelewów na podstawie kontrahentów
  • Paczki przelewów dla przeterminowanych płatności
  • Generowanie paczek przelewów dla faktur nieopłaconych
  • Paczki przelewów dla dokumentów z płatnością wymaganą na dany termin
  • Ostrzeżenie o braku zweryfikowanego rachunku bankowego kontrahenta
  • Uwzględniane subkonto na potrzeby podzielonej płatności

Biała lista, VIES, czyli szybka weryfikacja kontrahenta

Rzetelność partnerów to jeden z fundamentów w biznesie. Dzięki naszemu oprogramowaniu każdy klient jest w stanie sprawdzić swoich kontrahentów. Zaimplementowaliśmy obsługę białej listy podatników i weryfikację rejestracji numeru VAT EU podmiotu. Tak samo jak zespół Commerbook, sprawdzisz czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT i potwierdzisz numer rachunku bankowego, na jaki powinieneś zapłacić swojemu kontrahentowi. Oprogramowanie czuwa przy tym w wielu obszarach. Generując dokumenty czy przygotowując paczki przelewów będziesz widzieć komunikat ostrzegawczy, gdy nasz system zauważy problem z prawidłowością danych.

  • Importowanie danych kontrahenta z GUS
  • Weryfikacja kontrahenta z danymi GUS
  • Weryfikacja czy kontrahent jest podatnikiem VAT EU
  • Aktualizacja danych kontrahentów z GUS

Mechanizm podzielonej płatności (split payment)

System Certusoft dla biura księgowego jest przystosowany do obsługi mechanizmu podzielonej płatności (MPP). Dane o rachunku przechowywane są wraz z profilem kontrahenta. Przy generowaniu paczek przelewów system tworzy pozycje stosownie do wymagań banku. Decyzję czy stosować MPP można podjąć w momencie generowania paczki przelewu lub na poziomie ustawień kontrahenta. W przypadku wystąpienia na dokumencie pozycji objętych wymogiem obligatoryjnego zastosowania MPP nasz system to uwzględni.

Rozliczanie wyciągów bankowych

Integracja z bankami to również automatyczne rozliczanie wyciągów. Dodanie pliku ze zbiorczym potwierdzeniem przelewów zapewnia systemowi potrzebne dane, które są przyporządkowane właściwym pozycjom w przesłanych wcześniej paczkach przelewów. Księgowanie wyciągów odbywa się jednym kliknięciem na podstawie przyjętych schematów księgowania. To oczywiste zmniejszenie pomyłek i brak potrzeby ręcznego księgowania.

  • Integracja księgowości z bankami
  • Możliwość importowania wyciągów bankowych
  • Automatyczne rozliczanie rozrachunków na podstawie wyciągów

Scalanie wynagrodzeń pracowników na potrzeby księgowe

Wynagrodzenia pracowników to informacje wrażliwe ze swej natury. Uprawnienia do takich informacji powinny być ograniczone do ściśle określonej ilości osób w firmie, także na poziomie księgowości. Nasze oprogramowanie zapewnia możliwość scalenia sumy wynagrodzeń z importowanego wyciągu bankowego. Na rozrachunkach widoczna jest wyłącznie suma wynagrodzeń. Księgowanie odbywa się jako jedna pozycja dla całej organizacji za dany okres. Inne osoby z innych departamentów nie mają technicznej możliwości zapoznania się z poszczególnymi pozycjami wynagrodzeń.

  • Możliwość sumowania pozycji wynagrodzeń z wyciągu
  • Dostęp do informacji o wynagrodzeniach ograniczony do osób uprawionych
  • Jedna pozycja księgowa z wypłaconymi wynagrodzeniami w danym okresie

Ewidencja czasu i rozliczanie pracy

Certusoft ERP pozwala na ewidencjowanie pracy i wszystkich wykonywanych zadań przez pracowników. Każdy użytkownik może przełączać się płynnie między firmami i zadaniami realizowanymi na ich rzecz. Oprogramowanie przygotowane dla Commerbook posiada wszystkie te funkcjonalności, które zostały dodatkowo powiązane z kwestiami finansowymi. Program do księgowania online daje podgląd wszystkich pozycji usług, spraw czy czynności wykonanych na rzecz każdego z klientów. Czynność i poświęcony na nią czas mogą być zafakturowane. Wszystkie pozycje z fakturowanego okresu mogą być uwidocznione na fakturze. Klient biura księgowego widzi dokładnie jakie usługi i prace złożyły się na ostateczną cenę do zapłaty.

To nie jedyna funkcjonalność kontroli czasu i ewidencji pracy. Na potrzeby wewnętrzne biura finansowego nasz system pozwala na generowanie zestawień. Pracę poszczególnych członków zespołu można analizować i kontrować, włącznie z możliwością analizy w programach zewnętrznych dzięki eksportowi danych.

Indywidualne konto dla pracowników w księgowości internetowej

Do zobowiązań biura księgowego należy również przekazywanie dokumentacji pracowniczej jak PIT, RMUA, paski wynagrodzeń. Na potrzeby Commerbook powstał panel pracowniczy, w którym użytkownik ma dostęp do własnych dokumentów i deklaracji. System ewidencjonuje zapoznanie się z dokumentem lub jego pobranie. Księgowość otrzymuje potwierdzenie w formie elektronicznej przy jednoczesnym braku potrzeby podpisywania potwierdzenia otrzymania dokumentu w formie papierowej.

JPK, deklaracje oraz integracja z Ministerstwem Finansów

Rozwiązanie Certusoft pomaga w analizie danych i przygotowaniu zawartości merytorycznej plików JPK. Wszystkie niezbędne dane, niezależne dla każdego klienta biura Commerbook, są zawarte w bazie danych. Przemyślane mechanizmy analizują informacje i wskazują ewentualne nieprawidłowości. Zespół księgowych ma pewność, że dzięki naszemu rozwiązaniu do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) trafiają wyłącznie poprawne raporty. Dzięki temu poziom obsługi finansowo-księgowej dostarczanej przez Commerbook charakteryzuje się wysoką jakością i bezpieczeństwem dla każdego klienta biura rachunkowego.

Grupowanie i przypisywanie GTU na potrzeby ewidencji i JPK

Nasze oprogramowanie pozwala na uzupełnienie odpowiedniej kategorii GTU na katalogu usług oferowanych przez biuro księgowe Commerbook i jego klientów. Obowiązkowe oznaczenia towarów i usług są nanoszone na wymagane dokumenty. Usługa, którą biuro księgowe rozlicza zostanie powiązana wraz z kodem GTU z dokumentem i automatycznie uwzględniona przy tworzeniu pliku JPK. Wypełnianie obowiązków ewidencyjnych zapewnia system i odbywa się bez potrzeby każdorazowego angażowania pracownika biura księgowego.

Analiza bilansu i rachunku zysków i strat jeszcze łatwiejsza

Jak zrobić rachunek zysków i strat? Jak obliczyć prognozę bilansu? Z naszym oprogramowaniem staje się to prostsze. Wszelkie potrzebne dane znajdują się w systemie. Wszystkie konta księgowe, zależności między nimi i zasady przepływu dokumentów są zdefiniowane na poziomie aplikacji. Pozwala to na szybkie wygenerowanie bilansu w dowolnym momencie. Dane są prezentowane w czytelnej formie bez możliwości ich modyfikacji. Dodatkowo aplikacja daje możliwość eksportu bilansu do plików PDF lub plików arkuszy Excel na potrzeby późniejszego importu do zewnętrznych programów analitycznych.

Brainstorming over paper
Photo by Scott Graham / Unsplash

Zalety z jakich korzysta biuro księgowe online

  • Konfiguracja dopasowana do potrzeb. Szybkie uruchomienie dodatkowej instalacji niezależnie od wielkości firmy będącej klientem Commerbook. Forma ewidencji, plan kont, układ RZiS, bilans dostosowane do charakteru działalności gospodarczej i modelu biznesowego firmy.
  • Szybkie i łatwe wprowadzanie danych. Dostęp do aplikacji przez przeglądarkę internetową. Automatyczna kontrola poprawności wprowadzonych danych zgodnie z wzorcem dokumentu i wzorem księgowań.
  • Narzędzia automatyzujące pracę. Przypisywanie klasyfikacji GTU przy wystawianiu faktur. Weryfikacja firmy z białą listą podatników VAT. Przeliczenie właściwego kursu waluty obcej. Naliczanie różnic kursowych na potrzeby bilansów rocznych. Wiekowanie rozrachunków. Rozliczenia międzyokresowe.
  • Połączenie z chmurą. Wymiana danych z systemem Certusoft ERP, w tym modułami sprzedażowymi, magazynowymi, e-commerce, obiegiem dokumentów. Komunikacja online z oprogramowaniem firm trzecich.
  • Kontrola i bezpieczeństwo danych. Możliwość konfiguracji poziomu uprawnień i dostępu do danych. Kontrola zmian danych dzięki historii. Walidacja i weryfikacja poprawności danych na poziomie systemu.
  • Raportowanie i analiza. Bieżąca kontrola finansów firmy. Szybkie tworzenie raportów z możliwością eksportu danych. Szybki podgląd z podsumowaniem finansowym miesięcy.