Blog | Reklamacje

Program do obsługi reklamacji – jak działa i gdzie warto go zastosować?

23 Marca 2022

Reklamacje – zmora każdego przedsiębiorcy w e-commerce. Czas, który zajmuje proces reklamacyjny, jest niewspółmierny do zysku, którym jest wyłącznie zadowolenie klienta. Ich manualna obsługa jest po prostu stratą dla firm, dlatego coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na program do obsługi reklamacji. Jak działa takie oprogramowanie i jakie korzyści może przynieść firmie?

Automatyczny system obsługi reklamacji – co to właściwie jest?

Internetowy system do obsługi reklamacji to oprogramowanie, które pozwala zautomatyzować cały proces reklamacyjny.

Dzięki programowi wprowadzenie dokumentów reklamacyjnych do systemu odbywa się bez pomocy pracownika. Dane są automatycznie przekazywane z panelu klienta do panelu pracownika obsługującego proces reklamacyjny. System znacząco usprawnia obieg dokumentów reklamacyjnych, a także niweluje możliwość pomyłki w obsłudze klienta.


Jak działa program do obsługi reklamacji?

Panel pracownika umożliwia łatwy dostęp do dokumentów reklamacyjnych oraz ich weryfikację poprzez przeglądarkę internetową. Status reklamacji może być łatwo sprawdzony z dowolnego urządzenia, co ułatwia szybkie dotarcie do wszelkich niezbędnych informacji.

Panel klienta obejmuje czytelny protokół reklamacyjny, który pomaga w identyfikacji problemów z towarem oraz określeniu jego oczekiwań względem procesu reklamacyjnego. Co ważne, dokument do rejestracji reklamacji stworzony jest zgodnie obowiązującymi regulacjami prawnymi.


Jakie korzyści daje automatyczny system obsługi reklamacji?

Automatyczny system reklamacji ułatwia zarówno tworzenie dokumentu reklamacji, jak i zarządzania wszelkimi danymi związanymi z jej obsługą.


Automatyczne przekazywanie danych z protokołu reklamacyjnego do centrali

Po zakończeniu wprowadzania dokumentu reklamacji program automatycznie przekazuje dane do centralnej aplikacji. W edycji dokumentu reklamacji użytkownik (pracownik) może łatwo sprawdzić przyczynę reklamacji, co przyczynia się także polepszonego monitorowania jakości produktów.


Polepszenie jakości produktów

Warto pamiętać, że program wsparcia obsługi zgłoszeń reklamacyjnych to nie tylko gromadzenie danych dotyczących zwrotów, lecz także ważne źródło informacji. Czytelne przedstawienie procesu reklamacyjnego pozwala na ww. wsparcie monitorowania jakości produktów. Choć sporadyczne reklamacje są normalne dla każdego biznesu, to częste wystąpienia zgłoszeń reklamacyjnych mogą świadczyć o słabej jakości sprzedawanych wyrobów.

Internetowy system obsługi reklamacji dzięki konsolidacji wszelkich danych pozwala łatwo zauważyć częstotliwość występowania protokołu reklamacyjnego dla danego produktu i poinformować o zbyt wysokim czynniki odrzuceń produktu.


Wysoka jakość obsługi posprzedażowej

Przejrzysta ewidencja reklamacji w efekcie pozwala zarządzać reklamacjami o wiele lepiej i sprawniej niż przy manualnej obsłudze posprzedażowej.

Przykładowo, program do obsługi reklamacji umożliwi wyszukiwanie towaru na dalszych etapach procesu reklamacji z pomocą kodów kreskowych. Co więcej, podczas obsługi reklamacji system może automatycznie wysyłać do klientów e-maile informujące o postępach w sprawie.


Oszczędność pieniędzy i czasu

Automatyczna identyfikacja problemów czy niezgodności, prowadzenia działań korygujących czy okresowe analizy sprawiają, że program do obsługi reklamacji pozwala znacząco poprawić jakość całego przedsiębiorstwa i obsługi klienta.

Wdrożenie systemu informatycznego opartego o system obsługi reklamacji pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy. Zarządzanie reklamacjami staje się dziecinnie proste.


Komu przyda się program do obsługi reklamacji?

Informatyczne usprawnienia w procesie obsługi reklamacji znajdują zastosowanie zarówno średnich firmach, jak w i dużych korporacjach. Z pewnością największą różnicę po wdrożeniu systemu informatycznej obsługi reklamacji odczują przedsiębiorcy, którzy wystawiają kilka tysięcy dokumentów reklamacyjnych dziennie, jednak wysokiej jakości obsługa posprzedażowa jest istotna na każdej firmy.


Jak wybrać oprogramowanie ułatwiające proces reklamacji?

W procesach zarządzania produktem warto wybierać usprawnienia dostosowane do własnych potrzeb. Uniwersalne systemy zarządzania reklamacjami często okazują się niewystarczające, gdyż to, co znajduje zastosowanie wszędzie, najczęściej nie może poszczycić się najlepszą jakością.

Dostosowanie programu do potrzeb przedsiębiorstwa jest kluczowe dla właściwego działania systemu obsługi reklamacji. Program powinien odpowiadać na wszystkie potrzeby danej branży, dlatego w Certusoft proponujemy dedykowane systemy dla naszych klientów. Pełna personalizacja układu menu czy obsługi serwisu sprawi, że obsługa reklamacji – choć może ciężko w to uwierzyć – stanie się przyjemnością.


Jeśli chcesz dowiedzieć się, jaki system zarządzania reklamacjami możemy zaoferować dla Twojej branży, to skontaktuj się z nami.



Masz pytania?

Umów się na bezpłatną konsultację!


Przygotujemy ofertę dopasowaną do specyfiki działalności
i potrzeb Twojej firmy!



Certusoft Sp. z o.o.
Al. Prymasa Tysiąclecia 83A lok.137
01-242 Warszawa

Sprawdź dojazd


Formularz kontaktowy





Wypełniając powyższy formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez firmę Certusoft Sp. z o.o. Zgody udzielasz dobrowolnie w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje zapytanie. W każdym momencie możesz wycofać udzieloną zgodę.