Spis treści:

1. System w chmurze
2. Dane w jednym miejscu
3. Przejrzyste rozliczenia
4. Działania w łączności z systemem sprzedaży
5. Bezpieczne dokumentowanie
6. Płynny przepływ informacji

System w chmurze

Prowadzenie księgowości dla szerokiego grona firm to przede wszystkim konieczność sprawowania pełnej kontroli nad zgodnością rozliczeń każdej z nich, działanie w zgodności z aktualnymi przepisami prawa, zarządzanie dyspozycjami finansowymi oraz kontrola terminowości składania zeznań i zobowiązań podatkowych. W sytuacji obsługi wielu podmiotów gospodarczych z pewnością nie jest to łatwe. Z tego powodu aktualne rozwiązania informatyczne dedykowane księgowości i biurom obsługi finansowej przynoszą możliwość podniesienia komfortu pracy i przyspieszają proces obsługi wielu podmiotów gospodarczych. W tym artykule postanowiliśmy przybliżyć, jakimi cechami powinno charakteryzować się dobrze dopasowane oprogramowanie księgowe, skutecznie wspomagające pracę w wymienionej branży. System przeznaczony do prowadzenia księgowości online, działając w chmurze, zdecydowanie zwiększa wydajność pracy, a korzystanie z niego w przeglądarce internetowej, wprowadza możliwość sięgania do poszczególnych danych z kilku aktywnych okien równolegle. Dzięki temu osoba obsługująca system może wykonywać wiele czynności jednocześnie.

Dane w jednym miejscu

Wdrożenie profesjonalnego systemu do obsługi księgowości to przede wszystkim zysk z posiadania jednej, centralnej bazy danych, wraz z możliwością łatwego wyszukania kontrahenta lub danych szczegółowych. Niewątpliwą zaletą wdrożenia systemu jest także kontrola prawidłowości wprowadzonych danych oraz wygoda w przesyłaniu gotowych plików do Krajowej Administracji Skarbowej bezpośrednio z głównego systemu. Cała obsługa rozliczeń VAT, CIT, PIT oraz JPK odbywa się bezpośrednio z centrali. Do systemu możemy również z łatwością pobierać dane nowych kontrahentów z bazy GUS oraz weryfikować partnerów biznesowych na tzw. białej liście. Właściwie przygotowany system obsługi księgowości umożliwia dostęp do wszystkich informacji za pomocą jednego logowania. W praktyce oznacza to spójne miejsce zarządzania informacjami i rozliczeniami wszystkich klientów korzystających z Twojego biura rachunkowego. Pracując w programie dopasowanym do konkretnej działalności, otrzymujesz również weryfikację zgodności rozliczeń i stawek z aktualnie obowiązującymi przepisami dla obsługiwanych podmiotów prywatnych i instytucjonalnych. Jeśli system wykryje nieprawidłowości, niezwłocznie Cię o tym powiadomi, określając wymagane wytyczne.

Przejrzyste rozliczenia

Najlepsze programy księgowe posiadają wygodny panel rozliczeń, dzięki któremu uzyskujesz bardzo dokładne rozliczenia podczas księgowania faktur krajowych, unijnych, pozaunijnych oraz transakcji, według aktualnego kursu walut oraz obowiązującego podatku VAT.  Dzięki temu, że system obsługuje księgowość niezależnie od waluty transakcyjnej, samodzielnie oblicza koszty do zaksięgowania według przyjętego modelu biznesowego danej firmy.

Wszystkie te czynności wykonuje automatycznie, zgodnie z nadanym rekordem i przyjętym systemem rozliczeń. W sytuacji kiedy firma posiada kilka oddziałów, bez problemu instalujesz system na każdym nich i łączysz rozliczenia kosztów nabycia towarów na poziomie całego przedsiębiorstwa. Jednym kliknięciem generujesz wspólne zestawienie lub rozbijasz je na kilka, według ustalonego podziału kosztów. Wygodne użytkowanie systemu wiąże się również z rozliczeniami bankowymi i wiekowaniem rozrachunków. W systemie otrzymujesz przejrzyste powiadomienia dotyczące płatności znajdujących się przed lub po terminie, a także elektronicznie eksportujesz dane na potrzeby współpracy z bankami. Dla Twojej branży oznacza to ogromną wygodę pracy w prowadzeniu rutynowych czynności księgowych.

Działania w łączności z systemem sprzedaży

System księgowy możesz zintegrować bezpośrednio z systemem finansowym każdego przedsiębiorstwa. Bezpieczna integracja umożliwia szybkie wystawianie dokumentów sprzedaży, bieżącą fiskalizację oraz fakturowanie, a także księgowanie wszystkich dokumentów rozchodu. Każdy drukowany paragon na powiązanych kasach fiskalnych jest automatycznie widoczny w systemie głównym, księgowany i przesyłany do rozliczeń. Dodatkową zaletą jest to, że w jednym systemie wiele dokumentów rozchodów zewnętrznych dla danego kontrahenta może być automatycznie zaksięgowanych i rozliczonych w ramach wspólnego dokumentu. Działanie w spójności z systemem sprzedażowym umożliwia również pojawienie się aktualnych zmian w zasobach magazynowych produktów, których dotyczy sprzedaż lub wydanie zewnętrzne. Dzięki takiej aktualizacji nie ma potrzeby przenoszenia zmienionych danych w inne miejsce, ponieważ system samodzielnie zdejmuje je ze stanów magazynowych, a dostępne w systemie klasyfikatory ułatwiają powiązanie dokumentów magazynowych bezpośrednio z księgowością.

Bezpieczne dokumentowanie

Przy wyborze oprogramowania do obsługi księgowości warto zwrócić również uwagę na zapewnione przez system certyfikaty bezpieczeństwa. To kluczowy filar, który ma ogromne znaczenie w przechowywaniu tak istotnych informacji, jak dane finansowe, osobowe i prawne. Dobrze zaprojektowany system obsługi gwarantuje najwyższej klasy bezpieczeństwo baz danych, dokumentów i rozliczeń. Pliki przechowywane są zgodnie z wymogami prawnymi i technicznymi, mogą być bezpiecznie eksportowane i używane na potrzeby indywidualnych zgłoszeń w formie elektronicznej z wykorzystaniem systemu  AIS/INTRASTAT, będącego częścią Portalu Usług Elektronicznych Służby Celnej (PUESC). W systemie dokonujesz również bezpiecznego importu faktur w plikach XML i CSV. Korzystając z oprogramowania dla księgowości, w bezpiecznym miejscu prowadzisz dziennik kancelaryjny wraz z ewidencją dokumentów finansowych, środków trwałych oraz ksiąg przychodów. System zastępuje żmudne procesy pracy działu księgowego i wpływa na poprawę jakości obsługi pełnej księgowości dla małych, dużych oraz średnich firm.

Płynny przepływ informacji

Dzięki dostępności wielu danych księgowych w jednym systemie, Twoja firma pracuje znacznie efektywniej. Automatyczne przesyłanie danych, raportów, rozliczeń, a także wygodne generowanie dokumentów na potrzeby firm faktoringowych sprawia, że wykonywanie czynności księgowych pochłania znacznie mniej Twojego czasu. System obsługi księgowości umożliwia również wygodny sposób komunikacji  i przesyłania dokumentacji klientom. W programie automatyczne powiadomienia o należnościach podatkowych oraz wymaganej dokumentacji, przesyłane są zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami. Skrócenie czasu obsługi wpływa również na możliwość nawiązania współpracy z nowymi klientami i uzyskania dodatkowych zysków dla Twojej firmy. Jeśli powyższy artykuł zachęcił Cię do skorzystania z systemu informatycznego dla prowadzenia pełnej księgowości, zachęcamy do zajrzenia do zakładki Oferta. Znajdziesz tam rozwiązania systemowe, które możesz wykorzystać bezpośrednio w zarządzaniu biurem rachunkowym oraz księgowością.

Oprogramowanie od Certusoft jest przystosowane do obsługi firm niezależnie od charakteru działalności i wielkości przedsiębiorstwa, a także dla klientów rynku polskiego, jak i zagranicznego. Jesteśmy pewni, że wdrożone przez Certusoft oprogramowanie zapewni uzyskanie oczekiwanych efektów i przyczyni się do większej satysfakcji z prowadzenia Twojej działalności.